Mobilni zajem podatkov poveča učinkovitost izvajanja storitev

V MIT informatiki so modul za vodenje storitvene dejavnosti nadgradili s spletnimi servisnimi nalogi, ki omogočajo takojšen zajem podatkov o opravljenem delu in porabljenem materialu prek različnih mobilnih naprav, vedno in povsod.

Storitve postajajo vse pomembnejši vir prihodka tudi za proizvodna podjetja. Proizvodna podjetja, pa tudi trgovci, ki se ukvarjajo s prodajo materialov, vse pogosteje izvajajo različne dodelavne storitve. Podjetja v kovinski panogi, še posebej na področju strojegradnje, nudijo storitve servisa in vzdrževanje za lastne in partnerske produkte. Storitve se izvajajo v proizvodnih halah, v delavnicah, ki so lahko razpršene na različnih lokacijah ali pa se izvajajo na terenu, pri stranki.

V kolikor želi podjetje izboljšati produktivnost in ustvariti več prihodka iz naslova izvajanja storitev, mora v prvi vrsti vzpostaviti pregled nad izvajanjem servisnih nalogov, na osnovi česar optimira normative, izboljša planiranje ter pridobi kakovostne podatke, ki jih potrebuje tako za obvladovanje kakovosti storitve (QoS, SLA), kot tudi za same obračune.

Papirni storitveni nalogi ustvarjajo velike probleme

Trenutno večina podjetij uporablja papirne servisne naloge, kamor delavci zapisujejo porabljen delovni čas in morda porabljen material, kar ustvarja vrsto problemov.

• Delavci lahko podatke o opravljenem času vnašajo za nazaj, zaradi česar nastajajo odstopanja od realno porabljenega časa. Lahko pride do pritožb s strani stranke o preveč zaračunani storitvi ali pa ima podjetje škodo zaradi premalo zaračunane storitve.
• Servisni nalogi niso zaključeni takoj ob izvedbi, zato podjetje ne ve, kaj mora še narediti (ne more organizirati dela ter dodeljevat virov na naloge – ljudi, strojev in naprav, materiala…). Prihaja do zamud pri izvedbi storitev, kar lahko povzroči pogodbene kazni.
• Netočni podatki o izvedbi posameznega postopka onemogočajo postavljanje realnih normativov, na osnovi katerih bi se lahko učinkovito planiralo.
• Podatki za obračun storitve pridejo z nekajdnevno zamudo, kar lahko predstavlja zamik pri plačilu računa in s tem probleme pri finančnem toku.
• Zaradi večkratnega vnašanja oziroma prepisovanja podatkov prihaja do napak.
• Papirni dokumenti se lahko izgubijo, založijo ali poškodujejo.

Takojšen vnos podatkov poenostavlja delo in izboljša vodenje

MITova rešitev delavcem v servisnih delavnicah, vzdrževalcem na terenu ali pa delavcem na proizvodni liniji omogoča neposreden vnos podatkov o opravljenem delu na servisni nalog. Delavec lahko do servisnega naloga dostopa na delovni postaji ali prek prenosnega računalnika, tablice ali pametnega telefona.

Vnos podatkov je poenostavljen z uporabo črtne kode. V primeru papirnega servisnega naloga, delavec enostavno poskenira črtno kodo s številko naloga, nato pa na enak način prijavi še sebe na servisni nalog. V primeru, da podjetje ne uporablja papirnih servisnih nalogov, se delavcu ob prijavi samodejno izpišejo servisni nalogi, ki so mu dodeljeni. Delavec vpiše opravljeno storitev bodisi z vnosom šifre storitve, prek črtne kode ali jo izbere iz kataloga storitev ter vpiše ure dela.

Prednosti takšnega pristopa so velike:

• Podatki o opravljenem delu so na voljo takoj, z minimalnim trudom za delavca, bodisi ob zaključku naloga ali pa po koncu delovnega časa, v kolikor storitev še ni izvedena.
• Za vsako storitev so na voljo točni podatki o trajanju, kar omogoča postavljanje normativov, na osnovi katerih se pripravljajo predračuni in plani.
• Delavci imajo na voljo različne preglede o opravljenih delovnih urah, zato jim ni treba več ročno voditi lastne evidence. Vodje in delavci imajo enako informacijo o opravljenih delovnih urah, kar poenostavlja vodenje in odpravlja anomalije pri obračunu plač.
• Servisni nalog se lahko zaključi takoj po opravljenem delu, kar pomeni hitrejši in točnejši obračun ter posledično prejšnji prejem plačila.
• Vodje ali dispečerji imajo vpogled v stanje izvedbe in lažje razporejajo naloge po posameznih delavcih ali ekipah.
• V kolikor se izvaja storitev na terenu, se takoj vnese realno opravljen čas, kar zmanjša reklamacije.