brezpapirno vodenje delovnih operacij – Saop Proizvodnja https://mit-ing.si Poslovne ERP informacijske rešitve Wed, 13 May 2020 07:54:58 +0000 en-US hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.6.17 https://mit-ing.si/wp-content/uploads/2023/04/Logo-Saop-S-01-180x180.png brezpapirno vodenje delovnih operacij – Saop Proizvodnja https://mit-ing.si 32 32 Prihranite 10 € pri vsakem prejetem računu https://mit-ing.si/prihranite-10-e-pri-vsakem-prejetem-racunu/ Thu, 02 Jun 2016 08:06:03 +0000 http://mit-ing.si/?p=3419

brezpapirnoBrezpapirno poslovanje je odlična rešitev tudi za majhna podjetja.

Uporaba papirnih dokumentov pri poslovanju je le na videz najbolj enostavna in najcenejša rešitev. Resda se ponuja kar sama, saj je večina dokumentacije, na primer prejeti računi, še vedno v papirni obliki. Pa vendar ali je res tako?

Pomislite, koliko vsak dan izgubite zaradi papirjev!

Ste pomislili, koliko časa v resnici potrebujete, da najdete nek račun iz preteklega obdobja. Samo da greste od delovne mize do arhiva in začnete z brskanjem po fasciklih, izgubite vsaj 5 minut. Zraven prištejte še, kako taka motnja vpliva na vašo zbranost pri delu in kaj vse vas v tem času še zmoti. Analize so pokazale, da ljudje pri administrativnih opravilih porabijo do 30 odstotkov časa samo za iskanje informacij. Kaj pa, če računa ne najdete? Da ste ga založili oziroma sploh niste prepričani, da ste ga dobili? Velikokrat se v takem primeru pokliče dobavitelja in ga prosi za kopijo računa. Vse skupaj je še bolj nerodno, če zamujate s plačilom. Kaj si o vaši resnosti misli dobavitelj? Kako vam zaupa? Boste še imeli tak rabat in plačilne pogoje, kot ste jih dobili za obljubo plačevanja na rok?

Brezpapirno poslovanje je enostavnejše in hitrejše

Ne glede na to, koliko ljudi je vključenih v proces pregledovanja računov, se ta z brezpapirnim poslovanjem bistveno poenostavi. Tudi če ste »one man band«:

  • so vsi računi takoj dostopni in se ne izgubljajo;
  • račun najdete v nekaj sekundah, pri čemer ne zapuščate delovnega mesta;
  • račun poiščete sami, brez posredovanja, na primer računovodje;
  • je povezovanje dokumentacije enostavnejše, saj je vse »na klik«;
  • pregledna dokumentacija zmanjša čas priprave mesečnih obračunov in poročil.

Poenostavitve so toliko večje, kolikor je večja vaša organizacija:

  • kroženje računov med oddelki in zaposlenimi je hitro in pregledno;
  • vsak nekaj naredi, zato je proces tekoč, računi se ne ustavljajo, čas od prihoda računa v hišo do knjižbe se skrajša za najmanj polovico;
  • ni več papirnih kopij računov za osebne arhive, informacije in dokumenti so varno shranjeni na enem mestu;
  • dokumentacija za davčne in druge revizije je takoj dostopna in revizijsko sledljiva;
  • računi se ne izgubljajo ali zalagajo, zato je zamud pri plačilih manj.

Neposredni finančni učinki

Pri brezpapirnem poslovanju ne gre samo za zamenjavo papirnih z elektronskimi dokumenti, ampak se lahko digitalizira celotne delovne postopke. Digitalizacija obdelave prejetih računov se finančno obrestuje in pokaže v bilanci:

  • z odpravo papirnih dokumentov se znižajo stroški tiskanja, pisarniškega materiala ter arhivskega prostora in inventarja;
  • hitrejše potrjevanje računov omogoča skrajšanje plačilnega roka in s tem dodatne bonitete (popust na hitro plačilo, večji rabat…);
  • časovni prihranki pri administraciji omogočajo nabavi, da se bolj posveti dobaviteljem in išče cenovno ugodnejše nabavne rešitve;
  • izognete se zamudnim obrestim, stroškom opominov in blokad zaradi zamud pri poravnavanju obveznosti ter plačevanju DDV;
  • samostojno vnašanje računov, podatkov in povezanih dokumentov v informacijski sistem poceni storitve računovodskega servisa.

Izkušnje iz prakse kažejo, da se strošek obdelave računa zmanjša za 10 – 14 eur!

Brezpapirno poslovanje v MIT OrkesterM

Ko vhodna pošta pride v podjetje, se jo skenira in shrani v informacijski sistem MIT OrkesterM. Elektronsko prejeti računi (e-SLOG) se prenesejo samodejno – iz sistema elektronske izmenjave ali iz e-pošte. Podpisniki posameznih vrst računov nato po vnaprej določenem zaporedju račune elektronsko potrdijo kar v informacijskem sistemu. Račune je možno povezovati z naročilnicami, prevzemnicami in pogodbami v informacijskem sistemu ter jim pripenjati ostale nabavne dokumente – dobavnice, transportno dokumentacijo…

Z elektronsko likvidacijo prejetih računov pridobite pregled nad tem, pri katerem podpisniku se račun nahaja in kje so ozka grla, da proces še pohitrite. Zagotovljena je sledljivost prejetih računov od zajema do knjiženja v računovodskem program, kar pomeni zmanjšanje tveganj za napake v podatkih ali izgubo pomembnih poslovnih dokumentov.

Profitirajte takoj!

Prihranki časa, denarja in odprava napak pripomorejo k temu, da se investicija v brezpapirno poslovanje povrne prej kot v 12 mesecih! To pomeni, da že v enem letu iz brezpapirnega poslovanja kujete dobiček!

Prepričajte se, kako z rešitvijo MIT Orkester usposobite svoje brezpapirno poslovanje.

Kontaktirajte nas!

 

 

]]> Zaradi birokracije ob prihodke in dobiček https://mit-ing.si/mit-informatika-zaradi-birokracije-ob-prihodke-in-dobicek/ Thu, 21 Apr 2016 10:51:54 +0000 http://mit-ing.si/?p=3336
Read More]]> Izgube časa zaradi ročnega vnašanja podatkov na papirne delovne liste so le vrh ledene gore izgub, ki so posledica pomanjkljivega pregleda nad realizacijo.

Za 10-odstotno povečanje produktivnosti ni treba kupiti novih strojev ali dodatno zaposlovati. Ste že pomislili, koliko časa izgubite z vodenjem proizvodnje prek papirne dokumentacije? Pa si poglejmo. Po standardnem postopku za vsako operacijo izpišete delovni list, ki predstavlja navodilo delavcu, katero operacijo je potrebno izvesti na določenem stroju. Delavec po končanem delu ali izmeni svoje delo zabeleži na delovni list in ga odda vodji, kjer dobi nove zadolžitve. Vodja podatke vnese v poslovni informacijski sistem, s čimer potrdi izvedbo operacije. To se lahko zgodi takoj oziroma še v času izmene, če pa ima vodja druge naloge, s tem počaka. Tudi za dan ali dva. Ročno vnašanje podatkov je v tem primeru nepotrebno vsaj za vodjo, pri čemer še večjo izgubo časa predstavljata prevzem in oddaja papirnega delovnega lista s strani delavca. V primeru dela po več delovnih listih v eni izmeni te motnje hitro vzamejo 45 minut, kar znaša 10 odstotkov časa v 8-urni izmeni.

Večji problemi so pod površjem

Podjetja želijo pri načrtovanju proizvodnje spraviti čas za pripravo operacij na minimum, saj ta neposredno vpliva na produktivnost. Uporaba papirnih dokumentov v proizvodnji te čase samo podaljšuje, pri čemer jih planska služba po navadi ne upošteva. Časovne izgube se seštevajo, in se na koncu pokažejo v obliki zamud pri dobavah, saj podjetje kljub normativom ne uresničuje planov. Posledica so lahko pogodbene kazni, višja cena transporta ali celo izguba posla.

Še večji problem je pomanjkljiv pregled nad realizacijo, ki nastaja zaradi neažurnega vnašanja podatkov o izvedenem delu. Prodaja in planska služba nimata točnih informacij, kaj se sprošča na linijah. To lahko pomeni, da ne more sprejeti novega posla oziroma da se ne more pravočasno odzvati na morebitno zamudo z večizmenskim ali nedeljskim delom oziroma kooperacijo. Ker podjetje s svojimi proizvodnimi zmogljivostmi proizvede manj, kot primerljivi tekmeci, oziroma ima daljši rok izdelave, izgublja konkurenčnost ter ne dosega dodane vrednosti.

Brezpapirno vodenje delovnih operacij – koristi tudi za top menedžment

Poslovno-proizvodni sistem MIT Orkester skrbi, da se delavec ukvarja z izdelavo, delovodja pa z vodenjem procesa – brez nepotrebne birokracije:

  • prodajna naročila se iz sistema Orkester prek elektronskih delovnih nalogov pošiljajo neposredno v izvedbo na delovne postaje ali stroje;
  • za vsak izdelek so v Orkestru določeni vsi parametri (potrebni materiali, operacije dela…) ter določen roki izdelave glede na plan;
  • po končani delovni operaciji ali izdelavi se v sistem samodejno, prek vmesnikov, ali z enostavnimi vnosi delavcev zabeležijo izdelane količine in porabljeni čas;
  • odgovorni za proizvodnjo imajo prek zaslona vedno na voljo tekoče podatke o stanju izdelanosti;
  • prodaja in planska služba imata vedno na voljo točne podatke o sproščanju linij;
  • ob zaključku izdelave se lahko samodejno izračuna uspešnost proizvodnje in se prikaže na nadzorni plošči za najvišje vodstvo v obliki kazalnikov.

Vas zanima, kakšne koristi bi v vašem podjetju pridobili z zmanjšanjem birokracije v proizvodnji?

Z veseljem vam bomo svetovali. Kontaktirajte nas na e-mail prodaja@mit-ing.si oz. nas pokličite na telefonsko številko (04) 281 31 00, podrobne informacije o rešitvah MIT Orkester pa dobite na spletni strani www.mit-ing.si.

]]>