1. Digitalna transformacija se vedno začne s cilji

Za začetek je ključno, da si proizvodno podjetje postavi cilje skladno s svojo strategijo in vizijo – kaj želimo doseči z uvedbo novega ERP sistema? Namreč, ko je pot jasno začrtana, je spremljanje uspešnosti projekta pregledno in vsekakor enostavnejše.

Takoj zatem je smiselno popisati vse pomanjkljivosti, izzive in težave, s katerimi se podjetje srečuje pri obstoječi informacijski rešitvi. »Tako se odkrijejo glavne vrzeli, ki jih želimo zapolniti z novim informacijskim sistemom,« pravi Marjeta Povalej. Obenem pa ne pozabimo na študijo konkurence, s čimer dobimo dober vpogled v prakso in koristne usmeritve za izboljšanje trenutnih pomanjkljivosti. Torej, na kakšen način podjetja iz sorodnih panog rešujejo podobne izzive.

2. ERP sistem ni čarobna palica

Nesmiselno je pričakovati, da bo ERP sistem ali katerakoli druga programska oprema čarobno odpravila vse težave. Če se ustavimo zgolj pri posnetku stanja, ne da bi ob uvedbi novega ERP sistema optimizirali vse poslovne procese, se bodo ti še naprej izvajali napačno, le nekoliko hitreje. Kot pravi sogovornica, je priporočljivo izvesti t. i. reinženiring poslovnih procesov, kar pa zahteva sodelovanje z izkušenimi strokovnjaki, ki razumejo poslovno vsebino, dobro poznajo informacijsko rešitev in hkrati obvladujejo dobre poslovne prakse.

3. Digitalizacija podjetja zahteva dolgoročnega partnerja

Gre za izbiro dolgoročnega poslovnega partnerja, ki bo zanesljiva osnova za poslovanje podjetja vsaj naslednjih pet do deset let.

Za dober vpogled v razmere na trgu in pestrost rešitev je vsekakor priporočljivo povprašati pri več različnih ponudnikih. V ožji izbor naj se vključijo tiste rešitve, ki na podlagi funkcionalnih in procesnih specifikacij, izkušenj v panogi ter predstavitve rešitve najbolje združujejo potrebe in cilje podjetja. Pred končno izbiro favorita pa se je dobro posvetovati z dozdajšnjimi uporabniki in iz prve roke pridobiti tako pozitivne in negativne lastnosti. Še tako dodelana rešitev lahko povzroča nezadovoljstvo, če ne nudi dobre uporabniške podpore ali če se ponudnik ne odziva na poslovne potrebe podjetja.

4. Razmišljajte 5 do 10 let vnaprej

»Ob izbiri novega ERP sistema je ključno razmišljati, kam želite priti, in se ne omejevati le na to, kako poslujete danes,« pravi sogovornica. Prava rešitev je namreč poslovno informacijski sistem, kjer se z istim proizvodnim modulom lahko hkrati spremljajo različni tipi proizvodnje.« Podjetja se lahko iz velikoserijske proizvodnje preusmerijo na majhne serije, naročniško proizvodnjo ali obratno. Podobno se dogaja v podjetjih s projektno ali maloserijsko naročniško proizvodnjo, zraven pa serijsko proizvajajo standardne izdelke. Z digitalno transformacijo pa smo v zadnjem času vedno pogosteje priča menjavi poslovnih modelov. Zato je bistveno, da od sistema ERP pričakujete preprostost, sposobnost prilagajanja in hitrost uvajanja sprememb. V nasprotnem primeru boste kmalu prisiljeni v korenito prenovo ali celo v vnovično zamenjavo sistema.

5. Kompleksnost rešitve prilagodite podjetju

Ne glede na velikost podjetja, glavnina poslovnih procesov je skupna tako manjšim kot velikim. Kaj hitro po uvedbi se lahko izkaže, da je preveč kompleksen ERP sistem za manjše ali srednje podjetje lahko ovira, če zahteva (pre)več časa za izvedbo procesov.

Izbira ERP sistema za proizvodno podjetje naj v prvi vrsti podpira proizvodni proces, ne glede na to, kako zelo si podjetje želi sistema za podporo vsem poslovnim funkcijam. Številne rešitve na trgu danes ponujajo dostojne zmožnosti za finance, računovodstvo, kadrovsko evidenco in obračun plač. Razlike in stopnja ustreznosti pa se povečujejo, ko gre za specifične proizvodne procese, posebno pri obvladovanju samih proizvodnih procesov v obratih – zajem podatkov iz strojev, monitoring proizvodnje, vodenje premikov materiala, spremljanje medfaznih zalog in podobni.

6. Specifična rešitev je boljša alternativa kot univerzalna rešitev

Nekateri ponudniki ERP sistemov so specializirani za posamezne proizvodne panoge, drugi pa ponujajo univerzalne rešitve, ki jih je mogoče prilagoditi ali dopolniti glede na posebnosti panoge. Prvi so v prednosti iz več razlogov. Njihovega sistema ni treba dopolnjevati in posebej prilagajati specifikam panoge, kar v praksi pomeni cenejšo alternativo.

Specifične rešitve prinašajo še eno pomembno prednost. Združujejo namreč pobude za izboljšave ožje ciljne skupine uporabnikov, kar pomeni, da bodo posodobitve oziroma nove različice programa vključevale inovativne zmožnosti za proizvodno dejavnost.

7. Sposobnost povezovanja z drugimi sistemi in zunanjimi procesi

Povezovanje je lahko kritično z več različnih vidikov. Uporabnik pričakuje, da je sistem ERP povezljiv z različnimi informacijskimi sistemi naročnikov in ponudnikov, kot na primer za izvajanje zunanjih storitev – skladiščna logistika, kooperacija idr., kot tudi s sistemi strateških partnerjev v nabavni verigi.

Celostni sistem ERP je morda res dovolj v prvi fazi prenove informacijskega sistema, a se v nadaljevanju velikokrat izkaže, da posamezne funkcije niso dovolj močno podprte, še posebej, če gre za rešitve, prilagojene dejavnosti. Iz prakse vemo, da se v srednjih in večjih podjetjih pogosto dogaja, da je za posamezne procese treba uvesti namenske informacijske rešitve, ki so tesno povezane z osnovnim ERP sistemom. Če se o tem pozanimamo pravočasno, bomo v svoj izbor vključili le tiste ponudnike, ki so tako z vidika sistema kot razvojne ekipe sposobni povezovanja z drugimi sistemi.

8. Odzivnost, prožnost in avtomatizacija

Industrija 4.0 narekuje vzpostavitev odzivnih, prožnih in avtomatiziranih poslovnih in proizvodnih procesov, usmerjenih v brezpapirno poslovanje prek digitalnih delovnih postopkov. Izbrani ERP sistem naj bo zato sposoben zajemati podatke iz strojev in naprav (internet stvari) ter iz različnih spletnih storitev – bonitetne ocene, vreme, borzne kotacije idr. Istočasno pa se pričakuje, da bo zmožen ponujati podatke za zunanje uporabnike prek aplikacijskih vmesnikov za deljenje podatkov, denimo v oskrbnih verigah.

9. Naložba v ERP sistem naj bo trajnostna

Med pomembnimi vprašanji z vidika informacijske varnosti in učinkovitosti delovanja je, ali ponudnik zagotavlja sprotne posodobitve ERP sistema glede na nove izdaje sistemske programske opreme (operacijski sistem, zbirka podatkov, virtualizacija …).

Ob tem pa velja še preveriti, kako se bo sistem obnašal pri posodobitvah, ob morebitnih večjih prilagoditvah in dopolnitvah ter kako ponudnik zagotavlja združljivost z novejšimi programskimi moduli. Dogaja se, da marsikatero podjetje na trgu ERP sistema ne posodablja, ker ni mogoče izvesti standardne nadgradnje zaradi prevelike prilagojenosti. Spet drugi pa morajo zaradi želje po novih funkcionalnostih, ki niso združljive s trenutno, vpeljati povsem nove različice.

10. Končna cena ne sme biti izgovor za slabo naložbo

Pri izbiri rešitve je nadvse smiselno oceniti vrednost naložbe in pridobljene koristi za obdobje petih let. Ko naložbo vrednotimo za tako obdobje, je velika verjetnost, da se pokažejo skriti stroški vseh na prvi pogled zelo ugodnih ponudb, s tem pa lažje ocenimo, kako dobičkonosna bo naložba.

 

V predhodnem blog prispevku smo objavili najpogostejša vprašanja o razpisu P4D v brezplačnem priročniku. Nadaljujemo z drugim delom priročnika, v katerem smo zbrali napotke in izkušnje za povečanje možnosti uspeha s prijavo na razpis. Dodali smo tudi seznam programskih rešitev, ki jih lahko na razpis prijavite.

Povpraševanja za sodelovanje z nami kot ponudnikom programskih rešitev sprejemamo do ponedeljka, 15. marca 2021, na mail prodaja@mit-ing.si.

Slovenski podjetniški sklad bo v začetku aprilu ponovno odprl razpis Spodbude za digitalno transformacijo, ki s sofinanciranjem spodbuja rast in razvoj mikro, malih in srednjih podjetij na osnovi vlaganj v digitalizacijo poslovanja, predvsem v proizvodnih dejavnostih. Sofinanciranje za nakup strojne in programske opreme se giblje v višini od 30.000 do 100.000 € – za uspeh na razpisu imajo prednost tista proizvodna podjetja, ki imajo strategijo za digitalizacijo že okvirno izdelano in planirajo investicijo v višini vsaj 50.000 €.

Na najpogostejša vsebinska vprašanja, vezana na razpis, odgovarjamo v brezplačnem priročniku, kateremu dodajamo še vzorec akcijskega načrta.

Zaradi kratkih rokov, obsežne vsebine ter s tem povezanim zagotavljanjem kapacitet in kakovostne obravnave sprejmemo prvih 10 kandidatov, tako da povpraševanja za pomoč pri pripravi ponudb za programske rešitve sprejemamo do 15. 3. 2021 na prodaja@mit-ing.si.

Oskrbovalna oziroma dobavna veriga je tok informacij med dobaviteljem, nabavo, proizvajalcem in kupcem. Vsak člen verige je pomemben, saj so podjetja medsebojno povezana v t.i. partnerskem odnosu, s pomočjo katerega imajo vsi na voljo prave informacije.

Z industrijo 4.0 pa so te informacije dosegljive takoj, kar omogoča hitrejše prepoznavanje sprememb in s tem hitrejši odziv na spremembe.

O ključnih razlikah med tradicionalnim pristopom in digitalno oskrbovalno verigo smo pisali v priročniku.

Kazalniki, kot so obračanje sredstev, gospodarnost, donosnost in produktivnost, ne odkrivajo vedno pravega stanja proizvodnega podjetja, ob vse bolj zahtevnih kupcih in vedno bolj globalni konkurenci pa je za podjetje pomembno odkrivanje uspešnosti razvoja in napredovanja.

Kazalnik, ki odkriva, kako se podjetje izboljšuje, je operativna učinkovitost strojev in naprav OEE. Ker je v kazalnik OEE zadnje čase usmerjeno veliko pozornosti, smo pripravili brezplačni priročnik, kjer je predstavljena vrednost tega kazalnika, še zlasti v času vse večje konkurence.

Ne glede na scenarij, za katerega se odloči podjetje, so ključnega pomena dobre informacije o pričakovanih nabavnih potrebah. Te lahko temeljijo na planirani prodaji izdelkov in za njih potrebnih surovinah, porabi surovin v preteklih obdobjih ter povprečnih dobavnih rokih posameznih surovin in dobaviteljev. Slednji se v trenutnih razmerah lahko spreminjajo iz dneva v dan, čemur mora slediti tudi nabavna služba. Le tako bo namreč ob pripravi plana naročanja imela kredibilno informacijo o materialih s kritičnimi roki dobave.

Pregleden plan nabave lahko loči zmagovalce od poražencev

Pri zagotavljanju nabave v današnjih razmerah se kot najboljša praksa kaže dober plan nabave – da ima podjetje na osnovi podatkov iz proizvodnje jasen vpogled, kdaj potrebuje določen material in v kakšni količini. Iz takšnega vpogleda v prihodnje nabavne potrebe, recimo za en mesec vnaprej, se tudi hitro lahko ugotovi, ali se splača za kakšen material združevati naročila na daljši rok. Vsekakor je tak način manj tvegan, kot če bi večje količine materiala zaradi varnosti naročali brez osnove v dejanskih prodajnih naročilih in planu proizvodnje – panično, po občutku. Tudi če bi kupci čez noč odpovedali naročila, bi v skladišču ostale manjše količine, s čimer bi bili tudi likvidnostni problemi zaradi denarja, vezanega v zaloge materiala, manjši.

Pregled nad planirano dobavo, ki se kreira na osnovi datumov dobave v potrjenih naročilih, nabavni službi omogoča, da redno preverja stanje pri dobaviteljih in tako lažje ukrepa. Zaradi pravočasne informacije o morebitni zamudi določene dobave lahko v proizvodnji prerazporedijo delovne naloge in operacije ter jih prilagodijo dejanskemu stanju. S hitro odzivnostjo lahko zamudo kompenzirajo do te mere, da ne pride do občutnih prekoračenj roka dobave kupcu oziroma, da se zakasnitev pri enem prodajnem naročilu ne prenese še na druga.

Vizualizacija nabavnega plana izboljša sodelovanje

Z vizualiziranim planom nabave podjetje na enostaven način vzpostavi nadzor nad pravočasnostjo dobave, hkrati pa izboljša komunikacijo med nabavo, proizvodnjo in prodajo. Vse tri službe namreč lahko, glede na realno stanje pri nabavi oziroma dobavi materiala v primeru odstopanj od plana, aktivno iščejo rešitve. Vsekakor ima veliko prednost pri tem transparentnost in zaupanje v informacije ter spremljanje stanja v realnem času – glede na trenutne podatke o dobavnih rokih, ki jih sporoča dobavitelj. Tako podjetje lažje komunicira s svojimi kupci ter jih sproti obvešča o morebitnih zamudah oziroma ukrepih, ki jih izvaja pri realizaciji posla. Ob takšnem sodelovanju kupci bolje razumejo stanje in ohranijo partnerstvo kljub temu, da naročenih izdelkov ne dobijo v dogovorjenem času.

Dobri odnosi so ključni

V poslu še vedno največ štejejo dobri odnosi med partnerji. Vendar najboljši dobavitelji niso tisti, kjer se vaši nabavniki in njihovi komercialisti dobro razumejo, ampak tisti, ki podpirajo vašo poslovno strategijo in so sposobni slediti vašim zahtevam glede dobavnih rokov, kakovosti ter inovativnosti. S takšnimi dobavitelji namreč uspešno konkurirate na hitro spreminjajočem se in vedno bolj zahtevnem trgu.

Analitični sistem omogoča, da vsakega dobavitelja analiziramo natančno in pregledno v izbranem obdobju – pogodbe, naročila, dobavne roke, točnost dobav (časovno in količinsko), reklamacije, cene, popuste in plačilne pogoje roke, morebitna odstopanja med ponujeno in končno ceno… Zbrane informacije na enem mestu nam omogočajo razvrstitev dobaviteljev na prednostno listo na osnovi dejanske izvedbe dogovorjenih poslov.

Proizvodnja se prilagaja kupcu

Podjetja težijo k čimbolj vitki proizvodnji – oskrba v realnem času, neposredno na proizvodno linijo – ki pa se v stanju nestabilne oskrbe s surovinami in repromaterialom lahko hitro izkaže za coklo. Celo podjetja, kjer vodijo signalne ali minimalne zaloge, se znajdejo v situaciji, da proizvodnji ne morejo zagotoviti neprekinjenega dotoka materiala za tekoče delovne naloge.

Z analiziranjem zalog materiala in končnih izdelkov ter nabavnih potreb se takoj oceni tveganja pri oskrbi proizvodnje in ustrezno ukrepa. Podjetje postane bolj odzivno in pravočasno sproži povpraševanje pri novih dobaviteljih, vzpostavi nove oskrbnih poti ali pa se odloči za dvig zalog za kritične materiale. Na drugi strani lahko anomalije pri nabavi razrešuje s povečanjem zalog končnih izdelkov, pri čemer je tudi vse bolj pogost model sodelovanja z zunanjim ponudnikom logističnih storitev.

Dober sistem ERP je temelj nabavne analitike

V podjetju MIT informatika pri vzpostavitvi nabavne analitike povezujemo nabavne rešitve znotraj poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester z rešitvijo za vizualizacijo podatkov Microsoft Power BI. Na tak način dosežemo popoln vpogled ter hitro razumljive in uporabne informacije za sprejemanje strateških in operativnih nabavnih odločitev.

Informacijski sistem MIT Orkester namreč združuje celovit nabor podatkov iz nabavnega procesa, od planiranja do spremljanja realizacije naročil, poleg tega pa nudi vse podatke iz proizvodnje, materialnega poslovanja, skladiščne logistike in odpreme kupcu. Ob vsem tem omogoča tesno povezovanje z informacijskimi rešitvami zunanjih ponudnikov logističnih storitev in samih dobaviteljev. Tako si podjetje oblikuje popolno sliko vpliva lastnega nabavnega procesa na oskrbo kupca ter nabavni proces ustrezno izboljšuje in prilagaja danim razmeram na trgu. Poleg oskrbe kupcev taka rešitev omogoča obvladovanje ključnih finančnih kazalnikov, kot so gibanje stroškov, likvidnost, obratni kapital in podobno.

Hitre in nenehne spremembe v zadnjih letih so med vodilna podjetja izstrelila tista, kjer so se in se še znajo hitro prilagoditi spremembam, tako s produktnega kot tudi z organizacijskega in procesnega vidika. Sodobni koncepti sodelovanja, ki jih ponujajo storitve v oblaku, pri tem igrajo pomembno vlogo, saj izboljšujejo komunikacijo med zaposlenimi, zmanjšujejo možnosti za napake in zamude ter poenostavljajo pridobivanje in uporabo informacij. Zaradi tega so lahko timi v podjetjih učinkovitejši in bolj produktivni.

Učinkovito sodelovanje in timsko delo pri projektih

Večina proizvodnih podjetij kljub uvedeni projektni metodologiji z informacijskega vidika svoje projekte obvladuje na razmeroma nizki ravni. Dokumentacija se vodi po mapah na omrežnih diskih v skupni rabi, komunikacija poteka prek e-pošte, fizičnih sestankov in telefonov. Zbirka storitev v oblaku Microsoft Office 365 kot eno najbolj razširjenih digitalnih orodij za osebno produktivnost in sodelovanje sicer združuje vse ključne zmožnosti za timsko delo na projektih. Vendar lahko prav zaradi ogromne količine informacij, zbranih na enem mestu, sčasoma prispeva k le še večjemu kaosu na projektih, kar botruje napakam ter časovnim in neposrednim finančnim izgubam.

V podjetju MIT informatika smo se izziva izboljšanja sodelovanja v projektnih timih lotili z integracijo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester in zbirke Microsoft Office 365, oziroma z orodjem Microsoft Teams, ki ponuja najsodobnejše zmožnosti za skupinsko delo. Bistvena prednost takšne povezave je ohranjanje enostavnosti in nadzora nad izvajanjem projektov, vodenih s poslovnim informacijskim sistemom, ter posodobitev zastarelih, ročnih in na pol papirnih delovnih postopkov s popolnoma preglednimi digitalnimi pristopi.

Kakšne so pravzaprav koristi takšne rešitve

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester za proizvodna podjetja uporabnikom omogoča istočasno spremljanje različnih tipov proizvodnje, od veliko- in maloserijske do posamične naročniške oziroma projektne. Ob tem lahko vsako naročilo spremljajo kot projekt. Vgrajene zmožnosti za projektno vodenje so usmerjene na finančno in časovno obvladovanje projektov, predvsem z namenom obvladovanja dobičkonosnosti. Na projekte se navezujejo tudi vsi delovni nalogi ter tehnološki postopki z normativi in sestavnicami, kalkulacije in celo plan proizvodnje. Uporabnikom je na voljo tudi vizualizacija projektnega plana, vse do ravni posameznih tehnoloških operacij.

Z uporabo Teamsov dosežete, da so člani vaših projektnih timov o vsem pravočasno obveščeni, da ne zamujajo rokov, da imajo vsi sodelujoči na voljo vse informacije, ki jih potrebujejo pri delu ter da se lahko sodelavci samostojno povezujejo v nove (ad-hoc) delovne skupine.

Souporaba MIT Orkestra ter storitve Microsoft Teams zagotovo doprinese učinkovitost, prožnost, prilagodljivost in ciljno usmerjenost, kar je potrebno za izvajanje agilnega projektnega dela. Tako boste nenazadnje lahko svoje projektno delo hitro uskladili z metodologijo, ki vam najbolj ustreza oziroma našli izvirne načine, kako naročila kupcev realizirati z maksimalno razliko v ceni.