Obvladujte dobiček s pokalkulacijami

Zakaj bi na podatke o poslovni uspešnosti morali čakati do zaključnega poročila, če lahko dobite informacijo o razliki v ceni na posameznih prodajnih naročilih že, ko tovornjak zapusti dvorišče.

Proizvodna podjetja imajo v splošnem slab pregled dobičkom, ki ga ustvarijo na posameznih naročilih. Razlog je predvsem v tem, da imajo veliko podatkov shranjenih na papirnih dokumentih in v preglednicah, da v informacijskem sistemu ne obvladujejo podrobno tehnologije in da ne zajemajo podatkov o porabi časa in energije po posameznih strojih. Drug izziv pa je v tem, da ne delajo natančnih predkalkulacij, kar ob poračunu dejansko porabljenega časa, surovin in energije ne omogoča ugotavljanja, kje nastane odstopanje od načrtovane razlike v ceni.

»V nekem kovinsko predelovalnem podjetju smo želeli ugotoviti, kaj najbolj vpliva na doseženo razliko v ceni. Izvedli smo analizo izdelkov ter primerjali podatke med pred in pokalkulacijo,« je povedal Tibor Zavrl, svetovalec v podjetju MIT informatika.

V primeru dejavnosti, kjer se cene surovin hitro spreminjajo, lahko pride do odstopanja med ceno, ki se jo upošteva pri predkalkulaciji in izdelavi ponudbe ter dejansko ceno surovine, ki se je dobavi. S pomočjo pokalkulacije so ugotavljali, kakšen vpliv na končno ceno je imela višja cena surovine in kakšen ostali segmenti, ki so vplivali na ceno. »Pri pokalkulaciji smo odkrivali, ali so bili normativi prav določeni in ugotovili, da višjo lastno ceno povzroči nova cena surovine iz druge dobave. Vse ostalo je bilo v tolerancah, ki smo si jih zadali v pred in pokalkulacijah,« je dejal Zavrl.

Potrditev, da na doseženo razliko najbolj vpliva cena surovine, je bila osnova za izboljšave pri sprejemanju pogodbenih poslov. Podjetje je namreč z večjimi kupci sklepalo letne pogodbe na osnovi cene surovin ob sklenitvi pogodbe. S pomočjo pokalkulacij sedaj odkrivajo trende pri povečevanju cen surovin oziroma pri zmanjševanju razlike v ceni in se pravočasno odločijo, katera naročila še sprejeti oziroma se poskušajo dogovoriti s kupcem za višjo ceno.

Za zniževanje lastne cene se potrebuje prave podatke

Vrednost pokalkulacije se povečuje s kompleksnostjo izdelkov. »Če imaš bolj kompleksen izdelek, kjer v sami pred in pokalkulaciji gledaš vrste surovin, na primer barve, pločevino, strojne ali trgovske dele, hitro vidiš, kateri segment ti ceno pokvari in na katerem delu moraš ukrepati, da lahko to ceno znižaš,« je razložil Zavrl.

Da bi lahko nastavili uporabno pokalkulacijo je potrebno uvesti spremljanje dela in energentov po posameznih strojih ali delovnih centrih ter klasificirati surovine. V sistem je treba zajeti tudi normative in kosovnice. Tako Zavrl: »Ko imaš tako zbrane podatke ugotoviš, kje lahko prihraniš. Vidiš na primer, kako sprememba cene energenta vpliva na ceno ali če določene tehnološke postopke izvajaš na enem stroju namesto na drugem.«

S pomočjo pokalkulacije se recimo lahko ugotavlja tudi rentabilnost vključevanja kooperantov pri proizvodnji polizdelkov ter količino zalog polizdelkov iz lastne proizvodnje. »Če imaš vnaprej postavljene ključe po strateških podatkih lahko ugotavljaš, kdaj se ti splača predati delo kooperantu. Seveda moraš imeti tudi v tem primeru najprej postavljeno predkalkulacijo,« je še povedal Zavrl.

Med posebnimi prednostmi resnih poslovno-proizvodnih informacijskih sistemov je zmožnost arhiviranja kalkulacij, kar omogoča spremljanje trendov. Z uporabo napovedne analitike se nato lahko ocenjuje in napoveduje, kako se bodo spreminjale cene v prihodnosti glede na gibanje cen surovin in energije.