Pohitritev podpisovanja in potrjevanja dokumentov prinaša znatne prihranke
Organizacije danes porabijo veliko časa za upravljanje z dokumentacijo, pri čemer ni zahteven le nastanek in oblikovanje vsebine dokumentov, temveč veliko časovnih in drugih virov vzamejo tudi pregledi in avtorizacije vsebine. Slednje je še posebej očitno pri dokumentih, kjer je podpisnikov/preglednikov več. A tudi tu lahko sodobna tehnologija znatno pomaga.
Vsako podjetje ustvarja veliko število dokumentov, ki so bodisi interne ali eksterne narave, z njimi pa je povezanih več zaposlenih. Kot primer lahko vzamemo naročilnice, prejete račune ali potne naloge, vsem je skupno to, da jih je nekdo ustvaril, zadevajo enega ali več zaposlenih ter so tesno povezani z različnimi delovnimi procesi (od nabave, proizvodnje do računovodstva). Večja kompleksnost dokumentov, ki zahteva udeležbo večjega števila zaposlenih, vse skupaj še poslabša. A le do točke, ko se podjetje odloči za ustrezno informacijsko podporo poslovanja. Preverili smo, kako so zahteven organizacijski in informacijski izziv rešili v Steklarni Hrastnik s sistemom Saop Proizvodnja.
V Steklarni Hrastnik so želeli prevzeti nadzor na celotnim procesom nabave. Cilj prenove in optimizacije poslovnih procesov je bil premik potrjevanja stroškov v fazo pred njihovim nastankom in ne šele v fazi likvidacije računa. Poslovna potreba je zahtevala uvedbo dokumentnega sistema za podpisovanje oz. proces potrjevanja dokumentov, zato je Steklarna izbrala rešitev Saop Proizvodnja njenega dolgoletnega partnerja na področju poslovne informatike. Dokumentni sistem, modul Podpisovanje – Proces potrjevanja dokumentov, je tesno povezan z osrednjim poslovno-informacijskim sistemom Saop Proizvodnja. Uvedba te programske rešitve je podjetju poenotila proces nabave različnih materialov, storitev, osnovnih sredstev itd. Nova rešitev namreč zaposlenim v Steklarni Hrastnik omogoča pregled zahtev po nabavi in odobritev stroškov pred njihovim dejanskim nastankom in planiranje le-teh v finančnih tokovih za prihodnje mesece. Podjetje ima na voljo tudi primerjavo predvidenega stroška s planiranim letnim načrtom stroškov za posamezno področje, zato lahko bistveno natančneje predvidi potrebe po materialih in njihovo finančno breme.
Programska rešitev na enostaven način omogoča izvedbo procesa potrjevanja dokumentov s strani podpisnikov, nadzor s strani odgovornih oseb in obveščanje vnašalcu dokumenta, da je bil dokument potrjen oziroma zavrnjen s strani podpisnikov. S poslovnim programom namreč zaposleni na posameznih področjih natančno spremljajo vnos zahtev za nabavo materiala, osnovna sredstva, storitve za vzdrževanje strojev itd. Vse skupaj pa je povezano z vgrajeno kontrolo na letni načrt.
Vnos vseh potreb po nabavi oziroma naročanju materiala pri zunanjih dobaviteljih je sedaj opravljen v informacijskem sistemu, ki uporabnikom omogoča jasen pregled in dodatne analize potreb glede nabave storitev, materiala, drobnega inventarja ter stanja osnovnih sredstev v podjetju. Zbrani podatki zaposlenim v nabavni službi omogočajo bolj realno in nadzorovano planiranje v prihodnjih letih.
Sprememba dela v nabavi je občutno vplivala tudi na delo zaposlenih. Digitalizacija poslovnih dokumentov je omogočila njihov hitrejši pretok med zaposlenimi ter upravljanje z njimi. Celoten tokokrog dokumentov je sedaj povezan. Kreiranju dokumenta in njegove vsebine sledi odobritev potreb s strani odgovorne osebe oz. več odgovornih oseb in odobritev zahtevka za nabavo. Sistem nato po prejemu vseh ustreznih podpisov opravi prenos vsebin na nabavno naročilnico, ki je nadalje povezana s prevzemnicami materiala ter nabavnimi pogodbami. Ob prejemu prejetega računa se dokument digitalizira na vhodu in se shrani v program, podatki pa ustrezno shranijo in arhivirajo. Podpisnik prejetega računa ima možnost vpogleda digitaliziranih podatkov o prejetem računu, naročilnici ter pogodbi, ker pa so ti dokumenti digitalizirani, jih je možno kadarkoli pregledovati v samem programu brez nepotrebnega iskanja v računovodstvu.
