Hitre in nenehne spremembe v zadnjih letih so med vodilna podjetja izstrelila tista, kjer so se in se še znajo hitro prilagoditi spremembam, tako s produktnega kot tudi z organizacijskega in procesnega vidika. Sodobni koncepti sodelovanja, ki jih ponujajo storitve v oblaku, pri tem igrajo pomembno vlogo, saj izboljšujejo komunikacijo med zaposlenimi, zmanjšujejo možnosti za napake in zamude ter poenostavljajo pridobivanje in uporabo informacij. Zaradi tega so lahko timi v podjetjih učinkovitejši in bolj produktivni.

Učinkovito sodelovanje in timsko delo pri projektih

Večina proizvodnih podjetij kljub uvedeni projektni metodologiji z informacijskega vidika svoje projekte obvladuje na razmeroma nizki ravni. Dokumentacija se vodi po mapah na omrežnih diskih v skupni rabi, komunikacija poteka prek e-pošte, fizičnih sestankov in telefonov. Zbirka storitev v oblaku Microsoft Office 365 kot eno najbolj razširjenih digitalnih orodij za osebno produktivnost in sodelovanje sicer združuje vse ključne zmožnosti za timsko delo na projektih. Vendar lahko prav zaradi ogromne količine informacij, zbranih na enem mestu, sčasoma prispeva k le še večjemu kaosu na projektih, kar botruje napakam ter časovnim in neposrednim finančnim izgubam.

V podjetju MIT informatika smo se izziva izboljšanja sodelovanja v projektnih timih lotili z integracijo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester in zbirke Microsoft Office 365, oziroma z orodjem Microsoft Teams, ki ponuja najsodobnejše zmožnosti za skupinsko delo. Bistvena prednost takšne povezave je ohranjanje enostavnosti in nadzora nad izvajanjem projektov, vodenih s poslovnim informacijskim sistemom, ter posodobitev zastarelih, ročnih in na pol papirnih delovnih postopkov s popolnoma preglednimi digitalnimi pristopi.

Kakšne so pravzaprav koristi takšne rešitve

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester za proizvodna podjetja uporabnikom omogoča istočasno spremljanje različnih tipov proizvodnje, od veliko- in maloserijske do posamične naročniške oziroma projektne. Ob tem lahko vsako naročilo spremljajo kot projekt. Vgrajene zmožnosti za projektno vodenje so usmerjene na finančno in časovno obvladovanje projektov, predvsem z namenom obvladovanja dobičkonosnosti. Na projekte se navezujejo tudi vsi delovni nalogi ter tehnološki postopki z normativi in sestavnicami, kalkulacije in celo plan proizvodnje. Uporabnikom je na voljo tudi vizualizacija projektnega plana, vse do ravni posameznih tehnoloških operacij.

Z uporabo Teamsov dosežete, da so člani vaših projektnih timov o vsem pravočasno obveščeni, da ne zamujajo rokov, da imajo vsi sodelujoči na voljo vse informacije, ki jih potrebujejo pri delu ter da se lahko sodelavci samostojno povezujejo v nove (ad-hoc) delovne skupine.

Souporaba MIT Orkestra ter storitve Microsoft Teams zagotovo doprinese učinkovitost, prožnost, prilagodljivost in ciljno usmerjenost, kar je potrebno za izvajanje agilnega projektnega dela. Tako boste nenazadnje lahko svoje projektno delo hitro uskladili z metodologijo, ki vam najbolj ustreza oziroma našli izvirne načine, kako naročila kupcev realizirati z maksimalno razliko v ceni.

Pregledno planiranje sredstev

Podjetja v gradbeništvu uporabljajo različne rešitve za planiranje, od preglednic v Excelu do poslovnih informacijskih sistemov in programov za vodenje projektov. Problemi, ki se pojavljajo pri uporabi vseh teh orodij, so lahko zelo kompleksni in imajo velik vpliv na poslovni izid.

1. Podjetje nima vseh planov na enem mestu, zato v vodstvu in v oddelkih nimajo celotne slike nad dogajanjem v sedanjosti in prihodnosti.
2. Podatki in dokumenti iz različnih aplikacij niso povezani, kar poveča neproduktivno porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja planskih podatkov – možne so napake in nedosledno vnašanje podatkov, zato plani ne kažejo realne slike.
3. Tabelarični pregledi niso človeku prijazni, otežujejo odkrivanje anomalij in onemogočajo hitro ukrepanje – posledično so plani daleč od optimalnih, stroji pa stojijo.
4. Vsak oddelek planira po svoje in ima drugačne poglede na uspešnost, oddelki niso usklajeni, izgublja se odgovornost.
5. Zaradi stalnih telefonskih klicev se izgublja čas, saj drugače odgovorni nimajo možnosti dobiti ustreznih informacij.
6. Uporaba različnih in predvsem nepovezanih rešitev povečuje porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja podatkov, pojavljajo se napake, ki se kažejo v problemih na terenu.

Prilagojeno vizualno planiranje

V podjetju MIT informatika so izdelali posebno informacijsko rešitev Visual@MIT, ki je namenjena prikazovanju različnih podatkov in dokumentov v časovni vrsti. Rešitev se povezuje z različnimi viri podatkov ter omogoča hkratno prikazovanje različnih informacij glede na posebnosti osnovne dejavnosti:

– vizualizacija posameznih planov (projektni, terminski, nabavni, voznega in strojnega parka, delovnih nalogov ….);

– istočasno prikazovanje različnih planov na eni sliki, na primer terminskega plana za posamezen projekt skupaj s planom nabave in delovnih nalogov ali pa sočasen pregled plana delovnih nalogov in voznega/strojnega parka;

– različni grafični prikazi (Gantt, koledarsko …) ter prikazi po tematskih sklopih in dokumentih;

– avtomatizacija zajema podatkov o dejanski porabi strojnih in delovnih ur;

– takojšen vpogled v podatke za vsako plansko postavko;

– prikazovanje podatkov v različnih časovnih okvirih (urno, dnevno, tedensko, mesečno…);

Uvedba rešitve za vizualno planiranje Visual@MIT ima praktično takojšen učinek na poslovno uspešnost. Ob tem še dodatno razveseljuje hitra uvedba ter neodvisnost od poslovnega informacijskega sistema. To pomeni, da vam za preskok v učinkovitosti ni treba izvesti finančno in časovno zahtevnih sprememb v osnovni informacijski podpori.