Kako veste, da ste uspešni?

Kazalniki uspešnosti KPI vam služijo za natančno usmerjanje, da boste delali prave stvari in na koncu zasluženo poželi dobro letino.

Pri poslovanju se morda prevečkrat ukvarjamo z učinkovitostjo, misleč, da je ta tista, ki nam bo prinesla dober rezultat. Ob tem niti ne razlikujemo med učinkovitostjo in uspešnostjo, čeprav gre za popolnoma različni stvari. Uspešnost namreč pomeni izvajati prave stvari, medtem ko učinkovitost pove, ali jih delamo na pravi način. Uspešnost je zunanja značilnost organizacije, ki jo merimo z ugotavljanjem učinkov glede na vložke, nasprotno je učinkovitost notranja značilnost organizacije in govori o izpolnjevanju zahtevanih nalog v določenem času.

Čeprav sta za podjetje pomembni obe, se to pot omejimo na uspešnost in poglejmo, kako jo lahko ugotavljamo, da bomo znali pravočasno in pravilno reagirati na gibanja pri poslovanju.

KPI – kazalniki  uspešnosti ali neuspešnosti?

Ključni pokazatelji uspeha podjetja (angl. Key Performance Indicators) morajo v prvi vrsti dati odgovor na neko vprašanje, da ima njihovo merjenje sploh smisel. Voznik formule verjetno ne potrebuje najbolj informacije o povprečni porabi goriva, saj je njegov cilji čim boljša uvrstitev. Veliko bolj zanimiva zanj je povprečna hitrost oziroma čas izpeljanega kroga.

KPI služijo za merjenje uspešnosti celotne ali samo enega dela organizacije (stroškovno mesto, projekt …), pri čemer morajo biti povezani s strateškimi cilji podjetja. En poslovni proces se namreč ne konča v okviru ene funkcije, ampak aktivnosti prehajajo iz ene poslovne funkcije v drugo. Tako srečamo kazalnike na različnih področjih na nivoju vodstva, nabave, financ, logistike in proizvodnje, ki so med sabo povezani, oziroma izkoriščajo iste podatke.

V osnovi mora biti vsak kazalnik čim bolj razumljiv in čim bližje posameznim osebam oziroma področju. Cilji, ki se spremljajo, naj bodo jasni vsem, zato je pri njihovem določanju dobro, da sodelujejo različne ravni vodenja pa tudi operative. Če recimo v podjetju stremimo k visoki kakovosti, potem bo eden od proizvodnih KPI-jev zagotovo meril število slabo izdelanih kosov oziroma delež izmeta. V finančnem oddelku bodo na primer preverjali finančno sposobnost podjetja, ki je vitalnega pomena, saj plačilna nesposobnost na dolgi rok vodi do nasilne izgube samostojnosti in prenehanja delovanja podjetja.

Podjetje lahko postavi KPI na različnih ravneh, glede na cilje in značilnosti procesa. Vendar tudi v primeru kazalnikov velja pravilo manj je več, tako da je treba biti pri njihovem odločanju resnično pozoren na to, kakšno vrednost imajo za poslovanje.

Spremljanje vseh KPI na enem mestu

V poslovnem informacijskem sistemu se večino želenih kazalnikov uspešnosti nastavi kar znotraj posameznega programskega modula, recimo na nivoju Glavne knjige v obrazcih, v Fakturiranju na nivoju klasifikatorjev … To pomeni, da imajo zaposleni in njihovi vodje pokazatelje uspešnosti takoj pri roki že med izvajanjem tekočih nalog. Če pa želimo, da direktor in drugi vodje dostopajo do vseh ključnih kazalnikov na enem mestu, vedno in povsod z uporabo različnih naprav, potem je smiselno uporabiti sistem za podporo pri poslovnem odločanju BI.

V MITu za osrednje prikazovanje KPI, ki so na voljo tudi na mobilnih napravah, uporabljamo sodobna orodja, kot je Microsoft Power BI. Kazalnike se lahko prikazuje glede na vlogo uporabnika oziroma na nivo odločanja. Z barvanjem kazalnikov se zagotavlja enostavno razumevanje informacij, pri čemer rdeča lahko pomeni nezadovoljivo, rumena prepoznano težavo oziroma padec uspešnosti, zelena pa kaže na zadovoljivo stanje. In če se direktorju zjutraj, ko prižge računalnik, na njegovem poročilu s KPI prikaže vsaj eno rdeče polje, je to lahko znak za izreden sestanek z odgovornimi za posamezno področje. Če so polja rumena in zelena, potem verjetno zadošča že e-pošta z vprašanjem odgovornim. V kolikor pa je vse zeleno, se lahko posveti manj stresnim nalogam, kot je krizno vodenje in gre morda iz službe kako uro prej kot sicer, na partijo tenisa ali golfa.

Kazalniki uspešnosti vseeno niso sveti gral

Kaj bomo merili s KPI-ji, je najbolj odvisno od naših podatkov: koliko in kakšne imamo ter kako do sploh dostopni. Načeloma lahko ustvarimo nešteto kazalnikov, vendar je za podjetje zdravo, če jih uporablja s pravo mero. Poleg tega se ne sme ukvarjati izključno samo s svojimi kazalniki, saj lahko ukvarjanje s samim seboj hitro nameče pesek v oči, kar se na trgu lahko pokaže kot zmanjšanje konkurenčnosti in izguba tržnega deleža. Zato se ob spremljanju KPI-jev ne sme pozabiti na ostale ponudnike v panogi, kupce, dobavitelje in konec koncev na mehko znanje: na svoje občutke in izkušnje. Pri nekaterih kazalnikih se namreč prehod iz ene barve v drugo lahko zgodi praktično čez noč, odpravljanje posledic oziroma ponovna pozelenitev pa zahteva mnogo več kot en korektivni ukrep in traja več let.