Preizkušene IKT-rešitve lahko izboljšajo pozicijo v oskrbni verigi

Informacijske rešitve MIT proizvodnim podjetjem zagotavljajo celovite vzvode za obvladovanje nabavnega procesa. Njihovi uporabniki se lažje odzivajo na spremembe pri oskrbi proizvodnje in se prilagajajo novim blagovnim tokovom. Posledično lažje izpolnjujejo svoje obveznosti do kupcev in pridobivajo nove posle, saj mnoga podjetja zaradi porušene oskrbe prekinjajo dejavnost.

Uporaba teh rešitev proizvodnim podjetjem v prvi vrsti omogoča hitro prilagoditev anomalijam in spremembam pri oskrbi z materialom. V prihodnjih prispevkih bomo obravnavali, kako s posameznimi informacijskimi rešitvami izboljšate konkretne zahteve, kot so zagotavljanje optimalnih zalog končnih izdelkov in materiala, uresničevanje dobavnih rokov za standardne izdelke in projekte ter odločanje za izboljšave v procesih in poslovnih modelih.

Ostanite v stiku in sledite dobrim praksam nabavnega poslovanja!

V predhodnem blog prispevku smo objavili najpogostejša vprašanja o razpisu P4D v brezplačnem priročniku. Nadaljujemo z drugim delom priročnika, v katerem smo zbrali napotke in izkušnje za povečanje možnosti uspeha s prijavo na razpis. Dodali smo tudi seznam programskih rešitev, ki jih lahko na razpis prijavite.

Povpraševanja za sodelovanje z nami kot ponudnikom programskih rešitev sprejemamo do ponedeljka, 15. marca 2021, na mail prodaja@mit-ing.si.

Slovenski podjetniški sklad bo v začetku aprilu ponovno odprl razpis Spodbude za digitalno transformacijo, ki s sofinanciranjem spodbuja rast in razvoj mikro, malih in srednjih podjetij na osnovi vlaganj v digitalizacijo poslovanja, predvsem v proizvodnih dejavnostih. Sofinanciranje za nakup strojne in programske opreme se giblje v višini od 30.000 do 100.000 € – za uspeh na razpisu imajo prednost tista proizvodna podjetja, ki imajo strategijo za digitalizacijo že okvirno izdelano in planirajo investicijo v višini vsaj 50.000 €.

Na najpogostejša vsebinska vprašanja, vezana na razpis, odgovarjamo v brezplačnem priročniku, kateremu dodajamo še vzorec akcijskega načrta.

Zaradi kratkih rokov, obsežne vsebine ter s tem povezanim zagotavljanjem kapacitet in kakovostne obravnave sprejmemo prvih 10 kandidatov, tako da povpraševanja za pomoč pri pripravi ponudb za programske rešitve sprejemamo do 15. 3. 2021 na prodaja@mit-ing.si.

Oskrbovalna oziroma dobavna veriga je tok informacij med dobaviteljem, nabavo, proizvajalcem in kupcem. Vsak člen verige je pomemben, saj so podjetja medsebojno povezana v t.i. partnerskem odnosu, s pomočjo katerega imajo vsi na voljo prave informacije.

Z industrijo 4.0 pa so te informacije dosegljive takoj, kar omogoča hitrejše prepoznavanje sprememb in s tem hitrejši odziv na spremembe.

O ključnih razlikah med tradicionalnim pristopom in digitalno oskrbovalno verigo smo pisali v priročniku.

Kazalniki, kot so obračanje sredstev, gospodarnost, donosnost in produktivnost, ne odkrivajo vedno pravega stanja proizvodnega podjetja, ob vse bolj zahtevnih kupcih in vedno bolj globalni konkurenci pa je za podjetje pomembno odkrivanje uspešnosti razvoja in napredovanja.

Kazalnik, ki odkriva, kako se podjetje izboljšuje, je operativna učinkovitost strojev in naprav OEE. Ker je v kazalnik OEE zadnje čase usmerjeno veliko pozornosti, smo pripravili brezplačni priročnik, kjer je predstavljena vrednost tega kazalnika, še zlasti v času vse večje konkurence.

Ne glede na scenarij, za katerega se odloči podjetje, so ključnega pomena dobre informacije o pričakovanih nabavnih potrebah. Te lahko temeljijo na planirani prodaji izdelkov in za njih potrebnih surovinah, porabi surovin v preteklih obdobjih ter povprečnih dobavnih rokih posameznih surovin in dobaviteljev. Slednji se v trenutnih razmerah lahko spreminjajo iz dneva v dan, čemur mora slediti tudi nabavna služba. Le tako bo namreč ob pripravi plana naročanja imela kredibilno informacijo o materialih s kritičnimi roki dobave.

Pregleden plan nabave lahko loči zmagovalce od poražencev

Pri zagotavljanju nabave v današnjih razmerah se kot najboljša praksa kaže dober plan nabave – da ima podjetje na osnovi podatkov iz proizvodnje jasen vpogled, kdaj potrebuje določen material in v kakšni količini. Iz takšnega vpogleda v prihodnje nabavne potrebe, recimo za en mesec vnaprej, se tudi hitro lahko ugotovi, ali se splača za kakšen material združevati naročila na daljši rok. Vsekakor je tak način manj tvegan, kot če bi večje količine materiala zaradi varnosti naročali brez osnove v dejanskih prodajnih naročilih in planu proizvodnje – panično, po občutku. Tudi če bi kupci čez noč odpovedali naročila, bi v skladišču ostale manjše količine, s čimer bi bili tudi likvidnostni problemi zaradi denarja, vezanega v zaloge materiala, manjši.

Pregled nad planirano dobavo, ki se kreira na osnovi datumov dobave v potrjenih naročilih, nabavni službi omogoča, da redno preverja stanje pri dobaviteljih in tako lažje ukrepa. Zaradi pravočasne informacije o morebitni zamudi določene dobave lahko v proizvodnji prerazporedijo delovne naloge in operacije ter jih prilagodijo dejanskemu stanju. S hitro odzivnostjo lahko zamudo kompenzirajo do te mere, da ne pride do občutnih prekoračenj roka dobave kupcu oziroma, da se zakasnitev pri enem prodajnem naročilu ne prenese še na druga.

Vizualizacija nabavnega plana izboljša sodelovanje

Z vizualiziranim planom nabave podjetje na enostaven način vzpostavi nadzor nad pravočasnostjo dobave, hkrati pa izboljša komunikacijo med nabavo, proizvodnjo in prodajo. Vse tri službe namreč lahko, glede na realno stanje pri nabavi oziroma dobavi materiala v primeru odstopanj od plana, aktivno iščejo rešitve. Vsekakor ima veliko prednost pri tem transparentnost in zaupanje v informacije ter spremljanje stanja v realnem času – glede na trenutne podatke o dobavnih rokih, ki jih sporoča dobavitelj. Tako podjetje lažje komunicira s svojimi kupci ter jih sproti obvešča o morebitnih zamudah oziroma ukrepih, ki jih izvaja pri realizaciji posla. Ob takšnem sodelovanju kupci bolje razumejo stanje in ohranijo partnerstvo kljub temu, da naročenih izdelkov ne dobijo v dogovorjenem času.

V MIT Orkestru se na osnovi delovnih nalogov, tehnoloških postopkov in normativov samodejno pripravita tabelarični in grafični projektni plan. Grafični projektni plan v obliki gantograma omogoča kakovostne vizualizirane vpoglede v izvedbeno stanje projekta po posameznih aktivnostih – delovnih nalogih oziroma tehnoloških postopkih vse do ravni delovnega centra oziroma posamezne operacije na stroju. Pri tem ne omogoča samo vpogleda v proizvodne dejavnosti po delovnih nalogih, ampak ponuja tudi vpoglede v ostale povezane aktivnosti, kot so nabava, vzdrževanje strojev in naprav, montaža… Z uporabo zajema podatkov prek senzorjev IoT, proizvodnih terminalov ter mobilnih naprav za spremljanje storitev na terenu se na interaktivnih gantogramih samodejno osvežujejo informacije o izvedbi.

Upravljanje stroškov

Vsekakor je za vsak resen proizvodni projekt smiselno najprej narediti predkalkulacijo. Enostavno že zato, da si ne ustvarimo izgube še preden potrdimo naročilo ali podpišemo pogodbo. Prekalkulacija, v kateri naj se obravnava različna pokritja, v izvedbeni fazi projekta služi za primerjavo stroškovne uspešnosti oziroma razlike v ceni na podlagi izdanih naročilnic oziroma prejetih računov dobaviteljev, porabljenega delovnega časa, strojnih ur in podobno.

V poslovnem informacijskem sistemu za proizvodna podjetja MIT Orkester se na primer na posameznem projektu predkalkulacijski zneski samodejno preverjajo z realiziranimi stroški (analiza po stroškovnih mestih), pri čemer v realnem času nastaja tudi brutobilanca. Ob tem je vodjem in skrbnikom projekta na voljo grafično spremljanje profitabilnosti projektov z možnostjo pregledovanja strukture prihodkov in stroškov. Najvišje vodstvo pa ima prek nadzornih plošč vpogled v izkaz uspešnosti projektnega portfelja in posameznih projektov, profitnih centrov in stroškovnih mest.

Pri proizvodnih projektih MIT Orkester omogoča tudi izkoriščanje informacij iz vmesnih kalkulacij, ki se generirajo na osnovi samodejnega zajema podatkov iz proizvodnje. To pomeni, da se na projektu praktično interaktivno spremlja potek izvajanja projekta ne samo časovno ampak tudi vrednostno.

Za popoln pregled nad izvajanjem projekta je na voljo tudi vsa dokumentacija, ki se zbira na projektu, od same projektne dokumentacije do pogodb, naročilnic in računov.

Za svoje proizvodne projekte si podjetja želijo čim bolj enostavnega pa vendar natančnega spremljanja stroškov, porabe časa in vseh drugih virov, skozi vse projektne faze – pravzaprav že od ponudbe naprej. Pri tem največkrat uporabljajo različne informacijske rešitve, kar na koncu botruje pomanjkljivi preglednosti projektnega portfelja ter s tem nedoseganju projektnih ciljev, od manjšega RVC-ja do zamud pri dobavi.

Kaj spremljati pri projektih?

Samo projektno vodenje je v največji meri odvisno od uporabljene metodologije, vendar si podjetje lahko samo določi in standardizira proces priprave, izvajanja in spremljanja uspešnosti projekta. Čeprav je vsak projekt glede načina izvedbe pravzaprav enkraten in neponovljiv, imajo vsi enake glavne lastnosti:

• točno določen začetek in konec;
• končni cilj je opredeljen s končnim produktom, rokom izdelave in stroški;
• sestavljajo ga aktivnosti, ki omogočajo napredovanje projekta;
• vključuje več deležnikov in različnih poslovnih virov.

Manjša in srednja proizvodna podjetja, ki želijo agilno odgovarjati na zahteve kupcev, morajo najti pravo razmerje med kompleksnostjo priprave proizvodnega projekta in izvajanjem. Čeprav velja, da se z vložkom časa v pripravo projekta pridobi pri izvajanju, največkrat ni niti časa niti človeških virov za izdelavo podrobnih projektnih načrtov.

Podjetja potrebujejo enostavne, vendar učinkovite rešitve

Za ilustracijo učinkovitega vodenja proizvodnih projektov si oglejmo nekatere glavne zmožnosti poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Ta omogoča popoln pregled nad projekti na enem mestu z uporabo enotnega informacijskega orodja. Tako pri vodenju projektov ni več treba uporabljati posebnih programov za vodenje projektov, sestavljati in izpolnjevati preglednic v Excelu, voditi dokumentov v zunanjem dokumentnem sistemu, zbirati in prepisovati podatkov z delovnih listov ter naročati poročil iz finančno-računovodske in nabavne službe.

Kako torej MIT Orkester prispeva k ureditvi vašega portfelja projektov v proizvodnji:

• enostaven vnos projekta z osnovnimi meta podatki;
• vodenje celotne projektne dokumentacije na enem mestu, od ponudbe do prevzemnega zapisnika;
• hitra priprava predkalkulacij, vmesnih kalkulacij in pokalkulacij;
• avtomatično spremljanje RVC projekta, glede na porabljen material, delovni čas ter prejete in izdane račune;
• vizualizacija projekta in vseh povezanih aktivnosti, vse do posameznih operacij na strojih in montaže;
• samodejen zajem podatkov iz proizvodnje o izvajanju aktivnosti na projektu;
• vizualizacija plana in realizacije nabave ter obvladovanje nabave JIT;
• spremljanje izvajanja montažnih storitev na terenu.

S takšnimi informacijami na enem mestu se izboljša komunikacija in uskladijo vsi deležniki, zato so posamezne naloge in projektne faze zaključene pravočasno in seveda v predvidenih finančnih okvirih. Poleg tega se anomalije hitro odkrijejo, kar zagotavlja pravočasen in pravilen odziv pri vseh povezanih projektnih dejavnostih. Zaradi enostavnosti rešitve jo zaposleni hitro prevzamejo, kar prispeva k standardizaciji spremljanja in večji urejenosti proizvodnih projektov.

Vendar za uspešno realizacijo plana, še bolj pa za čim večjo učinkovitost, niso dovolj samo predvideni datumi odpreme na osnovi prodajnih naročil ali pavšalna ocena trajanja izvedbe delovnih nalogov z velikimi varnostnimi faktorji. Za dobre plane in hkrati maksimalno izkoriščenost proizvodnih kapacitet je potrebno uporabljati več podatkov in verodostojne informacije. Podatki, ki najbolj vplivajo na vzdržnost plana pa so podatki o tehnoloških postopkih, ki so predvideni po delovnem nalogu.

Slab pregled nad proizvodnjo lahko zavira prodajno uspešnost

Pomanjkanje zanesljivih in hitrih informacij o dogajanju v proizvodnji onemogoča optimalno delo tudi drugim poslovnim funkcijam, predvsem prodaji. Ta na primer:

1. nima vpogleda v zasedenost in sproščanje proizvodnih kapacitet, zato lahko kupcu ponudi nedosegljiv dobavni rok;
2. ne vidi »lukenj« v planu, ki bi jih lahko zapolnila z dodatnimi naročili ali celo sprejela naročila s hitrim rokom dobave in posledično višjo ceno;
3. prodaja nima vpogleda v dejansko zasedenost kapacitet, zato lahko zavrne naročila kljub temu, da ima na voljo razpoložljive kapacitete;
4. ne more pravočasno obvestiti stranke v primeru, da ne bo možno doseči obljubljenega dobavnega roka;
5. vodstvo zaradi neodkritih zamud ne more pravočasno ukrepati, zato se mora prodaja ukvarjati z gašenjem požarov, ki največkrat pomenijo dodatne popuste, pogodbene kazni ali celo izgubo posla.

Monitoring zagotavlja podatke za učinkovito proizvodnjo

V podjetju MIT informatika smo prenovili informacijsko rešitev za monitoring proizvodnje, ki zagotavlja spremljanje dogajanja v proizvodnji neodvisno od uporabljene naprave.

Rešitev omogoča vnos podatkov o zaključenosti posameznih operacij neposredno na delovnem centru ali posameznem stroju, bodisi prek ročnega vnašanja bodisi prek samodejnega zajema prek vgrajenih senzorjev (IoT). Podatki se samodejno prenesejo v plan, kar planerju omogoča, da v primeru anomalij ustrezno ukrepa, na primer prerazporedi operacije glede na prioritete. Monitoring zagotavlja kakovostne informacije tudi drugim uporabnikom, na primer za pripravo vodstvenih poročil, tehnologiji o izvajanju normativov in prodaji o realizaciji naročil kupcev.

Podatki, pridobljeni z monitoringom proizvodnje, prinašajo torej visoko dodano vrednost. V prvi vrsti omogočajo natančnejše planiranje same proizvodnje, po drugi strani pa izboljšajo tudi upravljanje podpornih procesov od interne logistike do vzdrževanja. Sinergija z obvladovanjem tehnoloških postopkov navsezadnje prispeva k izboljšanju kazalnika OEE ter posledično k večji uspešnosti podjetja. Ne smemo prezreti tudi njihove vodstvene in prodajne vrednosti, ki le še dodajata koristi za čim hitrejšo vpeljavo monitoringa v proizvodnjo.

Iz programa za načrtovanje nabavnih potreb nabavi sporoči vrsto materiala, količino in datum, do katerega mora biti v podjetju. Sistem nato kreira materialno naročilnico in jo pošlje dobavitelju, da potrdi rok in količino, ki se zapišeta na nabavno naročilo. Sledi ponovno proženje osvežitve plana, kjer se v primeru kasnejše dobave samodejno preplanira plan kapacitete strojev in s tem zamaknejo določene operacije.

Primer dobre prakse nabave JIT glede na potrebe proizvodnje

V ERP sistemu MIT Orkester se razpišejo delovni nalogi za proizvodnjo, ki so narejeni na osnovi kosovnic končnih izdelkov. ERP sistem izračuna potrebne količine blaga in surovin glede na planirane roke izdelave in želene količine izdelkov za kupca. Izredno pomemben podatek je želeni rok dobave blaga in surovin, ki mora prispeti le nekaj dni pred začetkom proizvodnje. Ko blago in surovine prispejo v podjetje, se izvede količinski in kakovostni prevzem v ERP sistem. Postopek izdaje blaga in surovin pa je popolnoma avtomatiziran po sistemu direktne logistike (Cross Docking). To pomeni, da se blago in surovine ne uskladiščuje v skladiščne regale, temveč se izvede direktna izdaja na že aktivne delovne naloge za proizvodnjo. Brez dodatnih korakov se v sistemu naredijo materialne izdajnice za potrebni material, zahtevan na delovnih nalogih. Blago in surovine se pripravi na vozičke ali odloži na odlagalna mesta Cross-Docking regalov. Vse skladiščne operacije so registrirane in sistemsko vodene z mobilno rešitvijo na prenosnih terminalih s čitalci črtne kode.

Za planiranje materiala obstajata dva osnovna scenarija

Nekatera podjetja najprej planirajo kapacitete in potem material, druga pa obratno. V primeru, da je osnova plan kapacitete strojev, se pri planiranju materiala upošteva datum, ko stroj začne operacijo. V tem primeru se ob napovedanem zamiku dobave prestavi operacije in naredi nov plan materiala. »Lahko pa se planira proizvodnjo glede na plan dobave. V tem primeru se materialni plan in plan kapacitet pripravljata glede na potrjene roke na naročilnicah. Vsekakor sta oba načina primerna za podjetja, ki planirajo proizvodnjo vsaj za mesec ali dva vnaprej, za tiste, ki delajo ad-hoc pa ne pride v poštev, saj se zahteve neprestano spreminjajo,« je razložil Zavrl.

Prvi način – naročanje glede na plan kapacitete strojev – je primeren za kratke dobavne roke. Pri daljših dobavnih rokih se najprej naredi plan dobave in šele nato plan kapacitet.

Ob spremembi razmer na trgu se strategija lahko zamenja

Zavrl opozarja, da so lahko podjetja hitro primorana spremeniti strategijo planiranja zaradi sprememb na trgu surovin. »Do sedaj si lahko materiale dobil v enem tednu, po novem boš lahko čakal mesec ali dva. To pomeni, da bodo čakali tudi delovni nalogi za proizvodnjo.« Prednost MIT Orkestra je, da tako spremembo izvedejo uporabniki sami, brez kakršnega koli preprogramiranja procesov, dopolnjevanja programov ali kupovanja dodatnih programskih modulov. »Obstoječa rešitev za vodenje proizvodnje ponuja različne scenarije planiranja, kakor tudi vodenje različnih planov, od kapacitet, materiala do dobave in odpreme,« je razložil Zavrl. Tako podjetja enostavno prilagajajo planiranje proizvodnje glede na razmere na trgu surovin in ohranijo produktivnost ter zmanjšajo vpliv sprememb pri dobavah materiala na oskrbo kupcev.

Tokrat govorimo o listi naročanja artiklov v nabavi.