Mobilni procesi

Mobilizacija poslovanja za nas v prvi vrsti pomeni, da na mobilnih napravah povežemo, izvajamo in spremljamo procese, ki dinamično potekajo na več lokacijah. V sklopu mobilnih rešitev mobile@MIT zato že izvajamo korenito tehnično prenovo, s katero bomo uporabnikom omogočili izvajanje notranje logistike z različnimi mobilnimi napravami, ki uporabljajo operacijski sistem Android (namenske naprave z različnimi čitalci (črtna in QR-koda, RFID, NFC…), pametni telefoni, tablice …). Tako bomo podjetjem omogočili, da neodvisno od naprav ter vedno in povsod zajemajo podatke v skladiščih in spremljajo celoten logistični proces – od prevzema, skladiščenja in izdaje v proizvodnjo do vračanja materiala v skladišče, prejema izdelkov iz proizvodnje, odbiranja in odpreme.

Brezpapirno poslovanje

Z digitalizacijo se povečuje potreba po brezpapirnem poslovanju ter avtomatizaciji rutinskih postopkov. Uporabniki poslovnih rešitev MIT Orkester lahko z letošnjim letom samodejno pošiljajo različne PDF-dokumente neposredno iz informacijskega sistema (dobavnica, faktura – tudi s prilogami, kot so tehtalni in evidenčni list, tehnične specifikacije …).

Osnova sredstva

Osnovna sredstva so eden najpomembnejših virov v proizvodnem podjetju. Poslovna uspešnost je zato v veliki meri odvisna tudi od njihovega upravljanja. Pri upravljanju z osnovnimi sredstvi smo razvili rešitev za digitalno popisovanje osnovnih sredstev z uporabo čitalnikov, ki je z letošnjim letom pripravljena za uvedbo.

Nišne rešitve

V MIT informatika razvijamo tudi posamezne industrijske rešitve, ki so vezane na specifično dejavnost naročnika. Pri rešitvah za predelovalce odpadkov bomo v letošnjem letu nadaljevali z izboljšavami spletnega poročanja o predvidenih in dejanskih količinah odpadkov (odprava ročnega zajema podatkov, samodejno generiranje fakture in obrazca OKD za okoljske dajatve).

Industrija 4.0

Nadaljevali bomo z izvedbami projektov povezav poslovno-proizvodnega informacijskega sistema MIT Orkester z avtomatiziranimi regalnimi skladišči. Pomemben segment razvoja je vizualizacija poslovnih procesov in celovita digitalizacija nabavnega procesa, ki vključuje elektronsko izmenjavo v oskrbni verigi, avtomatizirane notranje postopke ter vhodno-izhodno logistiko.

Kaj torej še preostane dokumentnemu sistemu?

Seveda ima DMS svojo vrednost in prednosti v primerjavi s sistemom ERP. Gre predvsem za to, da so lahko prijaznejši kar se tiče samega upravljanja z delovnimi tokovi ali recimo obvladovanja sprememb. Poleg tega imajo namenske funkcije za upravljanje z dokumenti, ki pa se v praksi izkažejo predvsem v dokumentno usmerjenih dejavnosti (javne in finančne ustanove, poslovne storitve…).

Zato je ob sistemu ERP smiselno uporabiti dokumentni sistem predvsem za procese priprave dokumentov, ki vključujejo veliko deležnikov in zahtevno usklajevanja, na primer pripravo pogodb, ter dokumente, ki so podvrženi spremembam, ki jih mora obravnavati širša skupina ljudi ali več služb, na primer razvojna, tehnična in organizacijska dokumentacija. Posebno področje, kjer dokumenti sistem dopolni sistem ERP so delovna področja, ki se tipično ne vodijo prek sistema ERP, recimo za delovne postopke pri dejavnosti trženja, skupinskem odločanju ter pri obvladovanju korektivnih ukrepov in izboljšav.

Sobivanje sistema ERP in DMS

Ne glede na to, kakšen je namen, je uspešnost uvedbe dokumentnega sistema odvisna od sistema ERP. V slednjem se namreč vodijo številni podatki, ki se uporabljajo za delovne postopke znotraj DMS. Poleg tega je precejšnji del uporabniških dejavnosti v sistemu DMS samo začetek ali podaljšek procesa, ki poteka v ERP. Delovanje dokumentnega sistema je tako neposredno odvisno od integracije s sistemom ERP, ki dejansko odloča o tem, ali bo DMS sploh odgovoril na izzive glede hitrosti, kakovosti in urejenosti poslovanja, kot v osnovi obljublja.

Pravzaprav gre za uporabniku prijazno in preprosto vodenje delovnega toka ter pregledovanje in potrjevanje dokumentov, kot so prejeti računi, potni nalogi, nabavne naročilnice, prevzemnice in ostala prejeta ali izdana pošta. Prednost tega modula je, da uporabnikom dokumentov iz sistema ERP ni potrebno natisniti na papir, ampak jih enostavno pošljejo v odobritev izbranim podpisnikom. Podpisniki dokumentov, glede na delovni tok in pooblastila, znotraj aplikacije z enim klikom preprosto podpišejo, zavrnejo dokument oziroma ga vrnejo predhodniku v dopolnitev.

»Nova rešitev odpravlja vrsto tveganj. Ne samo, da gre celoten postopek hitreje, da je nadzorovan in da se dokumenti ne izgubljajo. V delovnem postopku kroži dokument v izvorni elektronski obliki, kar poenostavlja izvedbo zakonsko skladnega elektronskega poslovanja,« je izpostavila Slađana Gogić.

Uporabniki do dokumentov za pregledovanje in podpisovanje dostopajo prek spletne aplikacije, kar pomeni, da lahko svoje naloge izvajajo od kjer koli in kadarkoli, tudi izven pisarne.

Osrednji sistem za naročanje

V Loteriji Slovenije so s centralnim sistemom najprej standardizirali postopek naročanja. Naročanje se izvaja prek standardnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki so jih uskladili z organizacijskimi pravili ter pooblastili. Rešitev v spletni tehnologiji jim je omogočila izvajanje postopka neodvisno od uporabniških naprav. Nabavni sistem vključuje tudi vnos osnovnih podatkov za letne pogodbe z dobavitelji, s čimer so vzpostavili nadzor nad črpanjem pogodbe in samodejno kontrolo zneska naročilnice s stanjem na pogodbi. V nadaljevanju bodo sistem povezali tudi z rešitvijo za materialno poslovanje, s čimer bodo pridobili spremljanje prevzema blaga na zalogo.

Digitalna nabava poenostavlja delo

Z uvedbo MITove rešitve so v Loteriji Slovenije pridobili celovit pregled nad naročilnicami po posameznih fazah, od priprave do potrjevanja do pošiljanja dobaviteljem. Digitalni delovni tok z vgrajenimi verigami podpisnikov zagotavlja hitro in gladko izvedbo nabavnega postopka.

»Sedaj v računovodstvu vemo, koliko stvari je bilo naročenih in lahko načrtujemo finančni tok. Enostavnejše je tudi potrjevanje računov, ki poteka prek MITove rešitve, kjer prejete račune enostavno povežemo z izdanimi naročilnicami,« je povedala Nada Živković. Kompletiranje dokumentacije je bistveno lažje, dokumenti se ne zalagajo, saj ne potujejo več fizično naokrog.

Veliko so pridobili tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalen delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Kot pravi Živkovićeva, ima vsak, ki pripravlja naročilnice, pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma v podpisovanju.

Povečala se je tudi informiranost med oddelki. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Poenostavilo se je tudi delo v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.

Morda ste že naredili korak naprej in začeli s pošiljanjem digitalnih dokumentov iz sistema ERP za potrjevanje po e-pošti. Ta rešitev vam problem poceni, ne pa odpravi. Sami delovni postopki so še vedno nepregledni, prihaja do zamud in napak. Naloge in odgovornosti niso jasne, zato se dogaja, da se določeni dokumenti sploh ne obdelajo in ostanejo »v predalu«. Še več, če so delovni postopki take narave, da se mora v ERP sistem prenesti informacija o odobritvi ter še kakšen podatek, potem je v tem primeru podatke potrebno prepisovati ročno. In smo spet nekje pri začetku.

Zakaj si ne bi poenostavili življenja ter digitalne dokumente tudi obravnavali digitalno? Na vaši strani so zakonodaja, tehnologija in prihranki. Ne čakajte na maj!

Uporabniki poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester si lahko obvladovanje dokumentov bistveno poenostavijo. Na voljo jim je dokumentni sistem DMS@MIT, ki je tesno povezan s poslovnim informacijskim sistemom. Ta povezava prinaša številne prednosti in koristi:

1. Sistem za celovito upravljanje z dokumenti: Uporabniki dokumente iz sistema ERP enostavno posredujejo v dokumentni sistem, kjer se izvedejo ustrezni brezpapirni delovni tokovi, na primer potrjevanje prodajnih ponudb, nabavnih zahtevkov, reklamacijskih zapisnikov…
2. Cenejša rešitev: integracija ni potrebna, saj je DMS@MIT že pripravljen na sodelovanje s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. To pomeni, da ni stroškov storitve in vzdrževanja integracije, prihrani pa se tudi čas za integracijo, kar pomeni, da je uvedba dokumentnega sistema bistveno hitrejša.
3. Povezane informacije in dokumenti: dokumenti, ki se obdelujejo po podjetju, so tesno povezani s poslovnim transakcijami, kar poenostavlja delo različnih služb, od nabave in prodaje do finančnega računovodstva in kontrolinga.
4. Manj tiskanja interne dokumentacije: potrjevanje dokumentov, ki nastanejo v sistemu ERP, poteka hitreje in pregledno. Dokumentov ni več treba tiskati in iskati podpisnike, ampak se potrditve pridobi v elektronski obliki skozi delovni tok.
5. Poenostavitev postopkov: podatki se med sistemi prenašajo samodejno, brez ročnih vnosov, kar omogoča avtomatizacijo celotnih poslovnih procesov.
6. Manj napak: v delovne postopke so vgrajene kontrole, ki onemogočajo nastanek procesnih napak.
7. Učinkovitejša komunikacija: dokumenti in z njimi povezane naloge, se do izvajalcev prenašajo samodejno, glede na delovni tok. Ni več treba pošiljati e-pošte ali pa dodatno preverjati izvajanje zadolžitev. Vse informacije so v dokumentnem sistemu, na enem mestu, urejene in pregledne.
8. Sledljivost in odgovornost: s prenosom dokumentov iz sistema ERP v dokumentni sistem se vzpostavi vodeno delo z dokumenti, kar zmanjša napake ter poenostavi njihovo odkrivanje in odpravljanje. Za vsak dokument so odgovornosti vnaprej opredeljene, zato delo poteka gladko, brez nepotrebnih zastojev zaradi iskanja ustrezno kompetentnih oseb.
9. Enostavno razdeljevanje dokumentov: sodelavce, za katere želite, da prejmejo dokument, enostavno vključite v delovni tok, pri čemer so verige podpisnikov lahko vnaprej opredeljene.
10. Stalna razpoložljivost dokumentov: zaposleni za potrjevanje dokumentov niso več vezani na fizično lokacijo, ampak svoje naloge izvedejo z uporabo računalnika ali celo mobilnega telefona kjerkoli in kadarkoli.

Vas zanima, kako lahko z dokumentnim sistemom DMS@MIT odpravite probleme na področju obvladovanja dokumentacije? Ali kako implementirati sodobno digitalno poslovanje na ravni celotnega podjetja?

Stopite v stik z nami in se dogovorite za predstavitev!

Več informacij o DMS@MIT je na voljo na spletni strani DMS.

Delovno okolje

Če so pisarniške aplikacije v osnovi namenjene izdelavi dokumentov, od dopisov do pogodb, pa poročil, še celo naročil in računov, tudi to vlogo vse bolj prevzema sistem ERP. Ker predstavlja osrednje zbirališče podatkov, s svojo poslovno logiko pa možgane podjetja, sodoben poslovni informacijski sistem omogoča avtomatsko izdelavo dokumentov z minimalnim posredovanjem človeka. Celo pogodbo lahko na osnovi pravil in pred nastavljene vsebine sestavi sam. Po drugi strani zna ERP sistem sprejeti, obdelati in shranjevati elektronske dokumente, s čimer odpravlja ročno vnašanje podatkov, tiskanje oziroma kopiranje dokumentov ter arhiviranje. ERP sistem, kot je MIT Orkester, ki na enem mestu združuje podatke, procese in dokumente, podjetjem omogoča, da oblikujejo enotno, varno, nadzorovano in cenovno učinkovito delovno okolje za večino informacijsko podprtih delovnih mest.

Vodenje in odločanje

Ena od pomembnih, danes celo največja korist celovitih sistemov ERP, so podatki, saj na enem mestu združuje zgodovinske podatke iz praktično vseh področij poslovanja – od prodaje do proizvodnje in nabave. ERP sistem z vgrajenimi zmožnostmi za poročanje in vdelano analitiko odločevalcem na vseh ravneh ponuja takojšnje informacije, ki jih rabijo za operativno odločanje pri trenutnih nalogah ali za sprejemanje odločitev, od katerih je odvisna prihodnost podjetja. Ker informacije za odločanje v sistemu ERP nastajajo na osnovi enotnih podatkov, brez človeškega posredovanja (na primer prepisovanje podatkov in izdelava preračunov ali makrojev v Excelu) in posledično brez napak, vsi v podjetju uporabljajo enake podatke, informacije so na voljo na klik, hkrati pa se poročila lahko distribuirajo samodejno na različne naprave, vključno s pametnimi telefoni. Ne samo, da se na tak način poenostavi in pohitri pripravo rednih poročil, s pomočjo analitičnih zmožnosti odločevalcem pa tudi kreativnim zaposlenim ni potrebno čakati na ad-hoc informacije, ki jih rabijo za specifične naloge z visoko dodano vrednostjo, na primer segmentacija strank ter raziskave dobaviteljev. Takšno osrednje obvladovanje podatkov, kot ga zagotavlja MIT Orkester, v proizvodnih podjetjih poleg poslovne analitike in poročanja zagotavlja tudi hitro izdelavo pred in po kalkulacij. S tem omogoča pripravo dobičkonosnejših ponudb, zagotavljanje realnih rokov izdelave ter učinkovitejšo procesno, tehnološko in stroškovno optimizacijo.

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.

Pošteno – pridobitve za vse, izdajatelje in prejemnike

Brezpapirno medpodjetniško poslovanje, ki poteka na digitalen in avtomatiziran način, resda ni zastonj. Je pa za vsaj polovico cenejše kot pošiljanje papirnih dokumentov po pošti, ter neprimerljivo hitrejše in bolj zanesljivo kot pošiljanje elektronskih dokumentov po e-pošti.

Od njega imajo enakovredne koristi vsi udeleženci v oskrbni verigi. Dobaviteljem zagotavlja avtomatsko izdajo e-dokumentov in vzpostavitev enotnega poslovanja s partnerji. Hkrati povečajo zanesljivost dostave ter znižajo stroške izdaje dokumentov. In kar je še posebej pomembno – zaradi boljše sledljivosti se izboljša plačevanje – plačilo dobijo v roku. Kupci na drugi strani pridobijo berljive dokumente, ki jih lahko preprosto uvozijo v svoje sisteme, avtomatsko prevzamejo posamezne postavke iz dokumenta in avtomatizirajo interne procese (obdelava prodajnih ponudb, likvidacija računov, kontrola poslov, priprava plačilnih nalogov…). Tako prejetih dokumentov ni več treba tiskati za arhiv, ampak že ponudniki storitev elektronske izmenjave ponujajo rešitve za njihovo varno hrambo.

Brezpapirno s partnerji

ERP-sistemi MIT Orkester podpirajo različne scenarije brezpapirnega poslovanja s poslovnimi partnerji. MIT Orkester je za to povezan z vsemi vodilnimi omrežji oziroma storitvami elektronske izmenjave (EDI), ki v Sloveniji omogočajo elektronsko izmenjavo z lokalnimi podjetji ter podjetji na tujih trgih:

• ZZI (ZZInet, bizBox)
• Panteon Group (Panteon.net®, eb-MANAGER®)
• EBA
• 3Net

Ne samo, da se prek teh storitev lahko izdaja ali prejema elektronske račune. MIT Orkester na tak način nadgrajuje zmožnosti za podporo pri nabavi JIT v smeri boljšega obvladovanja zunanjega dela procesa nabave. Poslovanje z dobavitelji postane bolj pregledno, hitrejše in cenejše – predvsem zaradi odprave napak in boljšega nadzora nad procesom, ki omogoča pravočasno ukrepanje.

Elektronska izmenjava se kaže kot ena od osnov digitalizacije poslovanja, saj brez nje ni možno zagotoviti avtomatizacije procesov, ki se odvijajo med podjetji. Podjetje sicer lahko samostojno vzpostavlja posamične EDI-povezave s partnerji, vendar mu uporaba teh pristopov ponuja večjo prilagodljivost na zahteve partnerjev ter navsezadnje hitrejšo in cenejšo vzpostavitev digitalnega poslovanja z njimi.

 

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.

V podjetju MIT informatika poleg poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester ponujajo dokumentni sistem DMS@MIT, ki se tesno povezuje s poslovnim informacijskim sistemom. Vnos vseh potreb po nabavi oziroma naročanju materiala pri zunanjih dobaviteljih se izvede v informacijskem sistemu, in se nato prenese v proces potrjevanja v DMS@MIT. Takšno rešitev za digitalizacijo v nabavni službi že izkorišča na primer Steklarna Hrastnik.

MIT-ova rešitev uporabnikom daje jasen pregled in dodatne analize potreb glede nabave storitev, materiala, drobnega inventarja ter stanja osnovnih sredstev v podjetju. Po drugi strani zbrani podatki zaposlenim v nabavi ter kontrolingu omogočajo bolj realno in nadzorovano planiranje v prihodnjih letih oziroma spremljanje in primerjavo realizacije s preteklimi obdobji in planom. DMS@MIT prek vgrajenega modula Podpisovanje – Proces potrjevanja dokumentov skrbi za hitro prenašanje nabavnih zahtevkov v pregled in odobritev, pri čemer uporabnikom, vodjem in nabavnikom zagotavlja sprotne informacije o poteku obravnave posameznega nabavnega zahtevka.

Tudi urejenost dokumentov in postopkov nima samo estetskega učinka, ampak se odraža na več načinov:

• do 30 odstotkov večja osebna produktivnost;
• bistveno se zmanjša število napak in posledično izgub zaradi človeškega faktorja;
• do 50 odstotkov hitrejše odkrivanje napak;
• pravočasno ukrepanje.

Kako se to sploh občuti pri vsakodnevnem delu?

Poslovni sistemi, kot je MIT Orkester, omogočajo, da celotno poslovanje poteka digitalno. To pomeni, vsi delovni postopki, od zajema ali nastanka do zaključka obdelave dokumenta. V realnem poslovnem okolju to zgleda tako:

• za vsak dokument, ki nastaja ali se obdeluje pri poslovanju se ve, kdo mora kaj narediti – odgovornosti so jasne, naloge so določene, izvedba se spremlja;
• obstaja samo en veljaven dokument, kar zmanjša nesporazume;
• podatki se izpolnjujejo samodejno, zaradi vgrajenih kontrolnih točk ni več prostora za napake;
• izboljša se ponovna uporaba informacij in znanja iz preteklih dokumentov;
• vsi interni dokumenti so samo še v elektronski obliki;
• zunanji dokumenti pridejo v podjetje že v elektronski obliki in jih ni treba digitalizirati;
• dela z dokumenti je manj, saj so postopki enostavnejši in v veliki meri avtomatizirani;
• dokumenti so popolni, saj se lahko povezujejo z drugimi dokumenti in zapisi v različnih poslovnih aplikacijah;
• procesi so povezani, zato ljudje nastopajo le še kot odločevalci.

Učinkovita rešitev za brezpapirno poslovanje

Poslovne rešitve MIT Orkester že v osnovi združujejo zmogljivosti transakcijskega sistema in prednosti elektronskega obvladovanja dokumentov. Zato omogočajo enostaven in hiter prehod v brezpapirno delo in popolnoma digitalizirano poslovanje na vseh področjih:

• Nabava in prodaja (prejeti in izdani računi, naročila dobaviteljev in kupcev, pogodbe…)
• Proizvodnja (delovni nalogi, tehnična dokumentacija…)
• Skladišče in logistika (komisionirni nalogi, odpremnice, dobavnice, prevzemnice, transportni listi…)
• Sredstva in storitve (storitveni zahtevki…)
• Kakovost (ISO dokumentacija, atesti…)
• Projekti
• Kadri (plačne liste, potrdila…)
• Finance in računovodstvo (DDV dokumentacija, poročila…)

Z uporabo rešitev MIT Orkester je brezpapirno poslovanje na dosegu roke. V kolikor si želite, da bo vaš poslovni sistem pripravljen tudi na izzive Industrije 4.0, nas pokličite.