Imate ERP, pa vas še vedno boli glava zaradi dela s papirji?
Kljub uporabi poslovnega informacijskega sistema so številna podjetja še daleč od brezpapirnega poslovanja – ste med njimi tudi vi?
Praktično vsa dokumentacija v podjetju nastane z uporabo računalniških programov in je zato že v osnovi digitalna! Kljub temu, da veliko dokumentov nastane na primer v poslovnem informacijskem sistemu (ERP), pa se ti dokumenti še vedno tiskajo in ročno obravnavajo. Tako poleg dokumentov, ki se v digitalni obliki hranijo v izvornih sistemih, nastaja na kupe papirnih kopij, ki v resnici nimajo druge vrednosti, kot da ustvarjajo nepotrebne stroške ter jemljejo čas in prostor. Je tako tudi pri vas?
Morda ste že naredili korak naprej in začeli s pošiljanjem digitalnih dokumentov iz sistema ERP za potrjevanje po e-pošti. Ta rešitev vam problem poceni, ne pa odpravi. Sami delovni postopki so še vedno nepregledni, prihaja do zamud in napak. Naloge in odgovornosti niso jasne, zato se dogaja, da se določeni dokumenti sploh ne obdelajo in ostanejo »v predalu«. Še več, če so delovni postopki take narave, da se mora v ERP sistem prenesti informacija o odobritvi ter še kakšen podatek, potem je v tem primeru podatke potrebno prepisovati ročno. In smo spet nekje pri začetku.
Zakaj si ne bi poenostavili življenja ter digitalne dokumente tudi obravnavali digitalno? Na vaši strani so zakonodaja, tehnologija in prihranki. Ne čakajte na maj!
Uporabniki poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester si lahko obvladovanje dokumentov bistveno poenostavijo. Na voljo jim je dokumentni sistem DMS@MIT, ki je tesno povezan s poslovnim informacijskim sistemom. Ta povezava prinaša številne prednosti in koristi:
- Sistem za celovito upravljanje z dokumenti: Uporabniki dokumente iz sistema ERP enostavno posredujejo v dokumentni sistem, kjer se izvedejo ustrezni brezpapirni delovni tokovi, na primer potrjevanje prodajnih ponudb, nabavnih zahtevkov, reklamacijskih zapisnikov…
- Cenejša rešitev: integracija ni potrebna, saj je DMS@MIT že pripravljen na sodelovanje s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. To pomeni, da ni stroškov storitve in vzdrževanja integracije, prihrani pa se tudi čas za integracijo, kar pomeni, da je uvedba dokumentnega sistema bistveno hitrejša.
- Povezane informacije in dokumenti: dokumenti, ki se obdelujejo po podjetju, so tesno povezani s poslovnim transakcijami, kar poenostavlja delo različnih služb, od nabave in prodaje do finančnega računovodstva in kontrolinga.
- Manj tiskanja interne dokumentacije: potrjevanje dokumentov, ki nastanejo v sistemu ERP, poteka hitreje in pregledno. Dokumentov ni več treba tiskati in iskati podpisnike, ampak se potrditve pridobi v elektronski obliki skozi delovni tok.
- Poenostavitev postopkov: podatki se med sistemi prenašajo samodejno, brez ročnih vnosov, kar omogoča avtomatizacijo celotnih poslovnih procesov.
- Manj napak: v delovne postopke so vgrajene kontrole, ki onemogočajo nastanek procesnih napak.
- Učinkovitejša komunikacija: dokumenti in z njimi povezane naloge, se do izvajalcev prenašajo samodejno, glede na delovni tok. Ni več treba pošiljati e-pošte ali pa dodatno preverjati izvajanje zadolžitev. Vse informacije so v dokumentnem sistemu, na enem mestu, urejene in pregledne.
- Sledljivost in odgovornost: s prenosom dokumentov iz sistema ERP v dokumentni sistem se vzpostavi vodeno delo z dokumenti, kar zmanjša napake ter poenostavi njihovo odkrivanje in odpravljanje. Za vsak dokument so odgovornosti vnaprej opredeljene, zato delo poteka gladko, brez nepotrebnih zastojev zaradi iskanja ustrezno kompetentnih oseb.
- Enostavno razdeljevanje dokumentov: sodelavce, za katere želite, da prejmejo dokument, enostavno vključite v delovni tok, pri čemer so verige podpisnikov lahko vnaprej opredeljene.
- Stalna razpoložljivost dokumentov: zaposleni za potrjevanje dokumentov niso več vezani na fizično lokacijo, ampak svoje naloge izvedejo z uporabo računalnika ali celo mobilnega telefona kjerkoli in kadarkoli.
Vas zanima, kako lahko z dokumentnim sistemom DMS@MIT odpravite probleme na področju obvladovanja dokumentacije? Ali kako implementirati sodobno digitalno poslovanje na ravni celotnega podjetja?
Stopite v stik z nami in se dogovorite za predstavitev!
Več informacij o DMS@MIT je na voljo na spletni strani DMS.
Več informacij: prodaja@mit-ing.si