»Blago in surovine je treba naročati tako, da bodo v podjetju ravno ob pravem času, takrat, ko se jih bo potrebovalo. Ob tem je izredno pomembno, da bo vse dobavljeno tudi v dogovorjeni količini, zahtevani kakovosti in seveda po optimalni ceni,« je dejal Tibor Zavrl, višji svetovalec za proizvodnjo, MIT informacijske rešitve d. o. o.

Podjetje si pavšalnega zniževanja zalog na sme privoščiti, saj lahko s tem povzroči zastoj proizvodnje in si ustvari le še dodatne stroške in izgube, pri čemer v najslabšem primeru izgubi kupce. Poleg varnostne zaloge, ki zagotavlja tekočo oskrbo kupcev brez zamud pri dobavah, je zato potrebno optimizirati nabavno verigo.

Nabava in proizvodnja JIT v podjetju Belimed

S konceptom JIT (just in time) podjetje ne samo zniža nabavne stroške, ampak tudi poveča dobiček in izboljša konkurenčnost. Ključen izziv koncepta JIT je zato obvladovanje potreb kupcev ter zalog materiala in izgotovljenih izdelkov brez zalog v skladiščih in tudi v proizvodnji.

Grosupeljsko podjetje Belimed podpira sistem nabave in proizvodnje JIT z uporabo ERP-sistema MIT Orkester. Z uvedbo tega sistema so zmanjšali zaloge za okoli 30 odstotkov, pri čemer se je za 30 odstotkov povečal tudi obrat zalog.

V tem sistemu se najprej razpišejo delovni nalogi za proizvodnjo, ki so narejeni na osnovi kosovnic končnih izdelkov. Sistem izračuna potrebne količine blaga in surovin glede na načrtovane roke izdelave in želene količine končnih izdelkov za kupca. Izredno pomemben podatek je želeni rok dobave blaga in surovin, ki mora prispeti le nekaj dni pred začetkom proizvodnje.

Ko blago in surovine prispejo v podjetje, se izvede količinski in kakovostni prevzem v MIT Orkester, pri čemer je nadaljnji postopek izdaje blaga in surovin popolnoma avtomatiziran po sistemu direktne logistike (navzkrižno pretovarjanje – Cross Docking). To pomeni, da se blago in surovine ne uskladiščuje v skladiščne regale, temveč se izvede direktna izdaja na že aktivne delovne naloge za proizvodnjo. Istočasno se samodejno izdelajo tudi izdajnice za material, ki je zahtevan na delovnih nalogih.

Blago in surovine se pripravi na vozičke ali odloži na odlagalna mesta regalov za navzkrižno pretovarjanje, od koder se polnijo posamezni delovni centri. Vsi premiki in sam material so sistemsko vodeni in sledljivi z uporabo črtne kode in mobilno rešitve, ki deluje na prenosnih terminalih s čitalci črtne kode.

Veliko je odvisno od dobaviteljev

Sistem JIT v resnici zahteva, da tako dela celotna oskrbna veriga. Samo to omogoča zagotavljanje neprekinjenega proizvodnega procesa. Dobavitelji imajo torej pri tem ključno vlogo.

»Dobro sodelovanje z dobavitelji je izredno pomembno, zato naj bo prva naloga nabave poiskati prave partnerje, ki bodo razumeli, da niso le prodajalci blaga ali storitev, temveč pomemben člen, ki pripomore, da vsi skupaj dosegamo najboljše rezultate in ustvarjamo skupno dobro,« je povedal Istok Bonifer, vodja globalne nabave v skupini Belimed.

Zaradi velike pomembnosti JIT-dobav materiala so v Belimedu uvedli prilagojeno ocenjevanje dobaviteljev. Pri tem so določili ključne kriterije, kot so kakovost, pravočasnost dobav, količinska točnost in obrat zalog. Pri tem jim pomaga uporabljena metoda razvrščanja dobaviteljev, podprta z rešitvijo BI@MIT, ki omogoča zbiranje in analiziranje podatkov iz poslovno informacijskega sistema MIT Orkester. Ocenjevanje dobaviteljev zato temelji le na objektivnih podatkih!

Vsi dobavitelji so o svojih ocenah obveščeni kvartalno, organizirana pa je celo ocenjevalna tekma s finančnimi nagradami, da bi bili dobavitelji še dodatno stimulirani k izboljšanju medsebojnega sodelovanja. »V vsakem trenutku imamo na voljo kakovostno listo odobrenih dobaviteljev, kakor tudi listo dobaviteljev, ki so bili pri ocenjevanju ocenjeni najslabše. Za slednje se določijo novi ukrepi za izboljšanje ali pa se od njih poslovimo,« je še povedal Bonifer.

Kot ugotavljajo v podjetju, so se v zadnjih dveh letih dobavitelji izredno izboljšali poleg tega pa so tudi motivirani za izboljšave, saj s tem pridobijo dobre končne ocene. Pričakuje se celo, da bodo ocene med njimi kmalu tako izenačene, da bo potrebna dodatna zaostritev ocenjevalnih kriterijev oziroma uvedba novih.

Slabo upravljanje denarnega toka vodi v izgubo pogajalske moči na vseh frontah – z dobavitelji, kupci in zaposlenimi. Med najpogostejšimi posledicami so zahteve po plačevanju po predračunu, prekinitve dobave ter zviševanje cen zaradi manjših naročil. Nekateri dobavitelji ustavijo storitve, ki so nujne za normalno poslovanje, na primer dobava električne energije ali telekomunikacijske storitve, vključno z internetom. V razmerju do zaposlenih se pojavljajo zamude pri izplačilih plač, kar ustvarja slabo delovno klimo. Storilnost zamenjata panika in strah – najboljši zaposlenci poiščejo drugega delodajalca. FURS tudi poenostavi in blokira račune, kar postane črna pika v boniteti. Za pridobitev kredita v banki na koncu ostane le še upanje.

Informacije o denarnih tokovih so nujno potrebne za neprekinjeno oskrbovanje podjetja, saj povedo, koliko denarja je podjetje prejelo v določenem času in koliko ga je porabilo za poravnanje svojih obveznosti.

Priprava je enako pomembna kot pot

Preden sedemo za volan in se odpravimo na daljšo pot ali na dopust, preverimo stanje vozila, pnevmatike, luči, višino sedeža, olje …

Pa to storimo tudi v podjetju? Kaj od navedenih dejavnikov preverimo:

• koliko ponudb je bilo poslanih;
• koliko smo prodali in koliko od tega je bilo plačanega;
• so kupci začeli slabše plačevati;
• se je spremenila politika nabav;
• so naši dolgovi začeli naraščati;
• smo plačali zadnji obrok kredita…

Zanimivo, s kom vse poslujemo

Da lahko pametno »vozimo« in spremljamo finančno stanje stanja podjetja, ne smemo pozabiti na lastne omejitve in tiste, ki so nam jih postavili poslovni partnerji. Priča smo vedno večji povezanosti in odvisnosti in ker nismo sami na cesti, je vedno priporočljivo preveriti boniteto vsakega novega pa tudi že poznanega poslovnega partnerja. Bonitetna ocena namreč dobro pokaže stanje njegovega poslovanja, položaj na trgu, likvidnost in poslovno sposobnost.

Biti ali ne biti pri likvidnosti ne more biti vprašanje

Načrtovanje denarnih tokov je tesno povezana z upravljanjem likvidnosti. Čeprav naj bi to bila glavna prednostna naloga, velikokrat ostaja na “to do” seznamu, ker se vedno pojavljajo druge prednostne naloge. V vsakem primeru uspešno obvladovanje likvidnosti zahteva redno načrtovanje denarnih tokov.

Načrtovanje je redko edinstven proces in se pogosto izvaja na različnih ravneh in delih podjetja z različnimi cilji in metodami, ki pogosto niso med seboj povezane (zaloge mi preverijo v skladišču, podatek o zalogi so mi dali iz nabave, prodaja je optimistična, finance pa kronično pesimistične…). Tako lahko spoznamo, da denarnega toka ni samoumevno prepustiti vsakdanjemu dnevnemu toku. Če ne vemo, kje smo in kam gremo, je sprejemanje poslovnih odločitev na takšnih temeljih kot vožnja z zavezanimi očmi.

Na plačilno sposobnost – likvidnost – vpliva tako razpoložljivi denar na transakcijskem računu, kot zapadle obveznosti. Sredstva se nenehno preoblikujejo iz začetne denarne oblike prek drugih spet v denar. Če pri tem preoblikovanju pride do motenj, lahko nepravočasno ukrepanje pripelje do nelikvidnosti. Posledice so znane!

Obvladovanja likvidnosti ni brez pravočasnih informacij

Izdelan mesečni načrt denarnih tokov in njegovo dnevno in tedensko spremljanje daje kakovostne informacije za odločanje. Dejansko ni uporaben samo takrat, ko si želimo pri banki sposoditi nova sredstva za financiranje, ampak predstavlja pomembno upravljavsko orodje. Daje na primer informacije, v katerem obdobju med mesecem imamo zagotovljenih največ prejemkov, kdaj so naše obremenitve največje, kdaj nastajajo neskladja …

Dober poslovni informacijski sistem je rešitev

Dejstvo je, da podjetja pogosto nimajo dovolj podatkov in pravih informacij za načrtovanje in spremljanje denarnih tokov. Kakovosten informacijski sistem, kot je MIT, je zagotovo dobra rešitev, saj zagotavlja podporo za:

• dnevno načrtovanje prilivov in odlivov
• poslovno odločanje – BI
• poslovno načrtovanje

Podjetja se v različnih življenjskih fazah srečujejo z različnimi ozkimi grli, od omejitev trga do finančnih omejitev, ki jih lahko pripeljejo do finančne stiske. Kakšno pot ubrati, da se temu izognemo in katera orodja uporabiti, je zato poseben izziv, ki se ga preprosto ne sme prepustiti naključjem in pavšalnim odločitvam.

Kako deluje davčno potrjevanje računov v rešitvah MIT Orkester

MIT-ova rešitev celovito podpira nove zahteve, saj poleg postopka izdaje gotovinskega računa omogoča tudi vpis in registracijo poslovnih prostorov, dodeljevanje blagajn ter vodenje njihovih uporabnikov.

Uporabnik izda račun na enak način kot doslej. Vse postopke v povezavi s fiskalizacijo izvede računalniški program:

• priprava zaščitne oznake izdajatelja računa (ZOI);
• priprava sporočila s podatki o poslovnem prostoru;
• podpisovanje računa s posebnim digitalnim ključem;
• izmenjava podatkov z davčnim organom za podatke o računu in poslovnem prostoru;
• izpis oblike računa za gotovinska plačila z oznakama EOR (enotna oznaka računa) in ZOI;
• izmenjava podatkov v primeru napake oziroma naknadnega pošiljanja računov.

Poleg izdaje davčno potrjenega računa MIT-ova rešitev podpira tudi razknjiženje zalog iz rednih skladišč, uvoz v program Blagajna za avtomatsko izdelavo prejemkov ter prenos računov v Saldakonte in Glavno knjigo.

Rešitev znotraj obstoječega sistema ERP

Da bi odpravili zamike pri vnosu podatkov in zagotovili točne informacije, so uvedli mobilno logistično rešitev, ki temelji na proizvodno-poslovnem informacijskem sistemi MIT Orkester. »Odločili smo se za uporabo standardnih transakcij, ki jih je ponujal obstoječi ERP, zato smo lahko sistem uvedli. Sicer smo že večkrat iskali rešitve pri ponudnikih standardnih skladiščnih sistemov, ampak smo ugotovili, da nam ne rešujejo naših transakcij,« je povedal Andrej Novak, vodja projektov v Donit Tesnit. V podjetju so z mobilnim sistemom podprli označevanje izdelkov ter procese v skladišču gotovih izdelkov in trgovskega blaga.

Ob logistiki podprli tudi sledljivost

Donitov skladiščni proces se pravzaprav začne na zadnji kontrolni točki v proizvodnji, kjer pridobijo informacije o napakah, teži, količini, šarži … Za takšno izvedbo so se odločili zaradi eksplozivnega proizvodnega okolja, kjer bi bila uvedba sistema sledljivosti izredno zahtevna. Istočasno z označevanjem izdelkov na izhodu iz proizvodnje pridobijo informacijo, da je prišlo nekaj iz proizvodnje na zalogo, kar omogoča takojšen začetek odbiranja in priprave odpreme.

Mobilni postopki povečujejo produktivnost

Mobilni terminali predstavljajo pomembno pridobitev za skladiščni proces. Z njimi so poenostavili skladiščne manipulacije, zagotovili ažurne podatke v poslovnem informacijskem sistemu in odpravili podvajanje dela. Celoten proces poteka bistveno hitreje, saj ni več treba pisati listkov za označevanje in ročno vnašati podatkov. »Nekateri izpisi se prožijo sami. Za ročni vnos podatkov in izpis listka je na primer delavec prej porabil minuto ali dve, sedaj pa je izpisan v trenutku,« je pojasnil Novak. Neposredne prihranke časa so dosegli tudi z odpravo mrtvih časov. Informacije o prihodu izdelkov iz proizvodnje so takoj na voljo drugim službam, na primer prodaji, ki lahko vidi, kaj je bilo proizvedeno, kaj je v skladišču, na odpremni listi. Zaradi poenostavljenih postopkov so uspeli skrajšati odpremo v času največjih obremenitev, ki se pojavljajo ob koncih meseca, do dva dneva.

Točni podatki odpravljajo napake

Napak pri odpremi zaradi človeškega faktorja praktično ni več. Izboljšali so tudi sledljivost izdelkov. Tako Novak: »Sedaj takoj vemo, kaj smo kupcem poslali. Podatki so na ravni šarže, pri čemer kupce lahko tudi sami obvestimo, če je bilo kaj narobe iz tehničnega vidika.« Rezultat naložbe v mobilne logistične procese se torej kaže predvsem v kakovostnejšem procesu, zaradi katerega se je zmanjšalo število reklamacij in zamud pri dobavi.

»Mobilnost odpira novo poglavje pri ustvarjanju primerjalnih prednosti ter pri izboljšanju dobičkonosnosti in produktivnosti. Vendar sama po sebi ni dovolj. Potrebna je kakovostna osnova, učinkovit sistem ERP, ki omogoča centralizacijo, optimizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov,« je povedala Marjeta Povalej, direktorica podjetja MIT informacijske rešitve.

Prednosti mobilnega poslovanja so ogromne in se celo bolj kot v znižanju stroškov kažejo v skokoviti rasti produktivnosti. Slednjo omogočajo zmožnosti za izvajanje službenih nalog vedno in povsod ter stalna razpoložljivost informacij, ki jih rabijo zaposleni in vodje pri vsakodnevnih odločitvah. Vse to pa je na voljo v lokalnem jeziku in usklajeno z zakonodajo.

Kako dvigniti učinkovitost

Povečanje učinkovitosti pri mobilnem poslovanju je v veliki meri odvisno od poenostavitve podpornih procesov. Da vam to uspe, morate v svojem poslovnem sistemu zagotoviti naslednje štiri zmožnosti:

• neposreden zajem podatkov na mestu in v času izvedbe poslovnega dogodka;
• v čim večji meri uporabljati brezpapirne procese in postopke;
• avtomatizirati naloge na osnovi poslovnih pravil;
• priskrbeti takojšnje informacije za odločanje.

Vse naštete aktivnosti se v sklopu rešitve za mobilno poslovanje izvajajo neodvisno od lokacije uporabnika ter naprave, ki jo trenutno uporablja. Prav zato so še posebej primerne za poslovanje na tujih trgih.

Ena rešitev za vsakodnevne poslovne potrebe

MIT je podjetjem, ki stremijo k optimizaciji poslovanja, ponudilo nadgraditev poslovnega sistema MIT Orkester s prilagodljivo mobilno rešitvijo MIT Mobilna pisarna.

»To, da si hitro odziven, da imaš pri roki takoj vse informacije, ki jih rabiš za sprejemanje odločitev, da se ne ukvarjaš z zamudnimi rutinskimi nalogami in da čim več svojega časa posvetiš ustvarjanju vrednosti, so realne pridobitve sodobnega, v mobilnost usmerjenega poslovnega sistema,« je še poudarila Marjeta Povalej.

MIT Mobilna pisarna nadgrajuje brezpapirno poslovanje v sklopu poslovnega sistema MIT Orkester z mobilnim delom na različnih točkah poslovnega procesa:

• menedžment,
• prodaja,
• nabava,
• storitve.

Prednost te rešitve je tesna integracija s poslovnim sistemom, ki podpira avtomatizacijo procesov in hkrati zagotavlja spremljanje poslovanja v realnem času. Uporabnikom omogoča, da na enem mestu izvajajo tipične poslovne naloge, od enostavnega vnašanja podatkov in proženja postopkov, do pregledovanja dokumentov, poročil in drugih informacij, ki jih potrebujejo pri delu izven pisarn.

Poslovne rešitve MIT uporabljajo mednarodno uspešna podjetja, kot so: Steklarna Hrastnik, Donit Tesnit, Melamin, Daihen Varstroj, Belimed, Dinos, Gorenje Surovina, Mersteel ter številna srednja in manjša proizvodna podjetja.

MIT Mobilna pisarna celovito podpira zaposlene pri delu izven pisarne: prodajnike, nabavnike, serviserje in vodstvo. Na voljo je širok nabor mobilnih aplikacij, na primer CRM, BI, terenska prodaja, nabavna naročila, servisni nalogi in potni stroški pa tudi povezava z mobilno logistično rešitvijo.