Brezpapirno poslovanje veliko obljublja – ali res?

Ali raje prekladate papirje ali ste raje ustvarjalni odločevalci je samo stvar vaše odločitve. No, brez pametnih rešitev to ni tako enostavno.

Predstavljajte si, da se sprehajate po podjetju, kjer na mizah in odlagalnih površinah ni papirjev. Da vstopate v delovno okolje, ki je že na prvi pogled pospravljeno in urejeno – ne glede na to ali pridete v pisarno nabave, proizvodno halo ali skladišče. Če ste pozorni, boste kmalu odkrili dve zanimivi stvari. Delo poteka v visokem ritmu, vendar umirjeno in gladko. Druga stvar pa je, da se pri tem uporablja malo sredstev in da ni odvečnih aktivnosti. Mimogrede, to je eden od najbolj pogostih videnj Industrije 4.0.

V ozadju je mnogo več

Odprava papirnih dokumentov je samo eden od učinkov digitaliziranega poslovanja. Tudi stroški, ki se s tem prihranijo, predstavljajo samo do 10 odstotkov finančnih učinkov, ostale prihranke se doseže s procesnimi izboljšavami:

• procesi in delovni postopki se zaradi avtomatizacije izvajajo tudi do 40 odstotkov hitreje;
• z optimizacijo delovnih postopkov se zmanjša obseg neproduktivnih nalog;
• 50 odstotkov časa, ki se v režiji porabi za administrativna dela, se sprosti za produktivne naloge in povečevanje dodane vrednosti;
• v proizvodnji se pridobi hitrejše in kakovostnejše podatke o izvajanju

Tudi urejenost dokumentov in postopkov nima samo estetskega učinka, ampak se odraža na več načinov:

• do 30 odstotkov večja osebna produktivnost;
• bistveno se zmanjša število napak in posledično izgub zaradi človeškega faktorja;
• do 50 odstotkov hitrejše odkrivanje napak;
• pravočasno ukrepanje.

Kako se to sploh občuti pri vsakodnevnem delu?

Poslovni sistemi, kot je MIT Orkester, omogočajo, da celotno poslovanje poteka digitalno. To pomeni, vsi delovni postopki, od zajema ali nastanka do zaključka obdelave dokumenta. V realnem poslovnem okolju to zgleda tako:

• za vsak dokument, ki nastaja ali se obdeluje pri poslovanju se ve, kdo mora kaj narediti – odgovornosti so jasne, naloge so določene, izvedba se spremlja;
• obstaja samo en veljaven dokument, kar zmanjša nesporazume;
• podatki se izpolnjujejo samodejno, zaradi vgrajenih kontrolnih točk ni več prostora za napake;
• izboljša se ponovna uporaba informacij in znanja iz preteklih dokumentov;
• vsi interni dokumenti so samo še v elektronski obliki;
• zunanji dokumenti pridejo v podjetje že v elektronski obliki in jih ni treba digitalizirati;
• dela z dokumenti je manj, saj so postopki enostavnejši in v veliki meri avtomatizirani;
• dokumenti so popolni, saj se lahko povezujejo z drugimi dokumenti in zapisi v različnih poslovnih aplikacijah;
• procesi so povezani, zato ljudje nastopajo le še kot odločevalci.

Učinkovita rešitev za brezpapirno poslovanje

Poslovne rešitve MIT Orkester že v osnovi združujejo zmogljivosti transakcijskega sistema in prednosti elektronskega obvladovanja dokumentov. Zato omogočajo enostaven in hiter prehod v brezpapirno delo in popolnoma digitalizirano poslovanje na vseh področjih:

• Nabava in prodaja (prejeti in izdani računi, naročila dobaviteljev in kupcev, pogodbe…)
• Proizvodnja (delovni nalogi, tehnična dokumentacija…)
• Skladišče in logistika (komisionirni nalogi, odpremnice, dobavnice, prevzemnice, transportni listi…)
• Sredstva in storitve (storitveni zahtevki…)
• Kakovost (ISO dokumentacija, atesti…)
• Projekti
• Kadri (plačne liste, potrdila…)
• Finance in računovodstvo (DDV dokumentacija, poročila…)

Z uporabo rešitev MIT Orkester je brezpapirno poslovanje na dosegu roke. V kolikor si želite, da bo vaš poslovni sistem pripravljen tudi na izzive Industrije 4.0, nas pokličite.