MIT informatika Osebni portal

Posel smo ljudje, ne administracija

Posel smo ljudje, ne administracija – digitalizacija in avtomatizacija poslovanja vstopata v vse organizacije, vendar ne povsod z enako hitrostjo. Vendar kljub temu, da bosta različno vplivali na razvoj regij, sektorjev in organizacije, se v praktično vseh scenarijih izpostavlja pomembnost učenja novih veščin. Učenje je tisto, kar bo zagotavljalo zaposlitev, učenje pa bo treba opraviti hitro in na način, ki bo takoj prinesel želene rezultate.

Če je v preteklosti v organizacijah vladala pozitivna tekmovalnost, sedaj v to tekmo, ki postaja vse bolj neizprosna, vstopajo stroji, roboti in umetna inteligenca. In prav tukaj je še vedno prostor za ljudi, za mehke veščine kot so odnosi, komunikacija, sodelovanje in kreativnost. Kljub digitalizaciji je in bo verjetno še naprej vedno dobrodošla osebna nota in neposredna komunikacija. Je pa res, da nove tehnologije pomagajo pri vsakodnevnem delu in sproščajo čas za največjo dodano vrednost, ki jo nosimo ljudje.

MIT_informatika: Osebni portal (foto: Pixabay)
MIT informatika: Osebni portal (foto: Pixabay)

Zmanjšajte administracijo v kadrovski

Vodenje kadrov je zaradi vedno ostrejšega boja na trgu vse bolj kompleksno. Obremenitve kadrovikov so tudi z uvajanjem 360 stopinjskega pristopa vedno večje, zato potrebujejo učinkovita orodja, s katerimi povečajo učinkovitost, zmanjšajo obseg administrativnih nalog in se bolj posvetijo strateškim nalogam, kot so razvoj vodij, razvoj talentov in upravljanje s kompetencami.

Sedaj, po sprejetih novoletnih zaobljubah, sledijo prve administrativne naloge, letni obračuni, nato odločbe za dopust, vmes morda obdelava podatkov, pridobljenih z letnimi razgovori, planiranje izobraževanj… Za zaposlene v kadrovski službi je dejansko delo vedno bolj zahtevno in predvsem vedno več ga je! Odgovor na povečane obremenitve se seveda skriva v skrajšanju časa za rutinske naloge. Tudi za kadrovsko službo namreč velja, da se 80 odstotkov časa ukvarja z nalogami, ki prinašajo 20 % vrednosti – torej z administracijo.

Sprostite si čas za tisto pravo delo z ljudmi

V podjetju MIT kadrovskim službam pomagamo pri optimizaciji kadrovske administracije od obračunavanja plač in drugih osebnih prejemkov ter poročanja do upravljanja s kompetencami in vodenja izobraževanj.

Poleg poenostavitev in avtomatizacije postopkov znotraj kadrovskih programov smo razvili spletno rešitev Osebni portal, ki deluje kot modul poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Osebni portal kadrovikom omogoča pregledno in hitro pošiljanje dokumentov zaposlenim. Posredovanje dokumentov poteka v elektronski obliki, zato Osebni portal že v osnovi zniža stroške, poleg tega pa prinese tudi do 90-odstotno razbremenitev ljudi v kadrovski službi s pripravo in pošiljanjem različne dokumentacije zaposlenim. Slednji namreč prek spleta v vsakem trenutku dostopajo do svojih podatkov in dokumentov, na primer do plačilnih liste za odobritev kredita pri banki, odločb za dopust, napotila za izobraževanje ali usposabljanje, zdravniški pregled … Te dokumente si lahko natisnejo bodisi doma bodisi na informacijskem terminalu v podjetju.

Temeljne zmožnosti modula Osebni portal

Osebni portal je tesno povezan s kadrovskimi rešitvami v sitemu MIT Orkester, kar zagotavlja enkraten vnos podatkov, zmanjšuje možnost za nastanek ter omogoča takojšnjo razpoložljivost podatkov in dokumentov. Prenos dokumentov iz modula Plače na osebni portal poteka avtomatsko, na primer prenos plačilnih list, povzetek obračuna dohodkov ter seznam odtegljajev za olajšavo. Poleg tega omogoča tudi prenos izračunanih dopustov na osebni portal.

Zmožnosti za zaposlene:

  • pregled osnovnih osebnih podatkov;
  • pregled objavljenih dokumentov;
  • izpis, izvoz oz. shranjevanje objavljenih dokumentov;
  • uporabniško upravljanje z osebnimi podatki in gesli;
  • e-poštno obveščanje uporabnikov o novih dokumentih na portalu.

Administracija Osebnega portala se vrši prek modula Kadrovska evidenca, prek katerega je možno spremljati statuse objavljenih dokumentov, ročno dodajati različne dokumente v PDF ter brisati dokumente, na primer v primeru napačne ali prezgodnje objave. Portal vključuje tudi revizijsko sledljivost, ki omogoča spremljanje prijav in časa dostopanja ter uporabe dokumentov. Na osnovi informacij o uporabi portala lahko kadroviki spremljajo aktivnost uporabnikov ter sprejemajo ukrepe za razširjanje uporabe.


Sladjana Gogic

Comments are closed.