MIT informatika: Ali res potrebujete dokumentni sistem (Foto: "Designed by Pressfoto / Freepik") Pleading accountant looking at camera being surrounded by his partners with huge piles of documents

Ali res potrebujete dokumentni sistem?

Ali res potrebujete dokumentni sistem? V številnih podjetjih kljub dolgoletni uporabi poslovnega informacijskega sistema pri poslovanju še vedno uporabljajo papirne dokumente, ali pa se srečujejo s problemi pri upravljanju dokumentacije v povezavi z izvajanjem poslovnih procesov.

Poleg drage in tvegane uporabe papirnih dokumentov podjetja najbolj pesti pomanjkljiva preglednost in urejenost dokumentacije, zamudno iskanje in nedostopnost dokumentov, izgubljanje dokumentov ter napake, ki nastajajo zaradi ročnega vnašanja in prepisovanja podatkov. V dobi vse tesnejšega povezovanja, ki ga narekujejo digitalizacija, nove tržne razmere in spremembe v nakupnih navadah pa je problem tudi nezmožnost zagotavljanja novih, hitro odzivnih storitev, utemeljenih na učinkovitem sodelovanju, tako znotraj posameznih timov kot navzven, s poslovnimi partnerji.

Kakovosten sistem ERP zmanjšuje potrebo po dokumentnem sistemu

Kot ugotavljajo ponudniki dokumentnih sistemov (DMS), podjetja njihove rešitve uporabljajo predvsem za potrjevanje prejetih računov. Naslednja pogosta aplikacija je potrjevanje nabavnih zahtevkov, kateremu običajno takoj sledi spremljanje pogodb. Gre torej za dokumente, ki so tesno povezani z osnovno dejavnostjo podjetja, ki je praviloma podprta s poslovnim informacijskim sistemom.

Večina ključnih dokumentov, ki se uporabljajo pri poslovanju, dejansko nastane v sistemu ERP. Nenazadnje se tudi praktično vsi viri, ki jih uporablja podjetje, vodijo s tem sistemom. Iz tega sledi, da je dokumente, ki izhajajo iz poslovnih procesov, najbolj smiselno obvladovati z istim sistemom, kjer se izvajajo transakcije, torej s sistemom ERP, če ta le to omogoča.

Ker se sistemi ERP tudi tehnološko pospešeno razvijajo, se tudi z vidika uporabnosti približujejo dokumentnim sistemom. Gre na primer za to, da omogočajo dostop do dokumentov s katere koli naprave, od kjer koli in kadar koli, in da ponujajo zmožnosti za deljenje dokumentov, sodelovanje med uporabniki ter za povezovanje dokumentov glede na kontekst.

Za katera področja torej lahko uporabite poslovni informacijski sistem (primer MIT Orkester)?

  1. Nabava: priprava in potrjevanje nabavnih zahtevkov; izdelava in pošiljanje nabavnih naročil; deljenje naročilnic z dobavitelji; vodenje nabavnih pogodb; zajem, shranjevanje in potrjevanje prejetih računov.
  2. Prodaja: prodajna naročila; priprava prodajnih ponudb; priprava, shranjevanje izdanih računov; vodenje prodajnih pogodb.
  3. Projekti: projektna dokumentacija, povezave na prejete in izdane račune, naročilnice, pogodbe …
  4. Proizvodnja: delovni nalogi, tehnični in tehnološki dokumenti, produktna dokumentacija, certifikati, atesti, reklamacije …
  5. Storitve: storitveni nalogi, navodila in predpisi (npr. za varstvo pri delu), reklamacije …
  6. Kadri: plačne liste, zaposlitveni dokumenti, potrdila o izobraževanjih, zdravniška potrdila, potni nalogi …
MIT informatika: Ali res potrebujete dokumentni sistem (Foto: "Designed by Pressfoto / Freepik")
MIT informatika: Ali res potrebujete dokumentni sistem (Foto: "Designed by Pressfoto / Freepik")

Kaj torej še preostane dokumentnemu sistemu?

Seveda ima DMS svojo vrednost in prednosti v primerjavi s sistemom ERP. Gre predvsem za to, da so lahko prijaznejši kar se tiče samega upravljanja z delovnimi tokovi ali recimo obvladovanja sprememb. Poleg tega imajo namenske funkcije za upravljanje z dokumenti, ki pa se v praksi izkažejo predvsem v dokumentno usmerjenih dejavnosti (javne in finančne ustanove, poslovne storitve…).

Zato je ob sistemu ERP smiselno uporabiti dokumentni sistem predvsem za procese priprave dokumentov, ki vključujejo veliko deležnikov in zahtevno usklajevanja, na primer pripravo pogodb, ter dokumente, ki so podvrženi spremembam, ki jih mora obravnavati širša skupina ljudi ali več služb, na primer razvojna, tehnična in organizacijska dokumentacija. Posebno področje, kjer dokumenti sistem dopolni sistem ERP so delovna področja, ki se tipično ne vodijo prek sistema ERP, recimo za delovne postopke pri dejavnosti trženja, skupinskem odločanju ter pri obvladovanju korektivnih ukrepov in izboljšav.

Sobivanje sistema ERP in DMS

Ne glede na to, kakšen je namen, je uspešnost uvedbe dokumentnega sistema odvisna od sistema ERP. V slednjem se namreč vodijo številni podatki, ki se uporabljajo za delovne postopke znotraj DMS. Poleg tega je precejšnji del uporabniških dejavnosti v sistemu DMS samo začetek ali podaljšek procesa, ki poteka v ERP. Delovanje dokumentnega sistema je tako neposredno odvisno od integracije s sistemom ERP, ki dejansko odloča o tem, ali bo DMS sploh odgovoril na izzive glede hitrosti, kakovosti in urejenosti poslovanja, kot v osnovi obljublja.


Marjeta Povalej

Comments are closed.