Preizkušene IKT-rešitve lahko izboljšajo pozicijo v oskrbni verigi

Informacijske rešitve MIT proizvodnim podjetjem zagotavljajo celovite vzvode za obvladovanje nabavnega procesa. Njihovi uporabniki se lažje odzivajo na spremembe pri oskrbi proizvodnje in se prilagajajo novim blagovnim tokovom. Posledično lažje izpolnjujejo svoje obveznosti do kupcev in pridobivajo nove posle, saj mnoga podjetja zaradi porušene oskrbe prekinjajo dejavnost.

Uporaba teh rešitev proizvodnim podjetjem v prvi vrsti omogoča hitro prilagoditev anomalijam in spremembam pri oskrbi z materialom. V prihodnjih prispevkih bomo obravnavali, kako s posameznimi informacijskimi rešitvami izboljšate konkretne zahteve, kot so zagotavljanje optimalnih zalog končnih izdelkov in materiala, uresničevanje dobavnih rokov za standardne izdelke in projekte ter odločanje za izboljšave v procesih in poslovnih modelih.

Ostanite v stiku in sledite dobrim praksam nabavnega poslovanja!

Oskrbovalna oziroma dobavna veriga je tok informacij med dobaviteljem, nabavo, proizvajalcem in kupcem. Vsak člen verige je pomemben, saj so podjetja medsebojno povezana v t.i. partnerskem odnosu, s pomočjo katerega imajo vsi na voljo prave informacije.

Z industrijo 4.0 pa so te informacije dosegljive takoj, kar omogoča hitrejše prepoznavanje sprememb in s tem hitrejši odziv na spremembe.

O ključnih razlikah med tradicionalnim pristopom in digitalno oskrbovalno verigo smo pisali v priročniku.

Kazalniki, kot so obračanje sredstev, gospodarnost, donosnost in produktivnost, ne odkrivajo vedno pravega stanja proizvodnega podjetja, ob vse bolj zahtevnih kupcih in vedno bolj globalni konkurenci pa je za podjetje pomembno odkrivanje uspešnosti razvoja in napredovanja.

Kazalnik, ki odkriva, kako se podjetje izboljšuje, je operativna učinkovitost strojev in naprav OEE. Ker je v kazalnik OEE zadnje čase usmerjeno veliko pozornosti, smo pripravili brezplačni priročnik, kjer je predstavljena vrednost tega kazalnika, še zlasti v času vse večje konkurence.

Ne glede na scenarij, za katerega se odloči podjetje, so ključnega pomena dobre informacije o pričakovanih nabavnih potrebah. Te lahko temeljijo na planirani prodaji izdelkov in za njih potrebnih surovinah, porabi surovin v preteklih obdobjih ter povprečnih dobavnih rokih posameznih surovin in dobaviteljev. Slednji se v trenutnih razmerah lahko spreminjajo iz dneva v dan, čemur mora slediti tudi nabavna služba. Le tako bo namreč ob pripravi plana naročanja imela kredibilno informacijo o materialih s kritičnimi roki dobave.

Pregleden plan nabave lahko loči zmagovalce od poražencev

Pri zagotavljanju nabave v današnjih razmerah se kot najboljša praksa kaže dober plan nabave – da ima podjetje na osnovi podatkov iz proizvodnje jasen vpogled, kdaj potrebuje določen material in v kakšni količini. Iz takšnega vpogleda v prihodnje nabavne potrebe, recimo za en mesec vnaprej, se tudi hitro lahko ugotovi, ali se splača za kakšen material združevati naročila na daljši rok. Vsekakor je tak način manj tvegan, kot če bi večje količine materiala zaradi varnosti naročali brez osnove v dejanskih prodajnih naročilih in planu proizvodnje – panično, po občutku. Tudi če bi kupci čez noč odpovedali naročila, bi v skladišču ostale manjše količine, s čimer bi bili tudi likvidnostni problemi zaradi denarja, vezanega v zaloge materiala, manjši.

Pregled nad planirano dobavo, ki se kreira na osnovi datumov dobave v potrjenih naročilih, nabavni službi omogoča, da redno preverja stanje pri dobaviteljih in tako lažje ukrepa. Zaradi pravočasne informacije o morebitni zamudi določene dobave lahko v proizvodnji prerazporedijo delovne naloge in operacije ter jih prilagodijo dejanskemu stanju. S hitro odzivnostjo lahko zamudo kompenzirajo do te mere, da ne pride do občutnih prekoračenj roka dobave kupcu oziroma, da se zakasnitev pri enem prodajnem naročilu ne prenese še na druga.

Vizualizacija nabavnega plana izboljša sodelovanje

Z vizualiziranim planom nabave podjetje na enostaven način vzpostavi nadzor nad pravočasnostjo dobave, hkrati pa izboljša komunikacijo med nabavo, proizvodnjo in prodajo. Vse tri službe namreč lahko, glede na realno stanje pri nabavi oziroma dobavi materiala v primeru odstopanj od plana, aktivno iščejo rešitve. Vsekakor ima veliko prednost pri tem transparentnost in zaupanje v informacije ter spremljanje stanja v realnem času – glede na trenutne podatke o dobavnih rokih, ki jih sporoča dobavitelj. Tako podjetje lažje komunicira s svojimi kupci ter jih sproti obvešča o morebitnih zamudah oziroma ukrepih, ki jih izvaja pri realizaciji posla. Ob takšnem sodelovanju kupci bolje razumejo stanje in ohranijo partnerstvo kljub temu, da naročenih izdelkov ne dobijo v dogovorjenem času.

Hitre in nenehne spremembe v zadnjih letih so med vodilna podjetja izstrelila tista, kjer so se in se še znajo hitro prilagoditi spremembam, tako s produktnega kot tudi z organizacijskega in procesnega vidika. Sodobni koncepti sodelovanja, ki jih ponujajo storitve v oblaku, pri tem igrajo pomembno vlogo, saj izboljšujejo komunikacijo med zaposlenimi, zmanjšujejo možnosti za napake in zamude ter poenostavljajo pridobivanje in uporabo informacij. Zaradi tega so lahko timi v podjetjih učinkovitejši in bolj produktivni.

Učinkovito sodelovanje in timsko delo pri projektih

Večina proizvodnih podjetij kljub uvedeni projektni metodologiji z informacijskega vidika svoje projekte obvladuje na razmeroma nizki ravni. Dokumentacija se vodi po mapah na omrežnih diskih v skupni rabi, komunikacija poteka prek e-pošte, fizičnih sestankov in telefonov. Zbirka storitev v oblaku Microsoft Office 365 kot eno najbolj razširjenih digitalnih orodij za osebno produktivnost in sodelovanje sicer združuje vse ključne zmožnosti za timsko delo na projektih. Vendar lahko prav zaradi ogromne količine informacij, zbranih na enem mestu, sčasoma prispeva k le še večjemu kaosu na projektih, kar botruje napakam ter časovnim in neposrednim finančnim izgubam.

V podjetju MIT informatika smo se izziva izboljšanja sodelovanja v projektnih timih lotili z integracijo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester in zbirke Microsoft Office 365, oziroma z orodjem Microsoft Teams, ki ponuja najsodobnejše zmožnosti za skupinsko delo. Bistvena prednost takšne povezave je ohranjanje enostavnosti in nadzora nad izvajanjem projektov, vodenih s poslovnim informacijskim sistemom, ter posodobitev zastarelih, ročnih in na pol papirnih delovnih postopkov s popolnoma preglednimi digitalnimi pristopi.

Kakšne so pravzaprav koristi takšne rešitve

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester za proizvodna podjetja uporabnikom omogoča istočasno spremljanje različnih tipov proizvodnje, od veliko- in maloserijske do posamične naročniške oziroma projektne. Ob tem lahko vsako naročilo spremljajo kot projekt. Vgrajene zmožnosti za projektno vodenje so usmerjene na finančno in časovno obvladovanje projektov, predvsem z namenom obvladovanja dobičkonosnosti. Na projekte se navezujejo tudi vsi delovni nalogi ter tehnološki postopki z normativi in sestavnicami, kalkulacije in celo plan proizvodnje. Uporabnikom je na voljo tudi vizualizacija projektnega plana, vse do ravni posameznih tehnoloških operacij.

Z uporabo Teamsov dosežete, da so člani vaših projektnih timov o vsem pravočasno obveščeni, da ne zamujajo rokov, da imajo vsi sodelujoči na voljo vse informacije, ki jih potrebujejo pri delu ter da se lahko sodelavci samostojno povezujejo v nove (ad-hoc) delovne skupine.

Souporaba MIT Orkestra ter storitve Microsoft Teams zagotovo doprinese učinkovitost, prožnost, prilagodljivost in ciljno usmerjenost, kar je potrebno za izvajanje agilnega projektnega dela. Tako boste nenazadnje lahko svoje projektno delo hitro uskladili z metodologijo, ki vam najbolj ustreza oziroma našli izvirne načine, kako naročila kupcev realizirati z maksimalno razliko v ceni.

Vendar za uspešno realizacijo plana, še bolj pa za čim večjo učinkovitost, niso dovolj samo predvideni datumi odpreme na osnovi prodajnih naročil ali pavšalna ocena trajanja izvedbe delovnih nalogov z velikimi varnostnimi faktorji. Za dobre plane in hkrati maksimalno izkoriščenost proizvodnih kapacitet je potrebno uporabljati več podatkov in verodostojne informacije. Podatki, ki najbolj vplivajo na vzdržnost plana pa so podatki o tehnoloških postopkih, ki so predvideni po delovnem nalogu.

Slab pregled nad proizvodnjo lahko zavira prodajno uspešnost

Pomanjkanje zanesljivih in hitrih informacij o dogajanju v proizvodnji onemogoča optimalno delo tudi drugim poslovnim funkcijam, predvsem prodaji. Ta na primer:

1. nima vpogleda v zasedenost in sproščanje proizvodnih kapacitet, zato lahko kupcu ponudi nedosegljiv dobavni rok;
2. ne vidi »lukenj« v planu, ki bi jih lahko zapolnila z dodatnimi naročili ali celo sprejela naročila s hitrim rokom dobave in posledično višjo ceno;
3. prodaja nima vpogleda v dejansko zasedenost kapacitet, zato lahko zavrne naročila kljub temu, da ima na voljo razpoložljive kapacitete;
4. ne more pravočasno obvestiti stranke v primeru, da ne bo možno doseči obljubljenega dobavnega roka;
5. vodstvo zaradi neodkritih zamud ne more pravočasno ukrepati, zato se mora prodaja ukvarjati z gašenjem požarov, ki največkrat pomenijo dodatne popuste, pogodbene kazni ali celo izgubo posla.

Monitoring zagotavlja podatke za učinkovito proizvodnjo

V podjetju MIT informatika smo prenovili informacijsko rešitev za monitoring proizvodnje, ki zagotavlja spremljanje dogajanja v proizvodnji neodvisno od uporabljene naprave.

Rešitev omogoča vnos podatkov o zaključenosti posameznih operacij neposredno na delovnem centru ali posameznem stroju, bodisi prek ročnega vnašanja bodisi prek samodejnega zajema prek vgrajenih senzorjev (IoT). Podatki se samodejno prenesejo v plan, kar planerju omogoča, da v primeru anomalij ustrezno ukrepa, na primer prerazporedi operacije glede na prioritete. Monitoring zagotavlja kakovostne informacije tudi drugim uporabnikom, na primer za pripravo vodstvenih poročil, tehnologiji o izvajanju normativov in prodaji o realizaciji naročil kupcev.

Podatki, pridobljeni z monitoringom proizvodnje, prinašajo torej visoko dodano vrednost. V prvi vrsti omogočajo natančnejše planiranje same proizvodnje, po drugi strani pa izboljšajo tudi upravljanje podpornih procesov od interne logistike do vzdrževanja. Sinergija z obvladovanjem tehnoloških postopkov navsezadnje prispeva k izboljšanju kazalnika OEE ter posledično k večji uspešnosti podjetja. Ne smemo prezreti tudi njihove vodstvene in prodajne vrednosti, ki le še dodajata koristi za čim hitrejšo vpeljavo monitoringa v proizvodnjo.

Vendar za uspešno realizacijo plana, še bolj pa za čim večjo učinkovitost, niso dovolj samo predvideni datumi odpreme na osnovi prodajnih naročil ali pavšalna ocena trajanja izvedbe delovnih nalogov z velikimi varnostnimi faktorji. Za dobre plane in hkrati maksimalno izkoriščenost proizvodnih kapacitet je potrebno uporabljati več podatkov in verodostojne informacije. Podatki, ki najbolj vplivajo na vzdržnost plana pa so podatki o tehnoloških postopkih, ki so predvideni po delovnem nalogu.

Tehnološki podatki, ki se jih uporablja pri planiranju, določajo:

• na katerem stroju se delo izvaja,
• koliko časa se izvaja izdelava in koliko časa nam vzame priprava stroja,
• koliko delavcev in koliko časa dela na operaciji,
• kakšni so delovni pogoji,
• katera orodja se potrebujejo pri delu.

Upoštevati je potrebno tudi vhodne materiale, saj je pri spremembi materiala in dimenzij potrebno upoštevati drugačen čas izdelave ali pa je morda potrebno operacijo prestaviti na drug delovni stroj. Kot pravi Zavrl, gre za podoben primer, kot če bi v komerciali postavili nerealen plane prodaje in bi planirali artikle, ki se jih že dalj časa ne prodaja ter nerealne količine, samo zato, da se zadosti končni vrednosti plana za obdobje.

Osnovni tehnološki podatki, ki se uporabljajo pri planiranju, so ob sami vrsti (zaporedna, vzporedna) in tipu operacije (fiksni čas, čas za optimalno količino, normativni čas za razpisano količino) čas pričetka operacije in trajanja operacije. Ta se preračuna na osnovi normativov tehnoloških postopkovin količin, ki se lahko določijo samodejno, na osnovi operacij tehnoloških postopkov. Upošteva se tudi čas zamika operacije – kdaj se lahko začne naslednja operacija. Slednje je namreč spet odvisno od tehnologije, saj ta podatek lahko določajo lastnosti izbranega materiala (hlajenje, sušenje, stabilizacija strukture …), okoljski pogoji (temperatura, zračna vlažnost…).

Prek prenosa teh podatkov v plan se določa, kdaj in kako lahko posamezna operacija prične z delom, kar na koncu ustvaril realno sliko porabe časa in zasedenosti virov glede na razpisane delovne naloge. Podjetja, ki stalno spremljajo in posodabljajo svoje tehnološke podatke, tako razvijejo plan, ki bo z veliko verjetnostjo preživel vsakodnevno dogajanje v proizvodnji, hkrati pa bo zagotavljal optimalno izkoriščenost proizvodnih zmogljivosti.

Kaj pa proizvodne kapacitete – stroji in naprave?

Z vidika planiranja je pomembna tudi uporaba podatkov o samih proizvodnih kapacitetah, saj se lahko iste operacije vršijo na strojih z različnimi parametri (zmogljivost, razpoložljive operacije, čas menjave orodja …). Pri tem lahko prihaja do situacij, ko se ena operacija dela na strojih z različnimi zmogljivostmi ali pa se dve ali več operacij z delovnega naloga izvajajo na različnih strojih hkrati.

»Če tehnološki postopki ne opisujejo realnega dela, potem je seveda plan strojev še toliko bolj netočen in zavajajoč,« je poudaril Zavrl.

Planiranje mora zato poleg osnovnih normativov upoštevati tudi delovne koledarje strojev, razpoložljivosti delavcev in gabarite strojev, ki so zapisani v šifrantu tehnoloških delovnih mest. Kot zaključuje Zavrl, ne smemo pozabiti tudi na spremljanje proizvodnje, saj to pri dinamičnem planiranju posreduje podatke o zaključenosti posameznih operacij. Prek t.i. monitoringa proizvodnje se namreč pridobiva realne podatke o trajanju tehnoloških operacij, kar omogoča optimizacijo normativov in posledično planiranja.

Tokrat govorimo o nastavitvah koledarjev za tehnološka mesta, kar je osnova za planiranje proizvodnje.

Potencial je v pravih podatkih

Za kakovostno planiranje je nujno, da se pri pripravi plana uporablja čim več informacij iz delovnih nalogov, pri čemer igrajo ključno vlogo tehnološki podatki. Podjetje namreč lahko ustvari izgubo že pri sami izdelavi delovnega naloga, torej še preden naročilo da v proizvodnjo! Problem je predvsem, če program za pripravo delovnih nalogov ne vključuje tehnologije – na primer podatkov o tehnoloških postopkih in tehnoloških delovnih mest.

»Če se že pri pripravi delovnega naloga vključi natančne podatke, od porabe časa za posamezno operacijo, do stroja, na katerem se bo ta operacija izvrševala, planer lažje razporeja delovne naloge in predvidi čas za njihovo izvedbo, pri čemer je zelo pomembno, da lahko planira na ravni posameznega stroja.«

Ta zmožnost onemogoča, da bi v proizvodnji, kljub na videz dobri zapolnitvi z delovnimi nalogami, dejansko prihajalo do neizkoriščenosti posameznih strojev. Kot pravi Zavrl, je smiselno iti še korak dlje in pri planiranju upoštevati karakteristike strojev, od zmogljivosti do časov priprave stroja ter tudi specifiko izdelkov, da se izognemo prevelikemu številu menjav na strojih.

Pameten sistem ERP optimizira proizvodni plan

V ERP-sistemu MIT Orkester podjetje skozi proizvodni modul obvladuje celoten nabor tehnologije, ki jo uporablja pri proizvodnji. Tehnološki podatki, od normativov, kosovnic in tehnoloških postopkov ter pripadajočega orodja, se samodejno prenašajo na delovne naloge ter tehnologom in planerjem omogočajo, da optimalno izkoriščajo vire v proizvodnji.

Ker se za posamezne tehnološke postopke že v fazi priprave delovnega naloga lahko določi tudi stroje, na katerih se bodo izvajali, MIT Orkester izboljšuje tudi fino terminiranje oziroma planiranje proizvodnih kapacitet na dnevni ravni. V primeru, da podjetje obratuje z velikim številom delovnih nalogov hkrati in da želi posamezne proizvodne faze čim bolj optimalno razporejati na delovne centre, se lahko za optimizacijo uporabi tudi umetno inteligenco.

Kot ugotavljajo v podjetju MIT informatika, se z uporabo tehnoloških podatkov ter umetne inteligence pri planiranju poveča izkoriščenost proizvodnih linij tudi do 30 odstotkov.

Ročno planiranje ni več sprejemljivo

Zaradi rasti poslovanja, večje kompleksnosti izdelkov in že omenjenega drobljenja naročil je podatkov in dogodkov enostavno preveč, da bi še lahko bili z ročnim planiranjem vsaj pogojno uspešni. Ne le, da se kljub novim naložbam v proizvodne zmogljivosti problemi z zamudami ne odpravijo. Dejanska zmogljivost proizvodnje niti slučajno ne dosega nazivne zmogljivosti. Podjetja zaradi slabega vpogleda v delovanje proizvodnje uporabljajo razmeroma velike varnostne faktorje, zato tehnologi za posamezne operacije določajo preveč časa. Tako že v osnovi naredijo bistveno manj, kot bi lahko. Po drugi strani nimajo pravočasnih informacij o napakah in zastojih, da bi lahko ukrepali in tako še vedno uresničili dobavni rok; kaj šele, da bi se zastoje analiziralo in sprejelo ustrezne korektivne ukrepe – pri tehnologiji, organizaciji in kadrih.

Digitalizacija planiranja poveča uspešnost podjetja

Vsekakor je največji izzivi proizvodnega podjetja, kako povečati pretok skozi proizvodnjo z enakim obsegom virov, torej z istimi stroji, ljudmi in v istih prostorih. Ena od najbolj dobičkonosnih rešitev je prav digitalizacija planiranja. Kot kažejo izkušnje uporabnikov proizvodnih rešitev MIT informatika, se z digitalizacijo planiranja in uvajanjem sodobnih konceptov poveča zmogljivost proizvodnje tudi do 30 odstotkov!

V osnovi gre za to, da se planiranje izvaja na osnovi podatkov in informacij v tehnoloških, tehničnih in poslovnih procesih lahko pa vključuje tudi podatke iz oskrbne verige.

Rešitve za planiranje, ki jih ponuja MIT informatika, so že pripravljene za uporabo najsodobnejših informacijskih pristopov, od IoT (Internet of Things) do uporabe AI (artificial intelligence) pri optimiranju delovnih nalogov in operacij. Poleg tega poenostavljajo delo s podatki, od avtomatizacije zajema podatkov prek integracije z ostalimi procesi, vključno z informacijskimi sistemi dobaviteljev, do vizualizacije plana. Slednje omogoča različnim službam, na primer planski, tehnološki, vzdrževalni, prodajni in nabavni, enostaven in razumljiv vpogled v načrtovano in dejansko delovanje proizvodnje, na osnovi katerega lažje sprejemajo usklajene odločitve, ki prispevajo k uresničevanju zavez kupcem, k večji pretočnosti in nižjim stroškom proizvodnje.

Ob znanih informacijah o poslovanju iz preteklega leta, pa tudi primerjavah uspešnosti glede na predpreteklo leto, je možno hitro pripraviti plan za novo poslovno leto. Pravzaprav nam dobre informacije omogočajo, da ta plan naredimo še pred iztekom tekočega leta ali vsaj na samem začetku novega. Tako lahko že v januarju spremljamo trende, kar nam dejansko pomaga, da poslovno uspešnost obvladujemo že od samega začetka, ne pa šele takrat, ko se problemi razkrijejo sami, recimo zamujanje s plačili zaradi poslabšanja likvidnosti, in jih ni več možno hitro popraviti.

Lažje je, če imate na voljo podatke

Čeprav lahko rečemo, da ima vsako podjetje svoje posebnosti pri planiranju, kar še posebej velja za hitrorastoča majhna in srednja podjetja, nekaj drži kot pribito. K učinkovitemu in kakovostnemu planiranju pomembno prispeva zmožnost hitre primerjave rezultatov s preteklimi leti v poljubnih časovnih prerezih in obdobjih. To podjetju omogoča, da pregleduje gibanja in kazalce ne samo na letni, četrtletni in mesečno ravni, ampak praktično na dnevni osnovi in tako lažje sestavi sliko prihodnjega dogajanja – še posebej, če gre za sezonske posle, ki so odvisni od zunanjih dejavnikov (vreme, borza, družbenopolitično dogajanje …). S takšnimi informacijami in ob poznavanju notranjih potreb je sestava poslovnega načrta za novo poslovno leto precej enostavnejša in hitrejša.

Kaj pa, ko se vse skupaj začne?

Jasno je, da ima poslovni plan svoj namen. Služi nam kot kompas pri sprejemanju operativnih odločitev in kot nadzorni mehanizem, ki preverja, ali smo na pravi poti. Čeprav morda nekateri vidijo večjo vrednost samega procesa planiranja, kot pa samega plana, čemur botrujejo predvsem vedno večje zahteve po prilagodljivosti poslovanja, je plan vitalnega pomena za sprotno poslovanje.

Če ima podjetje za celotno dogajanje možnost takojšnje primerjave tekoče realizacije s planom in s preteklimi leti, kot to omogoča MIT Orkester, se lahko pravzaprav v trenutku odzove na kakršne koli anomalije, bodisi negativne ali pozitivne. In prav to mu omogoča tisto pravo prilagodljivost, prožnost in agilnost, ki jo zahteva današnje poslovno okolje. Ne samo operativno, ampak tudi strateško.

Zmožnost neprestanega primerjanja realizacije, plana in rezultatov iz preteklih let podjetju omogoča lažje prilagajanje trgu, hitro adaptacijo plana in navsezadnje večjo pripravljenost na spreminjanje strategije. Prav s takšnimi sprotnimi informacijami postane plan živ dokument, ki se nenehno spreminja glede na tržno realnost.