Pregledna nabava še posebej v krizi ohranja kupce

Razrahljane in ponekod celo pretrgane dobavne verige od podjetij zahtevajo, da pri planiranju nabave uporabljajo več informacij in tesneje sodelujejo med posameznimi službami, z dobavitelji in kupci.

Poslovanje v negotovih razmerah na nabavni strani sproža pomembna vprašanja. Ali že zdaj nabaviti večjo količino materiala, da že ob prvi morebitni prekinitvi oskrbne verige proizvodnja ne bo obstala? Ali si sploh lahko privoščimo takšno poslovno tveganje, kot so velike zaloge, z vidika vezave finančnih sredstev ali kakovosti? Imamo sploh ustrezne skladiščno-logistične zmogljivosti?

V času, ko se spet napovedujejo motnje v oskrbi, je treba na nabavo gledati precej drugače, kot v obdobju polnega pretoka blaga in storitev. Vendar je kljub temu treba stremeti k čimbolj optimalni nabavi, da so blago in surovine v proizvodnji ob pravem času, v dogovorjeni količini, zahtevani kakovosti in po optimalni ceni.

Ne glede na scenarij, za katerega se odloči podjetje, so ključnega pomena dobre informacije o pričakovanih nabavnih potrebah. Te lahko temeljijo na planirani prodaji izdelkov in za njih potrebnih surovinah, porabi surovin v preteklih obdobjih ter povprečnih dobavnih rokih posameznih surovin in dobaviteljev. Slednji se v trenutnih razmerah lahko spreminjajo iz dneva v dan, čemur mora slediti tudi nabavna služba. Le tako bo namreč ob pripravi plana naročanja imela kredibilno informacijo o materialih s kritičnimi roki dobave.

Pregleden plan nabave lahko loči zmagovalce od poražencev

Pri zagotavljanju nabave v današnjih razmerah se kot najboljša praksa kaže dober plan nabave – da ima podjetje na osnovi podatkov iz proizvodnje jasen vpogled, kdaj potrebuje določen material in v kakšni količini. Iz takšnega vpogleda v prihodnje nabavne potrebe, recimo za en mesec vnaprej, se tudi hitro lahko ugotovi, ali se splača za kakšen material združevati naročila na daljši rok. Vsekakor je tak način manj tvegan, kot če bi večje količine materiala zaradi varnosti naročali brez osnove v dejanskih prodajnih naročilih in planu proizvodnje – panično, po občutku. Tudi če bi kupci čez noč odpovedali naročila, bi v skladišču ostale manjše količine, s čimer bi bili tudi likvidnostni problemi zaradi denarja, vezanega v zaloge materiala, manjši.

Pregled nad planirano dobavo, ki se kreira na osnovi datumov dobave v potrjenih naročilih, nabavni službi omogoča, da redno preverja stanje pri dobaviteljih in tako lažje ukrepa. Zaradi pravočasne informacije o morebitni zamudi določene dobave lahko v proizvodnji prerazporedijo delovne naloge in operacije ter jih prilagodijo dejanskemu stanju. S hitro odzivnostjo lahko zamudo kompenzirajo do te mere, da ne pride do občutnih prekoračenj roka dobave kupcu oziroma, da se zakasnitev pri enem prodajnem naročilu ne prenese še na druga.

Vizualizacija nabavnega plana izboljša sodelovanje

Z vizualiziranim planom nabave podjetje na enostaven način vzpostavi nadzor nad pravočasnostjo dobave, hkrati pa izboljša komunikacijo med nabavo, proizvodnjo in prodajo. Vse tri službe namreč lahko, glede na realno stanje pri nabavi oziroma dobavi materiala v primeru odstopanj od plana, aktivno iščejo rešitve. Vsekakor ima veliko prednost pri tem transparentnost in zaupanje v informacije ter spremljanje stanja v realnem času – glede na trenutne podatke o dobavnih rokih, ki jih sporoča dobavitelj. Tako podjetje lažje komunicira s svojimi kupci ter jih sproti obvešča o morebitnih zamudah oziroma ukrepih, ki jih izvaja pri realizaciji posla. Ob takšnem sodelovanju kupci bolje razumejo stanje in ohranijo partnerstvo kljub temu, da naročenih izdelkov ne dobijo v dogovorjenem času.