Z novim informacijskim sistemom podprli naložbe v poslovno rast
V podjetju KOV d.o.o. so se zaradi hitre rasti poslovanja srečevali z izzivi pri obvladovanju proizvodne dejavnosti od izdelave prodajne ponudbe do odpreme. Podjetje je v zadnjem času izvedlo številne naložbe v širitev proizvodnih prostorov ter v stroje, s katerimi so podprli rast. Da bi vrednost naložb še bolje izkoristili v smislu povečanja produktivnosti in učinkovitosti so se odločili tudi za izboljšanje vodenja poslovnih procesov v osnovni dejavnosti.
V podjetju se ukvarjajo z izdelavo jeklenih konstrukcij, varjenjem barvnih in črnih materialov strojegradnje, izdelavo strojnih delov in projektiranjem, pri čemer več kot tretjino prihodkov ustvarijo v Avstriji, Italiji, Nemčiji in Rusiji. V podjetju so prodajne ponudbe izdelovali ročno, v odjemalcu za e-pošto, prav tako so tudi sestavljali naročila dobaviteljem. Po drugi strani so za vodenje delovnih nalogov za proizvodnjo uporabljali enostavnejši namenski program, s katerim so ročno spremljali delo in porabo materiala. Največji izziv je bil beleženje delovnega časa in materiala na listke, pri čemer se je podatke vnašalo v računalniški program konec meseca. Tako niso imeli sprotnih podatkov o tem, kaj se izvaja in zaključuje v proizvodnji, poleg tega pa so se pojavljale napake pri obračunih, saj se je dogajalo, da so bili podatki, ki so jih vnašali za nazaj, pomanjkljivi. Posledično niso imeli verodostojnih informacij za pripravo faktur, kakor tudi ne za pokalkulacije in ugotavljanje uspešnosti projektov.
Poenostavljeno poslovanje s kupci in dobavitelji
Z vpeljavo prilagojenega informacijskega sistema za manjša proizvodna podjetja MIT OrkesterM so pridobili napredno aplikacijo Prodajni tehnolog, s katero so poenostavili pripravo ponudb na osnovi tehnoloških podatkov (materiali, operacije, normativi …), ki se nahajajo v sistemu. Takšna ponudba se avtomatično shrani v sistem in pošlje kupcu. Ko kupec potrdi naročilo, se glede na materialne potrebe avtomatično razpošljejo nabavna naročila dobaviteljem. Poleg samega naročanja se prek sistema vodi tudi najave dobave, tako da za vsako dobavo vedo, kdo, kdaj, kaj in za kateri projekt je pripeljal material. Poenostavili so tudi pripravo ponudb za standardne strojne elemente. Ker imajo v sistemu zavedene vse tehnološke postopke, je priprava prodajnih ponudb tudi v primeru več deset postavk zelo enostavna in hitra.
Takšna rešitev je KOV-u omogočila, da imajo vsi odgovorni vpogled v ponudbe ter naročila kupcev in naročila dobaviteljem. Poleg tega porabijo precej manj časa za pripravo prodajnih ponudb in naročil dobaviteljem, zmanjša pa se tudi število napak. Po drugi strani se dobavljeni material brez zamud dostavi v proizvodnjo in dodeli na prave delovne naloge.
Učinkovitejša proizvodnja
V informacijskem sistemu so poleg tehnologije vnesli tudi podatke o strojih, kar jim omogoča točno spremljanje porabe delovnega časa po stroju. V proizvodnji so namestili tri terminale, prek katerih se delavci prijavljajo oziroma odjavljajo s posameznih proizvodnih operacij. Sedaj vodja proizvodnje v vsakem trenutku ve, kateri delavec kaj dela, kateri delovni nalogi se zaključujejo in kaj je potrebno določen dan odpremiti. Ko je delovni nalog zaključen, se prek aplikacije Prodajni tehnolog samodejno pripravi dobavnico za odpremo, hkrati pa je dobavnica tudi osnova za izdelavo fakture. Uvedli so tudi vodenje delovnih nalogov za intervencijska vzdrževanja, s pomočjo katerih so izboljšali podatke o opravljenem delu in porabi materiala na lokaciji naročnika ter poenostavili proces od obračuna in potrjevanja opravljenih storitev do izdaje fakture.
Zaradi natančnega spremljanja delovnih ur in sprotnih podatkov o dokončanosti posameznih operacij so izboljšali planiranje ter postavili temelje za povečanje izkoristka proizvodnje. Zaradi projektne proizvodnje v KOV-u vsako naročilo, od tistih z eno do tistih z več kot sto postavkami, vodijo kot projekt. Novi poslovni informacijski sistem jim omogoča, da na projektu spremljajo vse dokumente, od prodajne ponudbe do nabavnih naročil in delovnih nalogov, kar jim zagotavlja transparenten vpogled v aktualno uspešnost projekta. Ker so na enem mestu tudi vsi podatki o opravljenem delu in porabljenem materialu, so poenostavili in pohitrili obračune in pokalkulacije ter pridobili natančne podatke za obvladovanje uspešnosti proizvodnje.
V prihodnje načrtujejo, da bodo poleg planiranja delovnih nalogov uvedli tudi planiranje na ravni posameznih operacij oziroma strojev, s čimer bodo učinkovitost proizvodnje še povečali.