Rešitve za učinkovite servisne storitve

Trije koraki do učinkovitih servisnih storitev, ki ustvarjajo dobiček ter krepijo zadovoljstvo strank

Izvajanje storitev je podvrženo mnogim izzivom in kaj hitro se lahko na videz dobičkonosne storitve spremenijo v nočno moro. Storitve se namreč lahko izvajajo kjerkoli in kadarkoli, pri čemer nalog velikokrat ni možno v celoti vnaprej določiti, še posebej, ko gre za terensko delo.

»Učinkovitost servisnih storitev je neposredno povezana z enostavnostjo in hitrostjo zajema podatkov, ki se mora izvajati na mestu in v času izvajanja storitve,« je povedala Marjeta Povalej, direktorica MIT informatika. »Po drugi strani morajo imeti izvajalci in vodje vedno na voljo vse potrebne informacije, bodisi za izvedbo storitve, bodisi za odločanje in delo z naročniki.«

Med največjimi izzivi pri obvladovanju izvajanja servisnih storitev so:

1. vodenje dela in poraba materiala,
2. zamude pri pridobivanju podatkov,
3. pomanjkanje informacij za vodenje in odločanje.

V podjetju MIT informatika so izvajalcem storitve ponudili posebno rešitev, ki deluje v okviru poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Gre za vodenje storitvenih nalogov, ki zagotavlja celovito obvladovanje izvajanja storitev in razrešuje najbolj žgoče probleme, ki se pojavljajo pri tej dejavnosti.

1. Točnost podatkov o porabljenem delu in materialu

Poročila o opravljenih storitvah se običajno pripravljajo naknadno, zato podatki pridejo v sistem tudi z nekajdnevnim zamikom. Zaradi časovnega razkoraka prihaja do napak, na primer, da se obračuna premalo ur, napačno porabo materiala ali celo napačen material. Zaradi zakasnitve vnosa podatkov so informacije o zalogah napačne, pri čemer tudi ni razvidno, kakšna je zaloga materiala v skladišču in koliko ga jev vozilih oziroma pri posameznem serviserju. Tako se velikokrat primeri, da serviserji ostanejo brez materiala in storitve sploh ne morejo opraviti. V takšnem primeru lahko zaradi kršenja pogodbeno določenih rokov popravil podjetje doleti kazen ali se stranka odloči za drugega izvajalca.

V rešitvi MIT Orkester Storitveni nalogi je na posameznem nalogu naveden seznam predvidenih opravil in potreben material, iz katerega se ob obračunu samodejno generirata dobavnica in račun. Izvajalec ob zaključku dela enostavno potrdi ali popravi podatke o opravljenem delu in porabljenem materialu. Iz šifranta po potrebi hitro doda opravila ali material, ki ga je dodatno rabil. Dejansko porabljen material se samodejno razknjiži ob izpisu dobavnice, kar zagotavlja točnost zalog. Ker se vsi podatki vnašajo takoj in samo enkrat, ne prihaja več do zamud in napak pri obračunih. Posledično podjetje ne dobiva več zavrnjenih faktur oziroma ne izgublja denarja zaradi ne obračunanega dela in materiala.

2. Enostavnost zajema podatkov

Da prihaja do napak v podatkih o realizaciji storitev je v največji meri kriv način zajema. Podjetja pri izvajanju storitev na terenu zapis opravljenega dela in materiala prepuščajo kar serviserjem, nekateri pa uporabljajo papirne delovne naloge, na katere se vnašajo dejanski podatki. Ker pa je takšen način zamuden, si serviserji zapisovanje poenostavijo ali ga sploh ne izvedejo v celoti. Dodaten problem je, če servis izvajajo zunanje ekipe.

MIT informatika poenostavlja zajem podatkov na več načinov. Serviser lahko zabeleži porabljeno delo in material na elektronski delovni nalog z uporabo katere koli naprave – s prenosnim računalnikom, tablico ali telefonom. To pomeni, da lahko s svojo napravo pride neposredno na mesto izvajanja storitve in z nekaj kliki zaključi nalog. Poleg tega lahko na storitveni nalog zajame še druge podatke, na primer sliko in video ter točno lokacijo.

3. Zanesljivi podatki za odločanje

V primeru papirnih storitvenih nalogov vodstvo nima nadzora nad izvajanjem storitvenih, zato ne more načrtovati dela in optimizirati procesov. Finančno računovodska služba nima na voljo točnih in pravočasnih podatkov. Informacije in dokumenti o opravljenih storitvah niso zbrani na enem mestu, zato je izvajanje obračunov, pokalkulacij in kontrolinga oteženo. Posledično podjetje ne obvladuje finančnega toka in ni zmožno odkrivati izgub.

V MITovi rešitvi je možno za vsak storitveni nalog v realnem času videti, v kakšnem statusu se nahajajo storitveni nalogi, kar poenostavlja razporejanje izvajalcev ter delo s strankami. Ker serviserji podatke sproti vnašajo, je možno natančno slediti, katera opravila so že opravljena. Vsi dokumenti so povezani in enostavno dostopni, pri čemer se dobavnice in fakture generirajo samodejno, na osnovi storitvenega naloga. Na voljo so tudi različne analize porabe časa in materiala, kar omogoča pregled finančnega in časovnega učinka po delavcih, naročnikih in tipih storitvenih nalogov.

Za kakovostne servisne storitve, ki ohranjajo zadovoljstvo strank, so ključni odzivnost, strokovnost in prijaznost servisnega osebja. MITova rešitev za vodenje storitvenih nalogov sama po sebi tega ne zna, vam pa zagotovo poenostavi vse ostalo, da se lahko svojim strankam in njihovim problemom maksimalno posvetite.