Z digitalizacijo v Loteriji Slovenije izboljšali nabavno poslovanje

S spletno rešitvijo za podporo pri naročanju so povečali nadzor nad stroški ter poenostavili obvladovanje finančnega toka.

V podjetju Loterija Slovenije so postopek priprave nabavnih zahtevkov izvajali ročno. V primeru pojava nabavne potrebe so v posameznem oddelku obvestili osebo, ki je zadolžena za pripravo nabavnega zahtevka. Nabavni zahtevek so pripravili v urejevalniku besedil, ga natisnili, nesli v podpis osebi z ustreznimi pooblastili, nato pa ga poslali ali po navadni pošti ali skenirali in poslali po e-pošti.

»Že pri ročnem načinu priprave se je točno vedelo, kdo lahko naroča in kdo potrjuje naročila in do kakšne vrednosti. Problem je bil v tem, da v računovodstvu nismo imeli informacij o izdanih naročilih, zato je bilo težko načrtovati odliv denarja,« je povedala Nada Živković, vodja računovodstva v Loteriji Slovenije. Drug izziv je bil ta, da vodja nabave in odgovorni v oddelkih niso imeli nadzora nad stanjem nabavnih zahtevkov, na primer, kaj se pripravlja, kaj je že naročeno in kaj dobavljeno. Poleg tega skrbniki stroškov niso imeli na voljo ažurnega podatka o črpanju posamezne pogodbe.

Za naročene materiale ni bilo standardnega postopka za prevzem na skladišče, ampak se je sproti dogovarjalo med tistim, ki je naročil in skladiščem. V podjetju so imeli tudi tehnični izziv in sicer, da računovodski sistem deluje v okolju Windows, ostali sistemi in uporabniški računalniki pa v okolju Linux.

Osrednji sistem za naročanje

V Loteriji Slovenije so s centralnim sistemom najprej standardizirali postopek naročanja. Naročanje se izvaja prek standardnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki so jih uskladili z organizacijskimi pravili ter pooblastili. Rešitev v spletni tehnologiji jim je omogočila izvajanje postopka neodvisno od uporabniških naprav. Nabavni sistem vključuje tudi vnos osnovnih podatkov za letne pogodbe z dobavitelji, s čimer so vzpostavili nadzor nad črpanjem pogodbe in samodejno kontrolo zneska naročilnice s stanjem na pogodbi. V nadaljevanju bodo sistem povezali tudi z rešitvijo za materialno poslovanje, s čimer bodo pridobili spremljanje prevzema blaga na zalogo.

Digitalna nabava poenostavlja delo

Z uvedbo MITove rešitve so v Loteriji Slovenije pridobili celovit pregled nad naročilnicami po posameznih fazah, od priprave do potrjevanja do pošiljanja dobaviteljem. Digitalni delovni tok z vgrajenimi verigami podpisnikov zagotavlja hitro in gladko izvedbo nabavnega postopka.

»Sedaj v računovodstvu vemo, koliko stvari je bilo naročenih in lahko načrtujemo finančni tok. Enostavnejše je tudi potrjevanje računov, ki poteka prek MITove rešitve, kjer prejete račune enostavno povežemo z izdanimi naročilnicami,« je povedala Nada Živković. Kompletiranje dokumentacije je bistveno lažje, dokumenti se ne zalagajo, saj ne potujejo več fizično naokrog.

Veliko so pridobili tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalen delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Kot pravi Živkovićeva, ima vsak, ki pripravlja naročilnice, pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma v podpisovanju.

Povečala se je tudi informiranost med oddelki. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Poenostavilo se je tudi delo v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.