Po toči zvoniti je prepozno
Dober ERP zagotavlja, da ob sestavi zaključnega poročila ne doživite neljubih presenečenj in se oviti v zeleno podate novim izzivom nasproti.
Poslovno leto se je že dobro končalo. Čeprav je od 31. 12. minilo že skoraj en mesec in sta ostala še dobra dva meseca za pripravo zaključnih poročil – letne bilance in izkaza poslovnega uspeha, pa številni ne spijo mirno. Gre za čas, ko začno marsikje iz omar padati okostnjaki, ko se začne odkrivati, kar je bilo med letom zakrito pod meglo neažurnega beleženja dogodkov in pomanjkanja pregleda nad poslovanjem. Ne govorimo le o finančnem poslovanju, tečajnih razlikah, o denarnem toku, terjatvah in obveznostih,… temveč o vseh anomalijah: v zalogah, obvladovanju sredstev, izmetu …, ki lahko pozitivna pričakovanja spremenijo v nočno moro.
“Če ne spremljaš poslovanja in evidentiraš vseh poslovnih dogodkov ažurno, zaloge pa npr. ugotavljaš šele z letno inventuro, si lahko na koncu poslovnega leta neprijetno presenečen. V izkazu stanja kot temeljnem računovodskem izkazu, se prikazuje resnično in pošteno stanje sredstev in obveznosti do njihovih virov v določenem trenutku. S celovitim poslovnim informacijskim sistemom ter doslednostjo pa lahko dosežeš izkazovanje resničnega in poštenega stanja že v medletnem obdobju,« je dejala Slađana Gogić, vodja prodaje in financ v podjetju MIT informatika.
Za probleme pri sprotnem spremljanju poslovanja je lahko več razlogov. V manjših rastočih podjetjih se na primer dogaja, da poslovanja nimajo celovito podprtega z informacijskim sistemom, v večjih pa, da uporabljajo za posamezne poslovne procese rešitve različnih ponudnikov, ki med seboj niso ustrezno povezane. Izzivi, ki zato nastanejo, se najpogosteje pokažejo prav v času zaključnih bilanc: računovodstvo ter druge službe postanejo še posebej obremenjene zaradi zbiranja podatkov in urejanja dokumentov, zaradi hitenja nastajajo nepotrebne napake, na dan prihajajo problemi, ki se jih med letom ni odkrilo in še dodatno povečujejo stres.
4 pomembni problemi pri vnašanju podatkov
- Sprotno vnašanje podatkov je osnova za pregledno poslovanje. To pa je v mnogih podjetjih izziv, saj zaradi pomanjkljivosti informacijskih sistemov potrebnih podatkov ne vnašajo sproti oziroma jih obdelajo enkrat letno – pred zaključnimi poročili.
- Večkratni vnosi. Podatki, pomembni za izkaz poslovnega izida, se lahko nahajajo tudi v različnih zunanjih aplikacijah, v Excelovih tabelah in na papirnih dokumentih. Te podatke je zato potrebno vsaj še enkrat ročno prepisati v finančno-računovodske aplikacije ali za različne druge obdelave. Večkratni vnosi botrujejo različnim stanjem v sistemih, posamezne poslovne funkcije pa imajo različne informacije o uspešnosti.
- Zaradi ročnega vnašanja podatkov prihaja do zamikov pri vnosu (podatki niso ažurni) in do pogostih napak, ki lahko izkrivijo informacije o poslovni uspešnosti.
- Podatki niso povezani. Ker se podatki nahajajo na različnih koncih in v različnih oblikah, jih je nemogoče povezati v pametno celoto in pridobiti pravo sliko stanja podjetja. Pravzaprav edini skupni pregled je zato velikokrat kar zaključno poročilo.
Rešitev je enovit sistem s celovito podporo poslovanju
Poslovna informacijska sistema MIT OrkesterM za majhna in srednja podjetja ter MIT Orkester za velika podjetja združujeta celovito informacijsko podporo za vse procese, ki potekajo v proizvodnih podjetjih. V praksi to pomeni, da so vsi procesi med seboj povezani in usklajeni, kar zagotavlja:
Takojšen vnos. Podatke se vnese v času in na mestu nastanka. Sistem se povezuje z različnimi mobilnimi napravami, senzorji (IoT) ter zunanjimi aplikacijami in storitvami, ki poenostavljajo, avtomatizirajo in pohitrijo zajem podatkov. Tako podjetje pridobi podatke v realnem času za operativno odločanje in vodenje poslovnih procesov ter za kontroling (finance, nabava, trženje in prodaja, proizvodnja …).
Enkraten vnos podatkov. Po vnosu podatka je takoj na voljo različnim službam in procesom.
Povezovanje podatkov. Vsebinsko združevanje in vrednotenje podatkov iz različnih virov omogoča boljšo kontrolo poslovanja in pomaga pri sprotnem odkrivanju oziroma preprečevanju anomalij.
Avtomatizacija procesov in postopkov. Tesna povezava med posameznimi programskimi moduli zagotavlja visoko stopnjo avtomatizacije, na primer razknjiževanja zalog, naročanje materiala, knjiženje prejetih in izdanih računov, pridobivanja podatkov za obračun plač, zaključna poročila, izterjave … Takšno povezano poslovanje direktorjem in lastnikom na enem mestu podaja vpogled v uspešnost podjetja, še preden se problemi razkrijejo v bilancah – bodisi na letnem bodisi na mesečnem nivoju.
Več informacij o poslovnih rešitvah MIT Orkester je na voljo na spletni strani: ERP sistem MIT Orkester.