Preizkušene IKT-rešitve lahko izboljšajo pozicijo v oskrbni verigi

Informacijske rešitve MIT proizvodnim podjetjem zagotavljajo celovite vzvode za obvladovanje nabavnega procesa. Njihovi uporabniki se lažje odzivajo na spremembe pri oskrbi proizvodnje in se prilagajajo novim blagovnim tokovom. Posledično lažje izpolnjujejo svoje obveznosti do kupcev in pridobivajo nove posle, saj mnoga podjetja zaradi porušene oskrbe prekinjajo dejavnost.

Uporaba teh rešitev proizvodnim podjetjem v prvi vrsti omogoča hitro prilagoditev anomalijam in spremembam pri oskrbi z materialom. V prihodnjih prispevkih bomo obravnavali, kako s posameznimi informacijskimi rešitvami izboljšate konkretne zahteve, kot so zagotavljanje optimalnih zalog končnih izdelkov in materiala, uresničevanje dobavnih rokov za standardne izdelke in projekte ter odločanje za izboljšave v procesih in poslovnih modelih.

Ostanite v stiku in sledite dobrim praksam nabavnega poslovanja!

Oskrbovalna oziroma dobavna veriga je tok informacij med dobaviteljem, nabavo, proizvajalcem in kupcem. Vsak člen verige je pomemben, saj so podjetja medsebojno povezana v t.i. partnerskem odnosu, s pomočjo katerega imajo vsi na voljo prave informacije.

Z industrijo 4.0 pa so te informacije dosegljive takoj, kar omogoča hitrejše prepoznavanje sprememb in s tem hitrejši odziv na spremembe.

O ključnih razlikah med tradicionalnim pristopom in digitalno oskrbovalno verigo smo pisali v priročniku.

Kazalniki, kot so obračanje sredstev, gospodarnost, donosnost in produktivnost, ne odkrivajo vedno pravega stanja proizvodnega podjetja, ob vse bolj zahtevnih kupcih in vedno bolj globalni konkurenci pa je za podjetje pomembno odkrivanje uspešnosti razvoja in napredovanja.

Kazalnik, ki odkriva, kako se podjetje izboljšuje, je operativna učinkovitost strojev in naprav OEE. Ker je v kazalnik OEE zadnje čase usmerjeno veliko pozornosti, smo pripravili brezplačni priročnik, kjer je predstavljena vrednost tega kazalnika, še zlasti v času vse večje konkurence.

Ne glede na scenarij, za katerega se odloči podjetje, so ključnega pomena dobre informacije o pričakovanih nabavnih potrebah. Te lahko temeljijo na planirani prodaji izdelkov in za njih potrebnih surovinah, porabi surovin v preteklih obdobjih ter povprečnih dobavnih rokih posameznih surovin in dobaviteljev. Slednji se v trenutnih razmerah lahko spreminjajo iz dneva v dan, čemur mora slediti tudi nabavna služba. Le tako bo namreč ob pripravi plana naročanja imela kredibilno informacijo o materialih s kritičnimi roki dobave.

Pregleden plan nabave lahko loči zmagovalce od poražencev

Pri zagotavljanju nabave v današnjih razmerah se kot najboljša praksa kaže dober plan nabave – da ima podjetje na osnovi podatkov iz proizvodnje jasen vpogled, kdaj potrebuje določen material in v kakšni količini. Iz takšnega vpogleda v prihodnje nabavne potrebe, recimo za en mesec vnaprej, se tudi hitro lahko ugotovi, ali se splača za kakšen material združevati naročila na daljši rok. Vsekakor je tak način manj tvegan, kot če bi večje količine materiala zaradi varnosti naročali brez osnove v dejanskih prodajnih naročilih in planu proizvodnje – panično, po občutku. Tudi če bi kupci čez noč odpovedali naročila, bi v skladišču ostale manjše količine, s čimer bi bili tudi likvidnostni problemi zaradi denarja, vezanega v zaloge materiala, manjši.

Pregled nad planirano dobavo, ki se kreira na osnovi datumov dobave v potrjenih naročilih, nabavni službi omogoča, da redno preverja stanje pri dobaviteljih in tako lažje ukrepa. Zaradi pravočasne informacije o morebitni zamudi določene dobave lahko v proizvodnji prerazporedijo delovne naloge in operacije ter jih prilagodijo dejanskemu stanju. S hitro odzivnostjo lahko zamudo kompenzirajo do te mere, da ne pride do občutnih prekoračenj roka dobave kupcu oziroma, da se zakasnitev pri enem prodajnem naročilu ne prenese še na druga.

Vizualizacija nabavnega plana izboljša sodelovanje

Z vizualiziranim planom nabave podjetje na enostaven način vzpostavi nadzor nad pravočasnostjo dobave, hkrati pa izboljša komunikacijo med nabavo, proizvodnjo in prodajo. Vse tri službe namreč lahko, glede na realno stanje pri nabavi oziroma dobavi materiala v primeru odstopanj od plana, aktivno iščejo rešitve. Vsekakor ima veliko prednost pri tem transparentnost in zaupanje v informacije ter spremljanje stanja v realnem času – glede na trenutne podatke o dobavnih rokih, ki jih sporoča dobavitelj. Tako podjetje lažje komunicira s svojimi kupci ter jih sproti obvešča o morebitnih zamudah oziroma ukrepih, ki jih izvaja pri realizaciji posla. Ob takšnem sodelovanju kupci bolje razumejo stanje in ohranijo partnerstvo kljub temu, da naročenih izdelkov ne dobijo v dogovorjenem času.

Iz programa za načrtovanje nabavnih potreb nabavi sporoči vrsto materiala, količino in datum, do katerega mora biti v podjetju. Sistem nato kreira materialno naročilnico in jo pošlje dobavitelju, da potrdi rok in količino, ki se zapišeta na nabavno naročilo. Sledi ponovno proženje osvežitve plana, kjer se v primeru kasnejše dobave samodejno preplanira plan kapacitete strojev in s tem zamaknejo določene operacije.

Primer dobre prakse nabave JIT glede na potrebe proizvodnje

V ERP sistemu MIT Orkester se razpišejo delovni nalogi za proizvodnjo, ki so narejeni na osnovi kosovnic končnih izdelkov. ERP sistem izračuna potrebne količine blaga in surovin glede na planirane roke izdelave in želene količine izdelkov za kupca. Izredno pomemben podatek je želeni rok dobave blaga in surovin, ki mora prispeti le nekaj dni pred začetkom proizvodnje. Ko blago in surovine prispejo v podjetje, se izvede količinski in kakovostni prevzem v ERP sistem. Postopek izdaje blaga in surovin pa je popolnoma avtomatiziran po sistemu direktne logistike (Cross Docking). To pomeni, da se blago in surovine ne uskladiščuje v skladiščne regale, temveč se izvede direktna izdaja na že aktivne delovne naloge za proizvodnjo. Brez dodatnih korakov se v sistemu naredijo materialne izdajnice za potrebni material, zahtevan na delovnih nalogih. Blago in surovine se pripravi na vozičke ali odloži na odlagalna mesta Cross-Docking regalov. Vse skladiščne operacije so registrirane in sistemsko vodene z mobilno rešitvijo na prenosnih terminalih s čitalci črtne kode.

Za planiranje materiala obstajata dva osnovna scenarija

Nekatera podjetja najprej planirajo kapacitete in potem material, druga pa obratno. V primeru, da je osnova plan kapacitete strojev, se pri planiranju materiala upošteva datum, ko stroj začne operacijo. V tem primeru se ob napovedanem zamiku dobave prestavi operacije in naredi nov plan materiala. »Lahko pa se planira proizvodnjo glede na plan dobave. V tem primeru se materialni plan in plan kapacitet pripravljata glede na potrjene roke na naročilnicah. Vsekakor sta oba načina primerna za podjetja, ki planirajo proizvodnjo vsaj za mesec ali dva vnaprej, za tiste, ki delajo ad-hoc pa ne pride v poštev, saj se zahteve neprestano spreminjajo,« je razložil Zavrl.

Prvi način – naročanje glede na plan kapacitete strojev – je primeren za kratke dobavne roke. Pri daljših dobavnih rokih se najprej naredi plan dobave in šele nato plan kapacitet.

Ob spremembi razmer na trgu se strategija lahko zamenja

Zavrl opozarja, da so lahko podjetja hitro primorana spremeniti strategijo planiranja zaradi sprememb na trgu surovin. »Do sedaj si lahko materiale dobil v enem tednu, po novem boš lahko čakal mesec ali dva. To pomeni, da bodo čakali tudi delovni nalogi za proizvodnjo.« Prednost MIT Orkestra je, da tako spremembo izvedejo uporabniki sami, brez kakršnega koli preprogramiranja procesov, dopolnjevanja programov ali kupovanja dodatnih programskih modulov. »Obstoječa rešitev za vodenje proizvodnje ponuja različne scenarije planiranja, kakor tudi vodenje različnih planov, od kapacitet, materiala do dobave in odpreme,« je razložil Zavrl. Tako podjetja enostavno prilagajajo planiranje proizvodnje glede na razmere na trgu surovin in ohranijo produktivnost ter zmanjšajo vpliv sprememb pri dobavah materiala na oskrbo kupcev.

Tokrat govorimo o listi naročanja artiklov v nabavi.

Osrednji sistem za naročanje

V Loteriji Slovenije so s centralnim sistemom najprej standardizirali postopek naročanja. Naročanje se izvaja prek standardnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki so jih uskladili z organizacijskimi pravili ter pooblastili. Rešitev v spletni tehnologiji jim je omogočila izvajanje postopka neodvisno od uporabniških naprav. Nabavni sistem vključuje tudi vnos osnovnih podatkov za letne pogodbe z dobavitelji, s čimer so vzpostavili nadzor nad črpanjem pogodbe in samodejno kontrolo zneska naročilnice s stanjem na pogodbi. V nadaljevanju bodo sistem povezali tudi z rešitvijo za materialno poslovanje, s čimer bodo pridobili spremljanje prevzema blaga na zalogo.

Digitalna nabava poenostavlja delo

Z uvedbo MITove rešitve so v Loteriji Slovenije pridobili celovit pregled nad naročilnicami po posameznih fazah, od priprave do potrjevanja do pošiljanja dobaviteljem. Digitalni delovni tok z vgrajenimi verigami podpisnikov zagotavlja hitro in gladko izvedbo nabavnega postopka.

»Sedaj v računovodstvu vemo, koliko stvari je bilo naročenih in lahko načrtujemo finančni tok. Enostavnejše je tudi potrjevanje računov, ki poteka prek MITove rešitve, kjer prejete račune enostavno povežemo z izdanimi naročilnicami,« je povedala Nada Živković. Kompletiranje dokumentacije je bistveno lažje, dokumenti se ne zalagajo, saj ne potujejo več fizično naokrog.

Veliko so pridobili tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalen delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Kot pravi Živkovićeva, ima vsak, ki pripravlja naročilnice, pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma v podpisovanju.

Povečala se je tudi informiranost med oddelki. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Poenostavilo se je tudi delo v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.

Delovno okolje

Če so pisarniške aplikacije v osnovi namenjene izdelavi dokumentov, od dopisov do pogodb, pa poročil, še celo naročil in računov, tudi to vlogo vse bolj prevzema sistem ERP. Ker predstavlja osrednje zbirališče podatkov, s svojo poslovno logiko pa možgane podjetja, sodoben poslovni informacijski sistem omogoča avtomatsko izdelavo dokumentov z minimalnim posredovanjem človeka. Celo pogodbo lahko na osnovi pravil in pred nastavljene vsebine sestavi sam. Po drugi strani zna ERP sistem sprejeti, obdelati in shranjevati elektronske dokumente, s čimer odpravlja ročno vnašanje podatkov, tiskanje oziroma kopiranje dokumentov ter arhiviranje. ERP sistem, kot je MIT Orkester, ki na enem mestu združuje podatke, procese in dokumente, podjetjem omogoča, da oblikujejo enotno, varno, nadzorovano in cenovno učinkovito delovno okolje za večino informacijsko podprtih delovnih mest.

Vodenje in odločanje

Ena od pomembnih, danes celo največja korist celovitih sistemov ERP, so podatki, saj na enem mestu združuje zgodovinske podatke iz praktično vseh področij poslovanja – od prodaje do proizvodnje in nabave. ERP sistem z vgrajenimi zmožnostmi za poročanje in vdelano analitiko odločevalcem na vseh ravneh ponuja takojšnje informacije, ki jih rabijo za operativno odločanje pri trenutnih nalogah ali za sprejemanje odločitev, od katerih je odvisna prihodnost podjetja. Ker informacije za odločanje v sistemu ERP nastajajo na osnovi enotnih podatkov, brez človeškega posredovanja (na primer prepisovanje podatkov in izdelava preračunov ali makrojev v Excelu) in posledično brez napak, vsi v podjetju uporabljajo enake podatke, informacije so na voljo na klik, hkrati pa se poročila lahko distribuirajo samodejno na različne naprave, vključno s pametnimi telefoni. Ne samo, da se na tak način poenostavi in pohitri pripravo rednih poročil, s pomočjo analitičnih zmožnosti odločevalcem pa tudi kreativnim zaposlenim ni potrebno čakati na ad-hoc informacije, ki jih rabijo za specifične naloge z visoko dodano vrednostjo, na primer segmentacija strank ter raziskave dobaviteljev. Takšno osrednje obvladovanje podatkov, kot ga zagotavlja MIT Orkester, v proizvodnih podjetjih poleg poslovne analitike in poročanja zagotavlja tudi hitro izdelavo pred in po kalkulacij. S tem omogoča pripravo dobičkonosnejših ponudb, zagotavljanje realnih rokov izdelave ter učinkovitejšo procesno, tehnološko in stroškovno optimizacijo.

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.

Pošteno – pridobitve za vse, izdajatelje in prejemnike

Brezpapirno medpodjetniško poslovanje, ki poteka na digitalen in avtomatiziran način, resda ni zastonj. Je pa za vsaj polovico cenejše kot pošiljanje papirnih dokumentov po pošti, ter neprimerljivo hitrejše in bolj zanesljivo kot pošiljanje elektronskih dokumentov po e-pošti.

Od njega imajo enakovredne koristi vsi udeleženci v oskrbni verigi. Dobaviteljem zagotavlja avtomatsko izdajo e-dokumentov in vzpostavitev enotnega poslovanja s partnerji. Hkrati povečajo zanesljivost dostave ter znižajo stroške izdaje dokumentov. In kar je še posebej pomembno – zaradi boljše sledljivosti se izboljša plačevanje – plačilo dobijo v roku. Kupci na drugi strani pridobijo berljive dokumente, ki jih lahko preprosto uvozijo v svoje sisteme, avtomatsko prevzamejo posamezne postavke iz dokumenta in avtomatizirajo interne procese (obdelava prodajnih ponudb, likvidacija računov, kontrola poslov, priprava plačilnih nalogov…). Tako prejetih dokumentov ni več treba tiskati za arhiv, ampak že ponudniki storitev elektronske izmenjave ponujajo rešitve za njihovo varno hrambo.

Brezpapirno s partnerji

ERP-sistemi MIT Orkester podpirajo različne scenarije brezpapirnega poslovanja s poslovnimi partnerji. MIT Orkester je za to povezan z vsemi vodilnimi omrežji oziroma storitvami elektronske izmenjave (EDI), ki v Sloveniji omogočajo elektronsko izmenjavo z lokalnimi podjetji ter podjetji na tujih trgih:

• ZZI (ZZInet, bizBox)
• Panteon Group (Panteon.net®, eb-MANAGER®)
• EBA
• 3Net

Ne samo, da se prek teh storitev lahko izdaja ali prejema elektronske račune. MIT Orkester na tak način nadgrajuje zmožnosti za podporo pri nabavi JIT v smeri boljšega obvladovanja zunanjega dela procesa nabave. Poslovanje z dobavitelji postane bolj pregledno, hitrejše in cenejše – predvsem zaradi odprave napak in boljšega nadzora nad procesom, ki omogoča pravočasno ukrepanje.

Elektronska izmenjava se kaže kot ena od osnov digitalizacije poslovanja, saj brez nje ni možno zagotoviti avtomatizacije procesov, ki se odvijajo med podjetji. Podjetje sicer lahko samostojno vzpostavlja posamične EDI-povezave s partnerji, vendar mu uporaba teh pristopov ponuja večjo prilagodljivost na zahteve partnerjev ter navsezadnje hitrejšo in cenejšo vzpostavitev digitalnega poslovanja z njimi.

 

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.

V podjetju MIT informatika poleg poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester ponujajo dokumentni sistem DMS@MIT, ki se tesno povezuje s poslovnim informacijskim sistemom. Vnos vseh potreb po nabavi oziroma naročanju materiala pri zunanjih dobaviteljih se izvede v informacijskem sistemu, in se nato prenese v proces potrjevanja v DMS@MIT. Takšno rešitev za digitalizacijo v nabavni službi že izkorišča na primer Steklarna Hrastnik.

MIT-ova rešitev uporabnikom daje jasen pregled in dodatne analize potreb glede nabave storitev, materiala, drobnega inventarja ter stanja osnovnih sredstev v podjetju. Po drugi strani zbrani podatki zaposlenim v nabavi ter kontrolingu omogočajo bolj realno in nadzorovano planiranje v prihodnjih letih oziroma spremljanje in primerjavo realizacije s preteklimi obdobji in planom. DMS@MIT prek vgrajenega modula Podpisovanje – Proces potrjevanja dokumentov skrbi za hitro prenašanje nabavnih zahtevkov v pregled in odobritev, pri čemer uporabnikom, vodjem in nabavnikom zagotavlja sprotne informacije o poteku obravnave posameznega nabavnega zahtevka.