Rešite se papirnih dokumentov v poslovnih procesih
O brezpapirnem poslovanju čivkajo že vrabci na strehah, vendar presenetljivo veliko podjetij v internih delovnih postopkih še vedno uporablja papirne dokumente. In to kljub temu, da večina dokumentov, povezanih s poslovanjem, nastane v elektronski obliki znotraj sistema ERP.
Podjetja nimajo aplikacije, ki bi jim omogočala, da dokumente iz sistema ERP enostavno delijo z drugimi ali da jih posredujejo odgovornim v potrjevanje. »Dokumenti po podjetju krožijo prek e-pošte, kar je zelo nepregledno in tvegano v primeru zaupnih informacij. Za pridobitev podpisa običajno dokumente iz sistema ERP natisnejo, nesejo v podpis in nato podpisani dokument digitalizirajo ter shranijo v elektronski obliki ali pa ga pošljejo po e-pošti,« je razložila Slađana Gogić, svetovalka v podjetju MIT informatika.
V podjetju MIT informatika so ponudili nov programski modul Podpisovanje, ki je namenjen potrjevanju dokumentov, ki nastanejo v poslovnih procesih, podprti s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. Po drugi strani se lahko z njim podpre dokumente, ki v sistem ERP pridejo kot skenirana papirna pošta, e-pošta ali prek uvoza iz e-banke.
Pravzaprav gre za uporabniku prijazno in preprosto vodenje delovnega toka ter pregledovanje in potrjevanje dokumentov, kot so prejeti računi, potni nalogi, nabavne naročilnice, prevzemnice in ostala prejeta ali izdana pošta. Prednost tega modula je, da uporabnikom dokumentov iz sistema ERP ni potrebno natisniti na papir, ampak jih enostavno pošljejo v odobritev izbranim podpisnikom. Podpisniki dokumentov, glede na delovni tok in pooblastila, znotraj aplikacije z enim klikom preprosto podpišejo, zavrnejo dokument oziroma ga vrnejo predhodniku v dopolnitev.
»Nova rešitev odpravlja vrsto tveganj. Ne samo, da gre celoten postopek hitreje, da je nadzorovan in da se dokumenti ne izgubljajo. V delovnem postopku kroži dokument v izvorni elektronski obliki, kar poenostavlja izvedbo zakonsko skladnega elektronskega poslovanja,« je izpostavila Slađana Gogić.
Uporabniki do dokumentov za pregledovanje in podpisovanje dostopajo prek spletne aplikacije, kar pomeni, da lahko svoje naloge izvajajo od kjer koli in kadarkoli, tudi izven pisarne.