Pregledno planiranje sredstev

Podjetja v gradbeništvu uporabljajo različne rešitve za planiranje, od preglednic v Excelu do poslovnih informacijskih sistemov in programov za vodenje projektov. Problemi, ki se pojavljajo pri uporabi vseh teh orodij, so lahko zelo kompleksni in imajo velik vpliv na poslovni izid.

1. Podjetje nima vseh planov na enem mestu, zato v vodstvu in v oddelkih nimajo celotne slike nad dogajanjem v sedanjosti in prihodnosti.
2. Podatki in dokumenti iz različnih aplikacij niso povezani, kar poveča neproduktivno porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja planskih podatkov – možne so napake in nedosledno vnašanje podatkov, zato plani ne kažejo realne slike.
3. Tabelarični pregledi niso človeku prijazni, otežujejo odkrivanje anomalij in onemogočajo hitro ukrepanje – posledično so plani daleč od optimalnih, stroji pa stojijo.
4. Vsak oddelek planira po svoje in ima drugačne poglede na uspešnost, oddelki niso usklajeni, izgublja se odgovornost.
5. Zaradi stalnih telefonskih klicev se izgublja čas, saj drugače odgovorni nimajo možnosti dobiti ustreznih informacij.
6. Uporaba različnih in predvsem nepovezanih rešitev povečuje porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja podatkov, pojavljajo se napake, ki se kažejo v problemih na terenu.

Prilagojeno vizualno planiranje

V podjetju MIT informatika so izdelali posebno informacijsko rešitev Visual@MIT, ki je namenjena prikazovanju različnih podatkov in dokumentov v časovni vrsti. Rešitev se povezuje z različnimi viri podatkov ter omogoča hkratno prikazovanje različnih informacij glede na posebnosti osnovne dejavnosti:

– vizualizacija posameznih planov (projektni, terminski, nabavni, voznega in strojnega parka, delovnih nalogov ….);

– istočasno prikazovanje različnih planov na eni sliki, na primer terminskega plana za posamezen projekt skupaj s planom nabave in delovnih nalogov ali pa sočasen pregled plana delovnih nalogov in voznega/strojnega parka;

– različni grafični prikazi (Gantt, koledarsko …) ter prikazi po tematskih sklopih in dokumentih;

– avtomatizacija zajema podatkov o dejanski porabi strojnih in delovnih ur;

– takojšen vpogled v podatke za vsako plansko postavko;

– prikazovanje podatkov v različnih časovnih okvirih (urno, dnevno, tedensko, mesečno…);

Uvedba rešitve za vizualno planiranje Visual@MIT ima praktično takojšen učinek na poslovno uspešnost. Ob tem še dodatno razveseljuje hitra uvedba ter neodvisnost od poslovnega informacijskega sistema. To pomeni, da vam za preskok v učinkovitosti ni treba izvesti finančno in časovno zahtevnih sprememb v osnovni informacijski podpori.

V podjetju MIT so izdelali poseben programski modul za planiranje odprem, ki deluje v okviru poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Ta modul proizvodnim in trgovskim podjetjem bistveno poenostavi odpremni postopek, s čimer omogoča tako skrajšanje samega procesa kot tudi zmanjšanje napak. Glavne prednosti sistema se skrivajo v visoki avtomatizaciji rutinskih postopkov, kot so:

– samodejno generiranje plana za odpremo glede na prevzeme iz proizvodnje na skladišče in naročila kupcev;

– razvrščanje potrjenih nalogov za odpremo glede na transportne poti in lokacijo kupcev;

– obračun stroškov transporta;

– samodejno generiranje dokumentacije za posamezen odpremni nalog (dobavnica, certifikati, CMR …).

»Podjetja lahko z MITovo rešitvijo poleg poenostavitev postopkov, zaradi katerih se povečata kakovost in učinkovitost, digitalizirajo celoten poslovni proces od naročila do odpreme,« je še povedal Šemrov.

Ker je celoten proces pri dobavitelju digitaliziran, ga je možno enostavneje povezati z nabavnim procesom kupca ter oblikovati odzivno oskrbno verigo. Takšno sodelovanje navsezadnje omogoča izgradnjo novih poslovnih modelov, ki ustvarjajo višjo dodano vrednost in se hitreje prilagajajo razmeram na tržišču.

Ključni pokazatelji uspeha podjetja (angl. Key Performance Indicators) morajo v prvi vrsti dati odgovor na neko vprašanje, da ima njihovo merjenje sploh smisel. Voznik formule verjetno ne potrebuje najbolj informacije o povprečni porabi goriva, saj je njegov cilji čim boljša uvrstitev. Veliko bolj zanimiva zanj je povprečna hitrost oziroma čas izpeljanega kroga.

KPI služijo za merjenje uspešnosti celotne ali samo enega dela organizacije (stroškovno mesto, projekt …), pri čemer morajo biti povezani s strateškimi cilji podjetja. En poslovni proces se namreč ne konča v okviru ene funkcije, ampak aktivnosti prehajajo iz ene poslovne funkcije v drugo. Tako srečamo kazalnike na različnih področjih na nivoju vodstva, nabave, financ, logistike in proizvodnje, ki so med sabo povezani, oziroma izkoriščajo iste podatke.

V osnovi mora biti vsak kazalnik čim bolj razumljiv in čim bližje posameznim osebam oziroma področju. Cilji, ki se spremljajo, naj bodo jasni vsem, zato je pri njihovem določanju dobro, da sodelujejo različne ravni vodenja pa tudi operative. Če recimo v podjetju stremimo k visoki kakovosti, potem bo eden od proizvodnih KPI-jev zagotovo meril število slabo izdelanih kosov oziroma delež izmeta. V finančnem oddelku bodo na primer preverjali finančno sposobnost podjetja, ki je vitalnega pomena, saj plačilna nesposobnost na dolgi rok vodi do nasilne izgube samostojnosti in prenehanja delovanja podjetja.

Podjetje lahko postavi KPI na različnih ravneh, glede na cilje in značilnosti procesa. Vendar tudi v primeru kazalnikov velja pravilo manj je več, tako da je treba biti pri njihovem odločanju resnično pozoren na to, kakšno vrednost imajo za poslovanje.

Spremljanje vseh KPI na enem mestu

V poslovnem informacijskem sistemu se večino želenih kazalnikov uspešnosti nastavi kar znotraj posameznega programskega modula, recimo na nivoju Glavne knjige v obrazcih, v Fakturiranju na nivoju klasifikatorjev … To pomeni, da imajo zaposleni in njihovi vodje pokazatelje uspešnosti takoj pri roki že med izvajanjem tekočih nalog. Če pa želimo, da direktor in drugi vodje dostopajo do vseh ključnih kazalnikov na enem mestu, vedno in povsod z uporabo različnih naprav, potem je smiselno uporabiti sistem za podporo pri poslovnem odločanju BI.

V MITu za osrednje prikazovanje KPI, ki so na voljo tudi na mobilnih napravah, uporabljamo sodobna orodja, kot je Microsoft Power BI. Kazalnike se lahko prikazuje glede na vlogo uporabnika oziroma na nivo odločanja. Z barvanjem kazalnikov se zagotavlja enostavno razumevanje informacij, pri čemer rdeča lahko pomeni nezadovoljivo, rumena prepoznano težavo oziroma padec uspešnosti, zelena pa kaže na zadovoljivo stanje. In če se direktorju zjutraj, ko prižge računalnik, na njegovem poročilu s KPI prikaže vsaj eno rdeče polje, je to lahko znak za izreden sestanek z odgovornimi za posamezno področje. Če so polja rumena in zelena, potem verjetno zadošča že e-pošta z vprašanjem odgovornim. V kolikor pa je vse zeleno, se lahko posveti manj stresnim nalogam, kot je krizno vodenje in gre morda iz službe kako uro prej kot sicer, na partijo tenisa ali golfa.

Kazalniki uspešnosti vseeno niso sveti gral

Kaj bomo merili s KPI-ji, je najbolj odvisno od naših podatkov: koliko in kakšne imamo ter kako do sploh dostopni. Načeloma lahko ustvarimo nešteto kazalnikov, vendar je za podjetje zdravo, če jih uporablja s pravo mero. Poleg tega se ne sme ukvarjati izključno samo s svojimi kazalniki, saj lahko ukvarjanje s samim seboj hitro nameče pesek v oči, kar se na trgu lahko pokaže kot zmanjšanje konkurenčnosti in izguba tržnega deleža. Zato se ob spremljanju KPI-jev ne sme pozabiti na ostale ponudnike v panogi, kupce, dobavitelje in konec koncev na mehko znanje: na svoje občutke in izkušnje. Pri nekaterih kazalnikih se namreč prehod iz ene barve v drugo lahko zgodi praktično čez noč, odpravljanje posledic oziroma ponovna pozelenitev pa zahteva mnogo več kot en korektivni ukrep in traja več let.

Se vaš ERP sistem lahko hitro odziva na vse te spremembe?

Splošno razširjanje uporabe informacijsko-komunikacijskih tehnologij pospešuje digitalizacijo na vseh področjih. Podjetja se novim zahtevam kupcev približujejo z inovativnimi pristopi, pri čemer ponujajo izdelke kot storitve s povsem novimi načini ustvarjanja denarne vrednosti.

Kot pravi Marjeta Povalej, se podjetja poleg vsakodnevnih sprememb na izdelkih in pri prodaji srečujejo tudi s pogostimi spremembami v poslovnem okolju. Globalna konkurenca znižuje cene in išče nove tržne poti, kar spreminja poslovne modele in zahteva prožnost pri povezovanju z dobavitelji. Podjetja se zaradi stalnega inoviranja v samem poslovanju pogosteje reorganizirajo in izboljšujejo poslovne procese, vse pogostejše pa so tudi spremembe zaradi menjav pri lastništvu, ki so posledica strateških združevanj in prevzemanj.

Odzivnost je možno doseči samo s prilagodljivo informacijsko podporo

Do nedavnega so podjetja dosegala določeno stopnjo prilagodljivosti s pomočjo neurejenih procesov in nestandardiziranih postopkov. Vendar pa vedno nižje marže, padanje proizvodnih cen in težave s pridobivanjem kakovostnih kadrov podjetja postavljajo pred zahtevo po ureditvi poslovanja v smeri čim večje operativne učinkovitosti.

»Številna podjetja se z izgovori o prilagodljivosti otepajo uvedbe celovitega informacijskega sistema ter digitalizacije proizvodnje, s katerim bi uredili poslovanje. Po drugi strani se bojijo, kako bodo lahko takšen sistem prilagajali spremembam, kar se pri večini ponudnikov slej ali prej pojavi kot nepremostljiva ovira,« je razložila Marjeta Povalej.

Podjetja, ki odlašajo z informatizacijo in digitalizacijo proizvodnih in poslovnih procesov imajo deloma prav, še posebej dokler lahko obvladujejo svoj kaos. Vendar lahko v takem okolju že samo en večji posel ali sprememba na trgu povzroči izredne razmere. Informacijski sistem poleg tega sili uporabnike k doslednemu in preglednemu izvajanju nalog, kar med ljudmi, ki so vajeni naloge delati po svoje, ustvarja bojazen o izgubi vpliva in ukalupljanju v logiko informacijskega sistema. Prav zato digitalizacija kot temeljno zahtevo postavlja prilagodljiv, prožen in odziven poslovno-proizvodni informacijski sistem.

Popolna digitalna rešitev za rastoča podjetja

V podjetju MIT informatika so se izzivom, s katerimi se soočajo proizvodna podjetja zaradi nenehnih sprememb, postavili po robu z inovativno zasnovo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester, je tudi med redkimi, ki podpira hkratno izvajanje različnih tipov proizvodnje: veliko- in maloserijsko ter naročniško oziroma posamično proizvodnjo.

»Posebnost sistema MIT Orkester je, da raste skupaj s podjetjem. Sistem je na voljo že v različici za majhna podjetja, ki jo je možno razširiti vse do celovite informacijske podpore, ki jo uporabljajo velika podjetja,« je razložila Marjeta Povalej.

Ob tem ko podjetje raste tako finančno, kot organizacijsko, se razvijajo tudi njegovi poslovni procesi. MIT Orkester odlikuje visoka stopnja nastavljivosti, kar pomeni, da lahko podjetje model poslovanja, poslovne procese in delovne postopke po uvedbi razmeroma hitro in enostavno spreminja. Ob tem je na voljo obsežna paleta dodatnih integriranih rešitev, ki le še povečuje vrednost osnovne poslovno-proizvodne rešitve in zagotavlja celovito digitalizacijo poslovanja:

• brezpapirno in mobilno poslovanje (v proizvodnji, skladišču, režiji …);
• planiranje z vizualizacijo planov (proizvodnje, odpreme, servisa …);
• upravljanje odnosov s strankami;
• kadrovski menedžment;
• vzdrževanje in servis;
• vodenje logistike;
• podpora odločanju.

Podpora notranjim poslovnim procesom se nadaljuje z elektronskim povezovanjem s kupci in dobavitelji ter s povezovanjem z različnimi storitvami v oblaku, kot so storitve portala eVEM, FURS, spremljanje bonitet ter varna hramba in neprekinjeno poslovanje.

Takšen zaokrožen in enoten informacijski sistem je temelj za vzpostavitev gibkega, agilnega in inovativnega podjetja. Omogoča mu enostavno preizkušanje novih modelov, hitro izvajanje organizacijskih sprememb, izboljšav v poslovnih in proizvodnih procesih in ter uvajanje novih tehnologij, vključno z IoT, računalništvom v oblaku, mobilnim poslovanjem, poslovno analitiko na velikih podatkih ter z umetno inteligenco.

Popoln nabor zmožnosti za učinkovito interno logistiko

Logistični podsistem v MIT Orkester združuje sodobna informacijska orodja, procese ter organizacijske pristope. Ob tem so uporabnikom na voljo številne dobre prakse podjetij iz proizvodne panoge, ki so s temi rešitvami že dvignila poslovanje na višjo raven učinkovitosti.

MIT informatika pomaga pri izboljšavah naslednjih logističnih gradnikov:

• upravljanje zaloge po mikrolokacijah (signalne zaloge, FIFO …);
• kosovno vodenje zalog ter vodenje zalog po alternativnih enotah mere za nabavljeni material ali artikle;
• vodenje ostankov po dimenzijah ali drugih enotah mere;
• brezžično komisioniranje – usmerjanje skladiščnih manipulantov k ustreznim odlagalnim mestom glede na načrtovano odpremo;
• sledljivost izdelkom in materialom po šaržah ali serijskih številkah, pri čemer je zagotovljena sledljivost skozi celoten proces, od vhoda v podjetje do končnega kupca;
• načrtovanje in razporejanje prevozov h kupcem oziroma od dobaviteljev;
• obvladovanje materiala pri prodaji, nabavi, v proizvodnji in skladišču z uporabo mobilnih rešitev.

Inteligentno skladišče zmanjša stroške materiala

MIT Orkester nadgrajuje spremljanje zalog po odlagalnih mestih z uporabo različnih rešitev za označevanje (črtne in QR-kode, RFID…) in mobilnimi napravami za takojšen zajem podatkov. Takšna rešitev v osnovi odpravi možnosti za napake pri odbiranju in odpremi, hkrati pa omogoča skladiščnim manipulantom hitrejše delo. V sistemu je možno nastaviti lastnosti odlagalnih mest, na primer nosilnost in dimenzije. S tem se zmanjša možnost napak pri prejemu artiklov na zalogo in hkrati zagotavlja, da so vsa odlagalna mesta maksimalno zapolnjena. Sistem skladiščnika vodi na prvo prosto odlagalno mesto, ki ustreza artiklu, ki ga prevzema na zalogo. Pri odbiranju sistem vodi skladiščnika do odlagalnih mest po najkrajši poti, kar bistveno skrajša čas odpreme.

Podjetje MIT v svoje logistične rešitve vključuje optimizacijo skladiščnih mest, odprem in drugih postopkov z uporabo storitev umetne inteligence IBM Watson. Optimizacijo dopolnjuje še avtomatizacija poslovanja s partnerji prek elektronke izmenjave logističnih dokumentov.

Izvajanje logističnih procesov vedno in povsod

MIT-ova mobilna rešitev vnaša v logistični proces interaktivnost, dostopnost podatkov ter razpoložljivost sistema, ki so potrebne za čim bolj vitko oskrbo proizvodnje in kupcev. Temeljna naloga je vzpostavitev neprekinjenega nadzora nad materialnim poslovanjem v skladiščih in proizvodnji, ne glede kje in kdaj poteka poslovno-proizvodni proces. To zagotavlja z naslednjimi zmožnostmi:

• hitrejše in poenostavljeno izvajanjem delovnih postopkov;
• mobilna izdelava logističnih dokumentov, kot so prevzemnice, izdajnice, odpremnice in dobavnice;
• zajem podatkov na mestu in v trenutku nastanka, na primer na odpremi v skladišču;
• brezpapirno delo v skladiščih (vhodno-izhodno skladišče, proizvodna logistika) – spremljanje zalog po mikrolokacijah, usmerjanje skladiščnih manipulantov glede na zasedenost odlagalnih mest, priprava in razporejanje komisionirnih nalogov na skladiščne terminale glede na plan odpreme, radijsko vodeno komisioniranje;
• spremljanje trenutnega stanja zalog za menedžerje ter komercialno službo.

Integracija s proizvodno logistiko za neprekinjen materialni tok

Za uspešnost proizvodnih podjetij je vitalnega pomena, kako obvladujejo materialni tok. MIT v svojih rešitvah povezuje proizvodno logistiko z logističnim sistemom, ki vključuje tako skladišče surovin oziroma repro materiala kot skladišče gotovih izdelkov. Tako vzpostavlja neprekinjeno sledljivost materialnemu toku, od vhoda v podjetje do odpreme. S tem izboljšuje oskrbo proizvodnje in pomaga pri doseganju visoke učinkovitosti (OEE) ter dviguje kakovost.