Poenostavljeno poslovanje s kupci in dobavitelji

Z vpeljavo prilagojenega informacijskega sistema za manjša proizvodna podjetja MIT Orkester^M so pridobili napredno aplikacijo Prodajni tehnolog, s katero so poenostavili pripravo ponudb na osnovi tehnoloških podatkov (materiali, operacije, normativi …), ki se nahajajo v sistemu. Takšna ponudba se avtomatično shrani v sistem in pošlje kupcu. Ko kupec potrdi naročilo, se glede na materialne potrebe avtomatično razpošljejo nabavna naročila dobaviteljem. Poleg samega naročanja se prek sistema vodi tudi najave dobave, tako da za vsako dobavo vedo, kdo, kdaj, kaj in za kateri projekt je pripeljal material. Poenostavili so tudi pripravo ponudb za standardne strojne elemente. Ker imajo v sistemu zavedene vse tehnološke postopke, je priprava prodajnih ponudb tudi v primeru več deset postavk zelo enostavna in hitra.

Takšna rešitev je KOV-u omogočila, da imajo vsi odgovorni vpogled v ponudbe ter naročila kupcev in naročila dobaviteljem. Poleg tega porabijo precej manj časa za pripravo prodajnih ponudb in naročil dobaviteljem, zmanjša pa se tudi število napak. Po drugi strani se dobavljeni material brez zamud dostavi v proizvodnjo in dodeli na prave delovne naloge.

Učinkovitejša proizvodnja

V informacijskem sistemu so poleg tehnologije vnesli tudi podatke o strojih, kar jim omogoča točno spremljanje porabe delovnega časa po stroju. V proizvodnji so namestili tri terminale, prek katerih se delavci prijavljajo oziroma odjavljajo s posameznih proizvodnih operacij. Sedaj vodja proizvodnje v vsakem trenutku ve, kateri delavec kaj dela, kateri delovni nalogi se zaključujejo in kaj je potrebno določen dan odpremiti. Ko je delovni nalog zaključen, se prek aplikacije Prodajni tehnolog samodejno pripravi dobavnico za odpremo, hkrati pa je dobavnica tudi osnova za izdelavo fakture. Uvedli so tudi vodenje delovnih nalogov za intervencijska vzdrževanja, s pomočjo katerih so izboljšali podatke o opravljenem delu in porabi materiala na lokaciji naročnika ter poenostavili proces od obračuna in potrjevanja opravljenih storitev do izdaje fakture.

Zaradi natančnega spremljanja delovnih ur in sprotnih podatkov o dokončanosti posameznih operacij so izboljšali planiranje ter postavili temelje za povečanje izkoristka proizvodnje. Zaradi projektne proizvodnje v KOV-u vsako naročilo, od tistih z eno do tistih z več kot sto postavkami, vodijo kot projekt. Novi poslovni informacijski sistem jim omogoča, da na projektu spremljajo vse dokumente, od prodajne ponudbe do nabavnih naročil in delovnih nalogov, kar jim zagotavlja transparenten vpogled v aktualno uspešnost projekta. Ker so na enem mestu tudi vsi podatki o opravljenem delu in porabljenem materialu, so poenostavili in pohitrili obračune in pokalkulacije ter pridobili natančne podatke za obvladovanje uspešnosti proizvodnje.

V prihodnje načrtujejo, da bodo poleg planiranja delovnih nalogov uvedli tudi planiranje na ravni posameznih operacij oziroma strojev, s čimer bodo učinkovitost proizvodnje še povečali.

Želite, da bodo vaše naložbe v tehnologije in zaposlene v proizvodnji maksimalno dobičkonosne? Potem si zagotovite informacijsko rešitev, s katero boste izboljšali učinkovitost na prav vseh področjih svojega poslovanja – od prodaje do obvladovanja zalog in same proizvodnje.

Z avtomatiziranimi procesi od ponudbe do dobave lahko pridobite potencial celo za več kot 30-odstotno povečanje posla. In to brez novih naložb v proizvodne zmogljivosti in človeške vire!

Vas zanima kako?

V podjetju MIT informatika smo razvili prilagojen informacijski sistem MIT Orkester za vodenje poslovanja proizvodnih podjetij vseh velikosti. Preverite 7 glavnih poslovnih področij, ki jih izboljšate z njim – prepričani smo, da boste med njimi našli tudi svoje izzive.

1. Spremljanje celotnega posla na enem mestu. Ali res veste, s kakšno razliko v ceni ste realizirali posamezen posel? Poznate stranke in dela, ki vam prinašajo največ dobička in kje ustvarjate izgubo? Ali vam režija jemlje prepotreben čas za ukvarjanje s kupci in dobavitelji? Priskrbite si celovit pregled nad izvajanjem in uspešnostjo vsakega posla, od prejema naročila do odpreme. Na voljo so vam povezane informacije, dokumenti in optimizirani postopki od malo in veleprodaje, nabave in proizvodnje do skladišča, logistike, kadrov in računovodstva.
2. Vgrajena tehnologija za kakovostne ponudbe. Ne delajte več ponudb čez prst. Izognite se možnostim za ustvarjanje izgube ali nerealne roke izvedbe. Poenostavite si izdelavo dobičkonosnih ponudb, ki jih boste realizirali v dogovorjenem času, brez zamud in reklamacij. Sistem samodejno preračunava tehnološke podatke na osnovi algoritmov in normativov.
3. Maksimalna izkoriščenost materiala ob minimalnih zalogah. Ne zaklepajte več denarja v zaloge, ampak ga sprostite za nove posle. Povečajte izkoriščenost materiala prek avtomatizmov pri upravljanju z zalogami, obvladovanju ostankov in vodenju odlagalnih mest. Istočasno lahko avtomatizirate celoten nabavni proces ter s tem proizvodnji zagotovite material točno takrat ter v kakovosti in količini, kot jo v resnici potrebujete, da boste naročilo pravočasno in v celoti izvedli.
4. Avtomatsko generiranje proizvodne dokumentacije in sledljivost. Ne izgubljajte več časa za izdelavo proizvodne dokumentacije, ko bi naročilo že moralo biti v proizvodnji. Namesto tega naj se proizvodna dokumentacija izdela samodejno, že na osnovi potrjene ponudbe. Tekom procesa se enostavno dodajajo vsi dokumenti o uporabljenih materialih ter informacije o izvedenih delih – za popolno sledljivost.
5. Kakovostnejše planiranje sprošča zmogljivosti in pospešuje dobavni čas.Se vam dogaja, da vaše zmogljivosti še zdaleč niso 100 % zasedene, pa kljub temu ne morete sprejemati novih poslov? Ali, da bi za dober denar hoteli prednostno prevzeti nov posel, pa ne veste ali si to sploh lahko privoščite, ne da bi šlo na račun drugih kupcev in izgube posla? Rešitev vam pomaga izdelati učinkovit plan in optimizirati izkoriščenost proizvodnih zmogljivosti – lahko celo z umetno inteligenco! Za nameček pridobite čas za nove ali bolj kompleksne posle in še izboljšate konkurenčnost, saj ste bolj odzivni in hitrejši od tekmecev.
6. Popoln nadzor nad proizvodnim procesom in realizacijo. Ali vam je kdaj ob večkratnem klicu kupca nerodno, ker nimate informacij o izgotovljenosti njegovega naročila oziroma o tem, kdaj mu boste naročeno sploh dostavili? MIT Orkester lahko spremlja vse faze vašega proizvodnega procesa in vam vrača natančne podatke o izgotovljenosti posameznih naročil oziroma proizvodnih postopkov. Na osnovi analiz proizvodnega procesa lahko popravljate normative in algoritme, s čimer dosežete, da je vaša proizvodnja le še bolj učinkovita.
7. Hitre in natančne informacije za vodenje in ukrepanje. Obvladujte odstopanja še preden se vam kot reklamacije pokažejo na financah. Prek vgrajenega sistema obveščanja pridobite takojšnje informacije o anomalijah v procesu, da lahko takoj in pravilno ukrepate. Tako boste po eni strani zagotovili izvedbo v dogovorjenem času, po drugi strani pa boste lahko napake začeli odpravljati, ko bodo še majhne in ne bodo ustvarile občutne denarne škode.

Kako pri vas obvladujete likvidnost?

Obvladovanje likvidnosti danes je ključno za zagotavljanje plačilne sposobnosti jutri. Bistven del likvidnosti pa je upravljanje finančnega toka. Vodstvo običajno zahteva najmanj 15 dnevni pregled plana prilivov in odlivov, prek katerega se ugotavlja likvidnost in sprejema nadaljnje odločitve. Podatke pripravijo v računovodstvu na osnovi podatkov iz saldakontov planirane prodaje, nabavnih naročil, predračunov … Gre za posle, ki so se izvedli ali se še izvajajo in imajo dogovorjen rok dobave oziroma plačila ter večje mesečne odlive (plače, anuitete kreditov…).

»Problem je v tem, da v planu finančnega toka običajno niso vključene obveznosti in terjatve vseh partnerjev. Posebni dogovori s kupci o roku plačil in pričakovano zamudo so recimo vključeni le, če je pripravljavec plana s tem seznanjen.« je povedala Milena Lorenčič, poslovna svetovalka v podjetju MIT informatika. V primeru razpršene in nepregledne evidence prodajnih in nabavnih dokumentov je možnost, da kakšen dokument z večjim prilivom ali odlivom v ročno pripravljenem poročilu ni zajet.

»Ročna priprava plana terja ogromno časa, pri čemer je plan velikokrat nepopoln. Največ škode se lahko zgodi, če v določenem trenutku nimamo sredstev za poravnavanje obveznosti in podjetje pade v spiralo zamud pri plačilih,« je še povedala Lorenčičeva. To ne pomeni samo nezadovoljstva pri poslovnih parterjih, ampak tudi poslabšanje bonitetne ocene, ki lahko dolgoročno vpliva na uspešnost podjetja.

Verodostojna slika finančnega toka

MIT informatika pripravlja rešitev Likvidnostni plan. Ta rešitev je namenjena popolnemu pregledu nad finančnim tokom in bo vodstvu zagotovila popolne in točne informacije za sprejemanje odločitev. Pregled nad finančnim tokom bo možen za celotno podjetje, po stroškovnih mestih ali aktivnih projektih. Kot pravi Milena Lorenčič, bo priprava plana zelo enostavna, s samo nekaj kliki, kar bo pripravljavcem podatkov v finančno-računovodski službi oziroma kontrolingu prihranilo tudi veliko časa. V Likvidnostni plan bo možno zajeti dokumente iz celotnega prodajnega procesa (ponudba, predračun, prodajno naročilo, nalog za odpremo, dobavnica, faktura) in nabave (naročilnica, prevzemnica, račun). Vključeni bodo celo posebni dogovori s partnerji v zvezi z zamudami pri plačevanju (terjatve in obveznosti), ki se bodo upoštevali pri izračunu nove valute v planu in morebitni cassasconto. Posebna prednost nove rešitve bo stalen vpogled v aktualno stanje finančnega toka, kar bo računovodstvo razbremenilo priprave rednih likvidnostnih poročil.

Zmanjšajte administracijo v kadrovski

Vodenje kadrov je zaradi vedno ostrejšega boja na trgu vse bolj kompleksno. Obremenitve kadrovikov so tudi z uvajanjem 360 stopinjskega pristopa vedno večje, zato potrebujejo učinkovita orodja, s katerimi povečajo učinkovitost, zmanjšajo obseg administrativnih nalog in se bolj posvetijo strateškim nalogam, kot so razvoj vodij, razvoj talentov in upravljanje s kompetencami.

Sedaj, po sprejetih novoletnih zaobljubah, sledijo prve administrativne naloge, letni obračuni, nato odločbe za dopust, vmes morda obdelava podatkov, pridobljenih z letnimi razgovori, planiranje izobraževanj… Za zaposlene v kadrovski službi je dejansko delo vedno bolj zahtevno in predvsem vedno več ga je! Odgovor na povečane obremenitve se seveda skriva v skrajšanju časa za rutinske naloge. Tudi za kadrovsko službo namreč velja, da se 80 odstotkov časa ukvarja z nalogami, ki prinašajo 20 % vrednosti – torej z administracijo.

Sprostite si čas za tisto pravo delo z ljudmi

V podjetju MIT kadrovskim službam pomagamo pri optimizaciji kadrovske administracije od obračunavanja plač in drugih osebnih prejemkov ter poročanja do upravljanja s kompetencami in vodenja izobraževanj.

Poleg poenostavitev in avtomatizacije postopkov znotraj kadrovskih programov smo razvili spletno rešitev Osebni portal, ki deluje kot modul poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Osebni portal kadrovikom omogoča pregledno in hitro pošiljanje dokumentov zaposlenim. Posredovanje dokumentov poteka v elektronski obliki, zato Osebni portal že v osnovi zniža stroške, poleg tega pa prinese tudi do 90-odstotno razbremenitev ljudi v kadrovski službi s pripravo in pošiljanjem različne dokumentacije zaposlenim. Slednji namreč prek spleta v vsakem trenutku dostopajo do svojih podatkov in dokumentov, na primer do plačilnih liste za odobritev kredita pri banki, odločb za dopust, napotila za izobraževanje ali usposabljanje, zdravniški pregled … Te dokumente si lahko natisnejo bodisi doma bodisi na informacijskem terminalu v podjetju.

Za koga nova določila o najemih veljajo?

Novost velja za dolgoročne najeme, kjer je čas najema več kot 1 leto in za najeta sredstva višje vrednosti oziroma za vrednost več kot 10.000 EUR. Pozor, pri vrednotenju predmeta najema se upošteva vrednost novega sredstva! Nova določila za poslovne najeme so obvezna za srednje in velike družbe in druge organizacije. Uvajajo se tudi najemi majhnih vrednosti, to je najem, katerega vrednost znaša do 10.000,00 EUR in se v poslovnih knjigah ne pripoznava po novi ureditvi.

Kaj se v resnici spreminja?

Po 1. 1. 2019 bodo najemniki sredstva v dolgoročnem najemu izkazovali med svojimi sredstvi, torej se jim povečuje aktiva. Istočasno bodo izkazovali celoten dolg iz pogodbe, kar pomeni višjo pasivo oziroma dolgoročne obveznosti. Strošek najema bo poleg tega treba na novo preračunati ter ga uvrstiti med stroške amortizacije in stroške obresti. Praktično to pomeni, da gre na dolgi rok za enak strošek, ki se je po starem vodil kot strošek najema, po novem pa kot strošek amortizacije in obresti.

V poslovnih knjigah se na primer najem poslovnih prostorov za 5 let prizna po sedanji vrednosti, pravica uporabe pa se na eni strani knjiži kot sredstvo, kot proti knjižba pa dolgoročna obveznost. Pravica uporabe se mesečno amortizira, mesečni račun za najem pa zmanjšuje dolgoročno obveznost in jo pripoznava kot kratkoročno, ki se zapira s plačilom.

Priprava na prehod

Priznanje sredstev in obveznosti iz pogodb o poslovnih najemih močno spreminja bilanco stanja, saj se bodo povečala sredstva in obveznosti. Novo pripoznavanje najemov bo imelo tudi vpliv na dobiček iz poslovanja pred amortizacijo (EBITDA).

Glede na vpliv novega standarda je v pripravo na prehod potrebno vključiti poslovodstvo, računovodje, pravnike in informatike. V prvi vrsti poslovodstvo, saj se po novem vrednotenju najemov uporablja veliko ocen, presoj in izbir računovodskih usmeritev. V sklopu presoje je treba izvesti identifikacijo in trajanje najema ter diskontno stopnjo (bančna obrestna mera za boniteto izbranega podjetja).

Najemi v MIT Orkester

Evidentiranju in spremljanju najemov smo pripravili programski modul Najemi. Ta omogoča preračun neto sedanje vrednosti najema, vnos podatkov za preračun obrokov in mesečnih obresti. Program zagotavlja tudi vnos in obračun amortizacije najema – ki predstavlja pravico do uporabe. Poskrbljeno je tudi za neposredno prenašanje knjižb po evidentiranju v glavno knjigo ter v spremljanje projektov.

Novi modul tako uporabnikom omogoča, da maksimalno poenostavijo vodenje najemov ter istočasno zadostijo novim standardom brez bistvenega povečanja administracije.

Več informacij o vodenju najemov: ga. Slađana Gogić (info@mit-ing.si).

Za probleme pri sprotnem spremljanju poslovanja je lahko več razlogov. V manjših rastočih podjetjih se na primer dogaja, da poslovanja nimajo celovito podprtega z informacijskim sistemom, v večjih pa, da uporabljajo za posamezne poslovne procese rešitve različnih ponudnikov, ki med seboj niso ustrezno povezane. Izzivi, ki zato nastanejo, se najpogosteje pokažejo prav v času zaključnih bilanc: računovodstvo ter druge službe postanejo še posebej obremenjene zaradi zbiranja podatkov in urejanja dokumentov, zaradi hitenja nastajajo nepotrebne napake, na dan prihajajo problemi, ki se jih med letom ni odkrilo in še dodatno povečujejo stres.

Rešitev je enovit sistem s celovito podporo poslovanju

Poslovna informacijska sistema MIT Orkester^M za majhna in srednja podjetja ter MIT Orkester za velika podjetja združujeta celovito informacijsko podporo za vse procese, ki potekajo v proizvodnih podjetjih. V praksi to pomeni, da so vsi procesi med seboj povezani in usklajeni, kar zagotavlja:

Takojšen vnos. Podatke se vnese v času in na mestu nastanka. Sistem se povezuje z različnimi mobilnimi napravami, senzorji (IoT) ter zunanjimi aplikacijami in storitvami, ki poenostavljajo, avtomatizirajo in pohitrijo zajem podatkov. Tako podjetje pridobi podatke v realnem času za operativno odločanje in vodenje poslovnih procesov ter za kontroling (finance, nabava, trženje in prodaja, proizvodnja …).

Enkraten vnos podatkov. Po vnosu podatka je takoj na voljo različnim službam in procesom.

Povezovanje podatkov. Vsebinsko združevanje in vrednotenje podatkov iz različnih virov omogoča boljšo kontrolo poslovanja in pomaga pri sprotnem odkrivanju oziroma preprečevanju anomalij.

Avtomatizacija procesov in postopkov. Tesna povezava med posameznimi programskimi moduli zagotavlja visoko stopnjo avtomatizacije, na primer razknjiževanja zalog, naročanje materiala, knjiženje prejetih in izdanih računov, pridobivanja podatkov za obračun plač, zaključna poročila, izterjave … Takšno povezano poslovanje direktorjem in lastnikom na enem mestu podaja vpogled v uspešnost podjetja, še preden se problemi razkrijejo v bilancah – bodisi na letnem bodisi na mesečnem nivoju.

Več informacij o poslovnih rešitvah MIT Orkester je na voljo na spletni strani: ERP sistem MIT Orkester.

Pregledno planiranje sredstev

Podjetja v gradbeništvu uporabljajo različne rešitve za planiranje, od preglednic v Excelu do poslovnih informacijskih sistemov in programov za vodenje projektov. Problemi, ki se pojavljajo pri uporabi vseh teh orodij, so lahko zelo kompleksni in imajo velik vpliv na poslovni izid.

1. Podjetje nima vseh planov na enem mestu, zato v vodstvu in v oddelkih nimajo celotne slike nad dogajanjem v sedanjosti in prihodnosti.
2. Podatki in dokumenti iz različnih aplikacij niso povezani, kar poveča neproduktivno porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja planskih podatkov – možne so napake in nedosledno vnašanje podatkov, zato plani ne kažejo realne slike.
3. Tabelarični pregledi niso človeku prijazni, otežujejo odkrivanje anomalij in onemogočajo hitro ukrepanje – posledično so plani daleč od optimalnih, stroji pa stojijo.
4. Vsak oddelek planira po svoje in ima drugačne poglede na uspešnost, oddelki niso usklajeni, izgublja se odgovornost.
5. Zaradi stalnih telefonskih klicev se izgublja čas, saj drugače odgovorni nimajo možnosti dobiti ustreznih informacij.
6. Uporaba različnih in predvsem nepovezanih rešitev povečuje porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja podatkov, pojavljajo se napake, ki se kažejo v problemih na terenu.

Prilagojeno vizualno planiranje

V podjetju MIT informatika so izdelali posebno informacijsko rešitev Visual@MIT, ki je namenjena prikazovanju različnih podatkov in dokumentov v časovni vrsti. Rešitev se povezuje z različnimi viri podatkov ter omogoča hkratno prikazovanje različnih informacij glede na posebnosti osnovne dejavnosti:

– vizualizacija posameznih planov (projektni, terminski, nabavni, voznega in strojnega parka, delovnih nalogov ….);

– istočasno prikazovanje različnih planov na eni sliki, na primer terminskega plana za posamezen projekt skupaj s planom nabave in delovnih nalogov ali pa sočasen pregled plana delovnih nalogov in voznega/strojnega parka;

– različni grafični prikazi (Gantt, koledarsko …) ter prikazi po tematskih sklopih in dokumentih;

– avtomatizacija zajema podatkov o dejanski porabi strojnih in delovnih ur;

– takojšen vpogled v podatke za vsako plansko postavko;

– prikazovanje podatkov v različnih časovnih okvirih (urno, dnevno, tedensko, mesečno…);

Uvedba rešitve za vizualno planiranje Visual@MIT ima praktično takojšen učinek na poslovno uspešnost. Ob tem še dodatno razveseljuje hitra uvedba ter neodvisnost od poslovnega informacijskega sistema. To pomeni, da vam za preskok v učinkovitosti ni treba izvesti finančno in časovno zahtevnih sprememb v osnovni informacijski podpori.

V podjetju MIT so izdelali poseben programski modul za planiranje odprem, ki deluje v okviru poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Ta modul proizvodnim in trgovskim podjetjem bistveno poenostavi odpremni postopek, s čimer omogoča tako skrajšanje samega procesa kot tudi zmanjšanje napak. Glavne prednosti sistema se skrivajo v visoki avtomatizaciji rutinskih postopkov, kot so:

– samodejno generiranje plana za odpremo glede na prevzeme iz proizvodnje na skladišče in naročila kupcev;

– razvrščanje potrjenih nalogov za odpremo glede na transportne poti in lokacijo kupcev;

– obračun stroškov transporta;

– samodejno generiranje dokumentacije za posamezen odpremni nalog (dobavnica, certifikati, CMR …).

»Podjetja lahko z MITovo rešitvijo poleg poenostavitev postopkov, zaradi katerih se povečata kakovost in učinkovitost, digitalizirajo celoten poslovni proces od naročila do odpreme,« je še povedal Šemrov.

Ker je celoten proces pri dobavitelju digitaliziran, ga je možno enostavneje povezati z nabavnim procesom kupca ter oblikovati odzivno oskrbno verigo. Takšno sodelovanje navsezadnje omogoča izgradnjo novih poslovnih modelov, ki ustvarjajo višjo dodano vrednost in se hitreje prilagajajo razmeram na tržišču.

Ključni pokazatelji uspeha podjetja (angl. Key Performance Indicators) morajo v prvi vrsti dati odgovor na neko vprašanje, da ima njihovo merjenje sploh smisel. Voznik formule verjetno ne potrebuje najbolj informacije o povprečni porabi goriva, saj je njegov cilji čim boljša uvrstitev. Veliko bolj zanimiva zanj je povprečna hitrost oziroma čas izpeljanega kroga.

KPI služijo za merjenje uspešnosti celotne ali samo enega dela organizacije (stroškovno mesto, projekt …), pri čemer morajo biti povezani s strateškimi cilji podjetja. En poslovni proces se namreč ne konča v okviru ene funkcije, ampak aktivnosti prehajajo iz ene poslovne funkcije v drugo. Tako srečamo kazalnike na različnih področjih na nivoju vodstva, nabave, financ, logistike in proizvodnje, ki so med sabo povezani, oziroma izkoriščajo iste podatke.

V osnovi mora biti vsak kazalnik čim bolj razumljiv in čim bližje posameznim osebam oziroma področju. Cilji, ki se spremljajo, naj bodo jasni vsem, zato je pri njihovem določanju dobro, da sodelujejo različne ravni vodenja pa tudi operative. Če recimo v podjetju stremimo k visoki kakovosti, potem bo eden od proizvodnih KPI-jev zagotovo meril število slabo izdelanih kosov oziroma delež izmeta. V finančnem oddelku bodo na primer preverjali finančno sposobnost podjetja, ki je vitalnega pomena, saj plačilna nesposobnost na dolgi rok vodi do nasilne izgube samostojnosti in prenehanja delovanja podjetja.

Podjetje lahko postavi KPI na različnih ravneh, glede na cilje in značilnosti procesa. Vendar tudi v primeru kazalnikov velja pravilo manj je več, tako da je treba biti pri njihovem odločanju resnično pozoren na to, kakšno vrednost imajo za poslovanje.

Spremljanje vseh KPI na enem mestu

V poslovnem informacijskem sistemu se večino želenih kazalnikov uspešnosti nastavi kar znotraj posameznega programskega modula, recimo na nivoju Glavne knjige v obrazcih, v Fakturiranju na nivoju klasifikatorjev … To pomeni, da imajo zaposleni in njihovi vodje pokazatelje uspešnosti takoj pri roki že med izvajanjem tekočih nalog. Če pa želimo, da direktor in drugi vodje dostopajo do vseh ključnih kazalnikov na enem mestu, vedno in povsod z uporabo različnih naprav, potem je smiselno uporabiti sistem za podporo pri poslovnem odločanju BI.

V MITu za osrednje prikazovanje KPI, ki so na voljo tudi na mobilnih napravah, uporabljamo sodobna orodja, kot je Microsoft Power BI. Kazalnike se lahko prikazuje glede na vlogo uporabnika oziroma na nivo odločanja. Z barvanjem kazalnikov se zagotavlja enostavno razumevanje informacij, pri čemer rdeča lahko pomeni nezadovoljivo, rumena prepoznano težavo oziroma padec uspešnosti, zelena pa kaže na zadovoljivo stanje. In če se direktorju zjutraj, ko prižge računalnik, na njegovem poročilu s KPI prikaže vsaj eno rdeče polje, je to lahko znak za izreden sestanek z odgovornimi za posamezno področje. Če so polja rumena in zelena, potem verjetno zadošča že e-pošta z vprašanjem odgovornim. V kolikor pa je vse zeleno, se lahko posveti manj stresnim nalogam, kot je krizno vodenje in gre morda iz službe kako uro prej kot sicer, na partijo tenisa ali golfa.

Kazalniki uspešnosti vseeno niso sveti gral

Kaj bomo merili s KPI-ji, je najbolj odvisno od naših podatkov: koliko in kakšne imamo ter kako do sploh dostopni. Načeloma lahko ustvarimo nešteto kazalnikov, vendar je za podjetje zdravo, če jih uporablja s pravo mero. Poleg tega se ne sme ukvarjati izključno samo s svojimi kazalniki, saj lahko ukvarjanje s samim seboj hitro nameče pesek v oči, kar se na trgu lahko pokaže kot zmanjšanje konkurenčnosti in izguba tržnega deleža. Zato se ob spremljanju KPI-jev ne sme pozabiti na ostale ponudnike v panogi, kupce, dobavitelje in konec koncev na mehko znanje: na svoje občutke in izkušnje. Pri nekaterih kazalnikih se namreč prehod iz ene barve v drugo lahko zgodi praktično čez noč, odpravljanje posledic oziroma ponovna pozelenitev pa zahteva mnogo več kot en korektivni ukrep in traja več let.

Se vaš ERP sistem lahko hitro odziva na vse te spremembe?

Splošno razširjanje uporabe informacijsko-komunikacijskih tehnologij pospešuje digitalizacijo na vseh področjih. Podjetja se novim zahtevam kupcev približujejo z inovativnimi pristopi, pri čemer ponujajo izdelke kot storitve s povsem novimi načini ustvarjanja denarne vrednosti.

Kot pravi Marjeta Povalej, se podjetja poleg vsakodnevnih sprememb na izdelkih in pri prodaji srečujejo tudi s pogostimi spremembami v poslovnem okolju. Globalna konkurenca znižuje cene in išče nove tržne poti, kar spreminja poslovne modele in zahteva prožnost pri povezovanju z dobavitelji. Podjetja se zaradi stalnega inoviranja v samem poslovanju pogosteje reorganizirajo in izboljšujejo poslovne procese, vse pogostejše pa so tudi spremembe zaradi menjav pri lastništvu, ki so posledica strateških združevanj in prevzemanj.

Odzivnost je možno doseči samo s prilagodljivo informacijsko podporo

Do nedavnega so podjetja dosegala določeno stopnjo prilagodljivosti s pomočjo neurejenih procesov in nestandardiziranih postopkov. Vendar pa vedno nižje marže, padanje proizvodnih cen in težave s pridobivanjem kakovostnih kadrov podjetja postavljajo pred zahtevo po ureditvi poslovanja v smeri čim večje operativne učinkovitosti.

»Številna podjetja se z izgovori o prilagodljivosti otepajo uvedbe celovitega informacijskega sistema ter digitalizacije proizvodnje, s katerim bi uredili poslovanje. Po drugi strani se bojijo, kako bodo lahko takšen sistem prilagajali spremembam, kar se pri večini ponudnikov slej ali prej pojavi kot nepremostljiva ovira,« je razložila Marjeta Povalej.

Podjetja, ki odlašajo z informatizacijo in digitalizacijo proizvodnih in poslovnih procesov imajo deloma prav, še posebej dokler lahko obvladujejo svoj kaos. Vendar lahko v takem okolju že samo en večji posel ali sprememba na trgu povzroči izredne razmere. Informacijski sistem poleg tega sili uporabnike k doslednemu in preglednemu izvajanju nalog, kar med ljudmi, ki so vajeni naloge delati po svoje, ustvarja bojazen o izgubi vpliva in ukalupljanju v logiko informacijskega sistema. Prav zato digitalizacija kot temeljno zahtevo postavlja prilagodljiv, prožen in odziven poslovno-proizvodni informacijski sistem.

Popolna digitalna rešitev za rastoča podjetja

V podjetju MIT informatika so se izzivom, s katerimi se soočajo proizvodna podjetja zaradi nenehnih sprememb, postavili po robu z inovativno zasnovo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester, je tudi med redkimi, ki podpira hkratno izvajanje različnih tipov proizvodnje: veliko- in maloserijsko ter naročniško oziroma posamično proizvodnjo.

»Posebnost sistema MIT Orkester je, da raste skupaj s podjetjem. Sistem je na voljo že v različici za majhna podjetja, ki jo je možno razširiti vse do celovite informacijske podpore, ki jo uporabljajo velika podjetja,« je razložila Marjeta Povalej.

Ob tem ko podjetje raste tako finančno, kot organizacijsko, se razvijajo tudi njegovi poslovni procesi. MIT Orkester odlikuje visoka stopnja nastavljivosti, kar pomeni, da lahko podjetje model poslovanja, poslovne procese in delovne postopke po uvedbi razmeroma hitro in enostavno spreminja. Ob tem je na voljo obsežna paleta dodatnih integriranih rešitev, ki le še povečuje vrednost osnovne poslovno-proizvodne rešitve in zagotavlja celovito digitalizacijo poslovanja:

• brezpapirno in mobilno poslovanje (v proizvodnji, skladišču, režiji …);
• planiranje z vizualizacijo planov (proizvodnje, odpreme, servisa …);
• upravljanje odnosov s strankami;
• kadrovski menedžment;
• vzdrževanje in servis;
• vodenje logistike;
• podpora odločanju.

Podpora notranjim poslovnim procesom se nadaljuje z elektronskim povezovanjem s kupci in dobavitelji ter s povezovanjem z različnimi storitvami v oblaku, kot so storitve portala eVEM, FURS, spremljanje bonitet ter varna hramba in neprekinjeno poslovanje.

Takšen zaokrožen in enoten informacijski sistem je temelj za vzpostavitev gibkega, agilnega in inovativnega podjetja. Omogoča mu enostavno preizkušanje novih modelov, hitro izvajanje organizacijskih sprememb, izboljšav v poslovnih in proizvodnih procesih in ter uvajanje novih tehnologij, vključno z IoT, računalništvom v oblaku, mobilnim poslovanjem, poslovno analitiko na velikih podatkih ter z umetno inteligenco.