Kako pri vas obvladujete likvidnost?

Obvladovanje likvidnosti danes je ključno za zagotavljanje plačilne sposobnosti jutri. Bistven del likvidnosti pa je upravljanje finančnega toka. Vodstvo običajno zahteva najmanj 15 dnevni pregled plana prilivov in odlivov, prek katerega se ugotavlja likvidnost in sprejema nadaljnje odločitve. Podatke pripravijo v računovodstvu na osnovi podatkov iz saldakontov planirane prodaje, nabavnih naročil, predračunov … Gre za posle, ki so se izvedli ali se še izvajajo in imajo dogovorjen rok dobave oziroma plačila ter večje mesečne odlive (plače, anuitete kreditov…).

»Problem je v tem, da v planu finančnega toka običajno niso vključene obveznosti in terjatve vseh partnerjev. Posebni dogovori s kupci o roku plačil in pričakovano zamudo so recimo vključeni le, če je pripravljavec plana s tem seznanjen.« je povedala Milena Lorenčič, poslovna svetovalka v podjetju MIT informatika. V primeru razpršene in nepregledne evidence prodajnih in nabavnih dokumentov je možnost, da kakšen dokument z večjim prilivom ali odlivom v ročno pripravljenem poročilu ni zajet.

»Ročna priprava plana terja ogromno časa, pri čemer je plan velikokrat nepopoln. Največ škode se lahko zgodi, če v določenem trenutku nimamo sredstev za poravnavanje obveznosti in podjetje pade v spiralo zamud pri plačilih,« je še povedala Lorenčičeva. To ne pomeni samo nezadovoljstva pri poslovnih parterjih, ampak tudi poslabšanje bonitetne ocene, ki lahko dolgoročno vpliva na uspešnost podjetja.

Verodostojna slika finančnega toka

MIT informatika pripravlja rešitev Likvidnostni plan. Ta rešitev je namenjena popolnemu pregledu nad finančnim tokom in bo vodstvu zagotovila popolne in točne informacije za sprejemanje odločitev. Pregled nad finančnim tokom bo možen za celotno podjetje, po stroškovnih mestih ali aktivnih projektih. Kot pravi Milena Lorenčič, bo priprava plana zelo enostavna, s samo nekaj kliki, kar bo pripravljavcem podatkov v finančno-računovodski službi oziroma kontrolingu prihranilo tudi veliko časa. V Likvidnostni plan bo možno zajeti dokumente iz celotnega prodajnega procesa (ponudba, predračun, prodajno naročilo, nalog za odpremo, dobavnica, faktura) in nabave (naročilnica, prevzemnica, račun). Vključeni bodo celo posebni dogovori s partnerji v zvezi z zamudami pri plačevanju (terjatve in obveznosti), ki se bodo upoštevali pri izračunu nove valute v planu in morebitni cassasconto. Posebna prednost nove rešitve bo stalen vpogled v aktualno stanje finančnega toka, kar bo računovodstvo razbremenilo priprave rednih likvidnostnih poročil.

Morda ste že naredili korak naprej in začeli s pošiljanjem digitalnih dokumentov iz sistema ERP za potrjevanje po e-pošti. Ta rešitev vam problem poceni, ne pa odpravi. Sami delovni postopki so še vedno nepregledni, prihaja do zamud in napak. Naloge in odgovornosti niso jasne, zato se dogaja, da se določeni dokumenti sploh ne obdelajo in ostanejo »v predalu«. Še več, če so delovni postopki take narave, da se mora v ERP sistem prenesti informacija o odobritvi ter še kakšen podatek, potem je v tem primeru podatke potrebno prepisovati ročno. In smo spet nekje pri začetku.

Zakaj si ne bi poenostavili življenja ter digitalne dokumente tudi obravnavali digitalno? Na vaši strani so zakonodaja, tehnologija in prihranki. Ne čakajte na maj!

Uporabniki poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester si lahko obvladovanje dokumentov bistveno poenostavijo. Na voljo jim je dokumentni sistem DMS@MIT, ki je tesno povezan s poslovnim informacijskim sistemom. Ta povezava prinaša številne prednosti in koristi:

1. Sistem za celovito upravljanje z dokumenti: Uporabniki dokumente iz sistema ERP enostavno posredujejo v dokumentni sistem, kjer se izvedejo ustrezni brezpapirni delovni tokovi, na primer potrjevanje prodajnih ponudb, nabavnih zahtevkov, reklamacijskih zapisnikov…
2. Cenejša rešitev: integracija ni potrebna, saj je DMS@MIT že pripravljen na sodelovanje s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. To pomeni, da ni stroškov storitve in vzdrževanja integracije, prihrani pa se tudi čas za integracijo, kar pomeni, da je uvedba dokumentnega sistema bistveno hitrejša.
3. Povezane informacije in dokumenti: dokumenti, ki se obdelujejo po podjetju, so tesno povezani s poslovnim transakcijami, kar poenostavlja delo različnih služb, od nabave in prodaje do finančnega računovodstva in kontrolinga.
4. Manj tiskanja interne dokumentacije: potrjevanje dokumentov, ki nastanejo v sistemu ERP, poteka hitreje in pregledno. Dokumentov ni več treba tiskati in iskati podpisnike, ampak se potrditve pridobi v elektronski obliki skozi delovni tok.
5. Poenostavitev postopkov: podatki se med sistemi prenašajo samodejno, brez ročnih vnosov, kar omogoča avtomatizacijo celotnih poslovnih procesov.
6. Manj napak: v delovne postopke so vgrajene kontrole, ki onemogočajo nastanek procesnih napak.
7. Učinkovitejša komunikacija: dokumenti in z njimi povezane naloge, se do izvajalcev prenašajo samodejno, glede na delovni tok. Ni več treba pošiljati e-pošte ali pa dodatno preverjati izvajanje zadolžitev. Vse informacije so v dokumentnem sistemu, na enem mestu, urejene in pregledne.
8. Sledljivost in odgovornost: s prenosom dokumentov iz sistema ERP v dokumentni sistem se vzpostavi vodeno delo z dokumenti, kar zmanjša napake ter poenostavi njihovo odkrivanje in odpravljanje. Za vsak dokument so odgovornosti vnaprej opredeljene, zato delo poteka gladko, brez nepotrebnih zastojev zaradi iskanja ustrezno kompetentnih oseb.
9. Enostavno razdeljevanje dokumentov: sodelavce, za katere želite, da prejmejo dokument, enostavno vključite v delovni tok, pri čemer so verige podpisnikov lahko vnaprej opredeljene.
10. Stalna razpoložljivost dokumentov: zaposleni za potrjevanje dokumentov niso več vezani na fizično lokacijo, ampak svoje naloge izvedejo z uporabo računalnika ali celo mobilnega telefona kjerkoli in kadarkoli.

Vas zanima, kako lahko z dokumentnim sistemom DMS@MIT odpravite probleme na področju obvladovanja dokumentacije? Ali kako implementirati sodobno digitalno poslovanje na ravni celotnega podjetja?

Stopite v stik z nami in se dogovorite za predstavitev!

Več informacij o DMS@MIT je na voljo na spletni strani DMS.

Pošteno – pridobitve za vse, izdajatelje in prejemnike

Brezpapirno medpodjetniško poslovanje, ki poteka na digitalen in avtomatiziran način, resda ni zastonj. Je pa za vsaj polovico cenejše kot pošiljanje papirnih dokumentov po pošti, ter neprimerljivo hitrejše in bolj zanesljivo kot pošiljanje elektronskih dokumentov po e-pošti.

Od njega imajo enakovredne koristi vsi udeleženci v oskrbni verigi. Dobaviteljem zagotavlja avtomatsko izdajo e-dokumentov in vzpostavitev enotnega poslovanja s partnerji. Hkrati povečajo zanesljivost dostave ter znižajo stroške izdaje dokumentov. In kar je še posebej pomembno – zaradi boljše sledljivosti se izboljša plačevanje – plačilo dobijo v roku. Kupci na drugi strani pridobijo berljive dokumente, ki jih lahko preprosto uvozijo v svoje sisteme, avtomatsko prevzamejo posamezne postavke iz dokumenta in avtomatizirajo interne procese (obdelava prodajnih ponudb, likvidacija računov, kontrola poslov, priprava plačilnih nalogov…). Tako prejetih dokumentov ni več treba tiskati za arhiv, ampak že ponudniki storitev elektronske izmenjave ponujajo rešitve za njihovo varno hrambo.

Brezpapirno s partnerji

ERP-sistemi MIT Orkester podpirajo različne scenarije brezpapirnega poslovanja s poslovnimi partnerji. MIT Orkester je za to povezan z vsemi vodilnimi omrežji oziroma storitvami elektronske izmenjave (EDI), ki v Sloveniji omogočajo elektronsko izmenjavo z lokalnimi podjetji ter podjetji na tujih trgih:

• ZZI (ZZInet, bizBox)
• Panteon Group (Panteon.net®, eb-MANAGER®)
• EBA
• 3Net

Ne samo, da se prek teh storitev lahko izdaja ali prejema elektronske račune. MIT Orkester na tak način nadgrajuje zmožnosti za podporo pri nabavi JIT v smeri boljšega obvladovanja zunanjega dela procesa nabave. Poslovanje z dobavitelji postane bolj pregledno, hitrejše in cenejše – predvsem zaradi odprave napak in boljšega nadzora nad procesom, ki omogoča pravočasno ukrepanje.

Elektronska izmenjava se kaže kot ena od osnov digitalizacije poslovanja, saj brez nje ni možno zagotoviti avtomatizacije procesov, ki se odvijajo med podjetji. Podjetje sicer lahko samostojno vzpostavlja posamične EDI-povezave s partnerji, vendar mu uporaba teh pristopov ponuja večjo prilagodljivost na zahteve partnerjev ter navsezadnje hitrejšo in cenejšo vzpostavitev digitalnega poslovanja z njimi.

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.

V podjetju MIT informatika poleg poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester ponujajo dokumentni sistem DMS@MIT, ki se tesno povezuje s poslovnim informacijskim sistemom. Vnos vseh potreb po nabavi oziroma naročanju materiala pri zunanjih dobaviteljih se izvede v informacijskem sistemu, in se nato prenese v proces potrjevanja v DMS@MIT. Takšno rešitev za digitalizacijo v nabavni službi že izkorišča na primer Steklarna Hrastnik.

MIT-ova rešitev uporabnikom daje jasen pregled in dodatne analize potreb glede nabave storitev, materiala, drobnega inventarja ter stanja osnovnih sredstev v podjetju. Po drugi strani zbrani podatki zaposlenim v nabavi ter kontrolingu omogočajo bolj realno in nadzorovano planiranje v prihodnjih letih oziroma spremljanje in primerjavo realizacije s preteklimi obdobji in planom. DMS@MIT prek vgrajenega modula Podpisovanje – Proces potrjevanja dokumentov skrbi za hitro prenašanje nabavnih zahtevkov v pregled in odobritev, pri čemer uporabnikom, vodjem in nabavnikom zagotavlja sprotne informacije o poteku obravnave posameznega nabavnega zahtevka.

Rezultat je nepregledno poslovanje ter pogosto izgubljanje informacij in napake, na kar se odzivajo z večanjem proizvedenih količin, večjimi zalogami materiala, dodatnimi popusti… Posledično ne dosegajo želene razlike v ceni, povečujejo stroške in obremenitev kapitala ter izgubljajo ugled pri strankah in sapo v primerjavi s konkurenco.

Poslovni informacijski sistem MIT OrkesterM majhnim podjetjem zagotavlja, da do 60 odstotkov zmanjšajo obseg ročnega vnašanja podatkov, pri čemer avtomatizirani postopki zmanjšujejo možnosti za napake.

Minimalno administracije za izvedbo naročila

MIT OrkesterM na prodajni strani omogoča, da se podatke samo enkrat vnese v prodajno naročilo, podatki in druge informacije pa se nato prenašajo skozi sistem vse do proizvodnje, odpreme in fakturiranja. Celoten proces je pregleden in sledljiv, kar zagotavlja informacije za vse ravni, od prodaje, tehnologije, proizvodnje in logistike do vodstva in financ.

Poenostavljena nabava

Tudi na nabavni strani so prihranki časa z MIT OrkestromM ogromni. Potrebe po nabavah materiala se zbirajo iz več virov: delovnih nalogov, prodajnih naročil, iz sistema spremljanja zalog po indikatorjih (signalna, minimalna, maksimalna zaloga…) ter iz proizvodnega načrta. Vse potrebe se kot interna naročila zbirajo na enem mestu v nabavi, kjer se lahko združijo v enotno naročilo za izbranega dobavitelja. Nabavna naročila so povezana tudi z nabavno kalkulacijo, s prevzemnim postopkom in na koncu z likvidacijo prejetih faktur.

Rezultati se pokažejo v rasti dobička in prihodkov

Z uporabo poslovnega sistema MIT OrkesterM majhna proizvodna podjetja znižajo neposredne stroške, prihranijo pri delovnem času za administracijo oziroma se bolj posvetijo osnovni dejavnosti. Ker dosledno izpolnjujejo naročila, jim ni treba več dajati dodatnih popustov, pri čemer se izboljša zadovoljstvo in zvestoba kupcev. Znižanje proizvedenih količin samo na naročene sprošča proizvodne zmogljivosti za nove posle in znižuje obratne stroške. Optimizacija zalog in nabave zmanjša stroške skladiščenja in nabave ter istočasno sprosti prepotreben kapital za financiranje novih poslov in investicije.

V Iskri ESV so se znašli pred izzivom nadgradnje okornega in zastarelega poslovnega informacijskega sistema. Poleg tega je bilo zakonsko in funkcionalno nadgrajevanje obstoječe rešitve drago, poročanje, ki je temeljilo na uporabi Excelovih preglednic, pa uporabnikom neprijazno. Ker bi bil prehod na sodobnejšo različico sistema prezahteven zaradi kompleksnosti in cene, so iskali druge rešitve. »MITova predstavitev je bila od vseh najboljša, prepričal pa nas je tudi referenčni ogled v Belimedu. Odločili smo se za Orkester, ker ima že boljšo osnovo in je prilagojen manjšim podjetjem,« je povedala Jožica Sodja, vodja financ in računovodstva v Iskra ESV d. d.

Celovita rešitev

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester so uvedli v samo 3 mesecih, pri čemer v Iskri ESV uporabljajo vse module sistema, vključno s projektnim vodenjem in dokumentnim sistemom. »Največja pridobitev je avtomatizacija, ki nam je prinesla prihranke pri ljudeh, času, hitreje izvajamo analize, poročila so uporabnikom prijaznejša,« je razložila Jožica Sodja. V sklopu projektnega sistema obvladujejo vzdrževanja, servise in selitve, prodajo energije ter naročniško proizvodnjo. Vsi podatki se vnašajo samo enkrat, sistem pa samodejno pripravi tako poročila za Ajpes in DURS kot tudi informacije za vodstvo. Spremljajo tudi dobičkonosnost projektov, za kar so jim v MIT-u pripravili poseben portal s prilagojenimi poročili glede na načrtovanje, ponudbe in RVC.

Obvladovanje dobičkonosnosti

Podjetje MIT jim je pripravilo dva večja sklopa poročil, ki se na osnovi podatkov v MIT Orkestru generirajo samodejno. Gre za poročila o dokončanosti proizvodnje ter za obračun projektov. Slednje temelji na tehničnem poročilu, ki se navezuje še na finančni del poročil. Na ravni uprave uporabljajo direktorska finančna poročila, ki so jim na voljo v obliki nadzorne plošče. »V MIT Okrestru obvladujemo vse vidike projektov, tako prek finančnega spremljanja, vse do prejetih računov, kot tudi spremljanja porabe materiala, delovnega časa in kooperacije,« je še povedala Jožica Sodja.

Avtomatizacija delovnih postopkov

Podprt je celoten poslovni proces, od vodenja prodajnih poslov do realizacije posameznega projekta. Sistem avtomatsko zbira in primerja podatke o realizaciji s planskimi podatki, ki temeljijo na ponudbi ter tako v realnem času prikazuje dobičkonosnost posameznega projekta. Povezanost in avtomatizacija celotnega poslovnega procesa je družbi Iskra ESV zagotovila tudi avtomatizacijo knjiženja ter nadzora nad stroški in porabo materiala.

Uporabljene rešitve MIT Orkester:

• Finančno – računovodski podsistem z zmožnostmi za kompenzacije in e-račune
• Plače in kadrovska evidenca
• Podsistem Logistika z zmožnostmi za vodenje nabave in prodaje ter materialno blagovno knjigovodstvo
• Storitveni nalogi s poenostavljenimi vnosi podatkov prek proizvodnih terminalov
• Projektni portal
• Upravljanje in podpisovanje prejetih računov ter izdanih naročil

»Blago in surovine je treba naročati tako, da bodo v podjetju ravno ob pravem času, takrat, ko se jih bo potrebovalo. Ob tem je izredno pomembno, da bo vse dobavljeno tudi v dogovorjeni količini, zahtevani kakovosti in seveda po optimalni ceni,« je dejal Tibor Zavrl, višji svetovalec za proizvodnjo, MIT informacijske rešitve d. o. o.

Podjetje si pavšalnega zniževanja zalog na sme privoščiti, saj lahko s tem povzroči zastoj proizvodnje in si ustvari le še dodatne stroške in izgube, pri čemer v najslabšem primeru izgubi kupce. Poleg varnostne zaloge, ki zagotavlja tekočo oskrbo kupcev brez zamud pri dobavah, je zato potrebno optimizirati nabavno verigo.

Nabava in proizvodnja JIT v podjetju Belimed

S konceptom JIT (just in time) podjetje ne samo zniža nabavne stroške, ampak tudi poveča dobiček in izboljša konkurenčnost. Ključen izziv koncepta JIT je zato obvladovanje potreb kupcev ter zalog materiala in izgotovljenih izdelkov brez zalog v skladiščih in tudi v proizvodnji.

Grosupeljsko podjetje Belimed podpira sistem nabave in proizvodnje JIT z uporabo ERP-sistema MIT Orkester. Z uvedbo tega sistema so zmanjšali zaloge za okoli 30 odstotkov, pri čemer se je za 30 odstotkov povečal tudi obrat zalog.

V tem sistemu se najprej razpišejo delovni nalogi za proizvodnjo, ki so narejeni na osnovi kosovnic končnih izdelkov. Sistem izračuna potrebne količine blaga in surovin glede na načrtovane roke izdelave in želene količine končnih izdelkov za kupca. Izredno pomemben podatek je želeni rok dobave blaga in surovin, ki mora prispeti le nekaj dni pred začetkom proizvodnje.

Ko blago in surovine prispejo v podjetje, se izvede količinski in kakovostni prevzem v MIT Orkester, pri čemer je nadaljnji postopek izdaje blaga in surovin popolnoma avtomatiziran po sistemu direktne logistike (navzkrižno pretovarjanje – Cross Docking). To pomeni, da se blago in surovine ne uskladiščuje v skladiščne regale, temveč se izvede direktna izdaja na že aktivne delovne naloge za proizvodnjo. Istočasno se samodejno izdelajo tudi izdajnice za material, ki je zahtevan na delovnih nalogih.

Blago in surovine se pripravi na vozičke ali odloži na odlagalna mesta regalov za navzkrižno pretovarjanje, od koder se polnijo posamezni delovni centri. Vsi premiki in sam material so sistemsko vodeni in sledljivi z uporabo črtne kode in mobilno rešitve, ki deluje na prenosnih terminalih s čitalci črtne kode.

Veliko je odvisno od dobaviteljev

Sistem JIT v resnici zahteva, da tako dela celotna oskrbna veriga. Samo to omogoča zagotavljanje neprekinjenega proizvodnega procesa. Dobavitelji imajo torej pri tem ključno vlogo.

»Dobro sodelovanje z dobavitelji je izredno pomembno, zato naj bo prva naloga nabave poiskati prave partnerje, ki bodo razumeli, da niso le prodajalci blaga ali storitev, temveč pomemben člen, ki pripomore, da vsi skupaj dosegamo najboljše rezultate in ustvarjamo skupno dobro,« je povedal Istok Bonifer, vodja globalne nabave v skupini Belimed.

Zaradi velike pomembnosti JIT-dobav materiala so v Belimedu uvedli prilagojeno ocenjevanje dobaviteljev. Pri tem so določili ključne kriterije, kot so kakovost, pravočasnost dobav, količinska točnost in obrat zalog. Pri tem jim pomaga uporabljena metoda razvrščanja dobaviteljev, podprta z rešitvijo BI@MIT, ki omogoča zbiranje in analiziranje podatkov iz poslovno informacijskega sistema MIT Orkester. Ocenjevanje dobaviteljev zato temelji le na objektivnih podatkih!

Vsi dobavitelji so o svojih ocenah obveščeni kvartalno, organizirana pa je celo ocenjevalna tekma s finančnimi nagradami, da bi bili dobavitelji še dodatno stimulirani k izboljšanju medsebojnega sodelovanja. »V vsakem trenutku imamo na voljo kakovostno listo odobrenih dobaviteljev, kakor tudi listo dobaviteljev, ki so bili pri ocenjevanju ocenjeni najslabše. Za slednje se določijo novi ukrepi za izboljšanje ali pa se od njih poslovimo,« je še povedal Bonifer.

Kot ugotavljajo v podjetju, so se v zadnjih dveh letih dobavitelji izredno izboljšali poleg tega pa so tudi motivirani za izboljšave, saj s tem pridobijo dobre končne ocene. Pričakuje se celo, da bodo ocene med njimi kmalu tako izenačene, da bo potrebna dodatna zaostritev ocenjevalnih kriterijev oziroma uvedba novih.