Prave informacije so še vedno privilegij

Enostavna izdelava dinamičnih poročil po meri uporabnika zagotavlja pravočasne informacije za sprejemanje pametnih odločitev na vseh ravneh.

Tako vodje kot zaposleni na operativni ravni vsakodnevno sprejemajo več odločitev, pri čemer pa ni prostora za napake. Odločitve morajo biti zato utemeljene na podatkih, iz katerih je možno v čim krajšem času pridobiti kakovostne informacije. Poslovni informacijski sistemi večinoma ponujajo standardna finančna poročila, ki pa velikokrat uporabnikom ne zagotavljajo prilagojenih informacij, ki jih rabijo za odločanje pri izvajanju nalog na različnih poslovnih področjih. Sistem BI, ki temelji na uporabi tehnologij OLAP, je sicer odlična rešitev, ampak predstavlja manjšim podjetjem in uporabnikom, ki ne znajo izkoristiti njegovih potencialov, prevelik cenovni zalogaj.

»Podjetja problematiko priprave prilagojenih informacij za odločanje rešujejo z izvažanjem podatkov iz sistema ERP v Excel, kjer nato vsako poročilo na novo oblikujejo. Takšen način je zamuden, pri čemer lahko prihaja do napak, še posebej, če je potrebno združevati podatke iz različnih preglednic,« je razložila Zdenka Selšek Manjulov, svetovalka v podjetju MIT informatika.

Poleg tega, da v takih primerih uporabniki izdelujejo vizualno in pomensko različna poročila, je problematično tudi njihovo shranjevanje in razdeljevanje. Shranjuje se jih običajno kar na lokalne računalnike in pošilja po e-pošti, kar pomembne poslovne informacije izpostavlja tveganjem, kot so nepooblaščena uporaba, odlivanje informacij, okvare datotek ter izguba zaradi kripto virusov.

Vgrajena dinamična poročila poenostavljajo pripravo informacij za odločanje

Podjetje MIT informatika je v sklopu poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester^M ponudilo odločevalsko orodje BILite@MIT. Za orodje uporabnik ne potrebuje nikakršnih dodatnih licenc, saj je vgrajeno v poslovni informacijski sistem. Orodje združuje sistem pred nastavljenih vrtilnih tabel, ki se polnijo neposredno iz podatkov ERP sistema MIT Orkester^M. Uporabnik sam izbira podatke, ki jih bo obdeloval oziroma predstavljal, pri čemer se za vsako novo obdobje podatki samodejno osvežijo.

»Prednost tega orodja je zagotovo uporaba Excela, ki ga uporabniki dobro poznajo, po drugi strani pa se hitro učijo na primerih. Veliko poročil je že pred pripravljenih, tako da uporabnik samo oblikuje variacije. To jim ob samodejnem osveževanju zagotavlja minimalno količino dela za pripravo določenega poročila, v praksi nekaj minut namesto nekaj ur,« je poudarila Zdenka Selšek Manjulov.

Uporabnik z uporabo orodja BILite@MIT postane sam ustvarjalec dinamičnih poročil, zato lahko hitro pridobi natančno tiste informacije, ki jih potrebuje za kakovostno izvedbo posamezne naloge. Kot ugotavlja Selškova, se prednost samostojne izdelave poročil izkaže tudi ob uvajanju kompleksnejših sistemov za poslovno obveščanje in analitiko, kot sta OLAP in Power BI. Uporabniki namreč znajo natančno opredeliti svoje potrebe, kar pomeni hitrejše osvajanje teh naprednih orodij in posledično krajši čas povrnitve naložbe.