Papirni storitveni nalogi ustvarjajo velike probleme

Trenutno večina podjetij uporablja papirne servisne naloge, kamor delavci zapisujejo porabljen delovni čas in morda porabljen material, kar ustvarja vrsto problemov.

• Delavci lahko podatke o opravljenem času vnašajo za nazaj, zaradi česar nastajajo odstopanja od realno porabljenega časa. Lahko pride do pritožb s strani stranke o preveč zaračunani storitvi ali pa ima podjetje škodo zaradi premalo zaračunane storitve.
• Servisni nalogi niso zaključeni takoj ob izvedbi, zato podjetje ne ve, kaj mora še narediti (ne more organizirati dela ter dodeljevat virov na naloge – ljudi, strojev in naprav, materiala…). Prihaja do zamud pri izvedbi storitev, kar lahko povzroči pogodbene kazni.
• Netočni podatki o izvedbi posameznega postopka onemogočajo postavljanje realnih normativov, na osnovi katerih bi se lahko učinkovito planiralo.
• Podatki za obračun storitve pridejo z nekajdnevno zamudo, kar lahko predstavlja zamik pri plačilu računa in s tem probleme pri finančnem toku.
• Zaradi večkratnega vnašanja oziroma prepisovanja podatkov prihaja do napak.
• Papirni dokumenti se lahko izgubijo, založijo ali poškodujejo.

Takojšen vnos podatkov poenostavlja delo in izboljša vodenje

MITova rešitev delavcem v servisnih delavnicah, vzdrževalcem na terenu ali pa delavcem na proizvodni liniji omogoča neposreden vnos podatkov o opravljenem delu na servisni nalog. Delavec lahko do servisnega naloga dostopa na delovni postaji ali prek prenosnega računalnika, tablice ali pametnega telefona.

Vnos podatkov je poenostavljen z uporabo črtne kode. V primeru papirnega servisnega naloga, delavec enostavno poskenira črtno kodo s številko naloga, nato pa na enak način prijavi še sebe na servisni nalog. V primeru, da podjetje ne uporablja papirnih servisnih nalogov, se delavcu ob prijavi samodejno izpišejo servisni nalogi, ki so mu dodeljeni. Delavec vpiše opravljeno storitev bodisi z vnosom šifre storitve, prek črtne kode ali jo izbere iz kataloga storitev ter vpiše ure dela.

Prednosti takšnega pristopa so velike:

• Podatki o opravljenem delu so na voljo takoj, z minimalnim trudom za delavca, bodisi ob zaključku naloga ali pa po koncu delovnega časa, v kolikor storitev še ni izvedena.
• Za vsako storitev so na voljo točni podatki o trajanju, kar omogoča postavljanje normativov, na osnovi katerih se pripravljajo predračuni in plani.
• Delavci imajo na voljo različne preglede o opravljenih delovnih urah, zato jim ni treba več ročno voditi lastne evidence. Vodje in delavci imajo enako informacijo o opravljenih delovnih urah, kar poenostavlja vodenje in odpravlja anomalije pri obračunu plač.
• Servisni nalog se lahko zaključi takoj po opravljenem delu, kar pomeni hitrejši in točnejši obračun ter posledično prejšnji prejem plačila.
• Vodje ali dispečerji imajo vpogled v stanje izvedbe in lažje razporejajo naloge po posameznih delavcih ali ekipah.
• V kolikor se izvaja storitev na terenu, se takoj vnese realno opravljen čas, kar zmanjša reklamacije.

1. Točnost podatkov o porabljenem delu in materialu

Poročila o opravljenih storitvah se običajno pripravljajo naknadno, zato podatki pridejo v sistem tudi z nekajdnevnim zamikom. Zaradi časovnega razkoraka prihaja do napak, na primer, da se obračuna premalo ur, napačno porabo materiala ali celo napačen material. Zaradi zakasnitve vnosa podatkov so informacije o zalogah napačne, pri čemer tudi ni razvidno, kakšna je zaloga materiala v skladišču in koliko ga jev vozilih oziroma pri posameznem serviserju. Tako se velikokrat primeri, da serviserji ostanejo brez materiala in storitve sploh ne morejo opraviti. V takšnem primeru lahko zaradi kršenja pogodbeno določenih rokov popravil podjetje doleti kazen ali se stranka odloči za drugega izvajalca.

V rešitvi MIT Orkester Storitveni nalogi je na posameznem nalogu naveden seznam predvidenih opravil in potreben material, iz katerega se ob obračunu samodejno generirata dobavnica in račun. Izvajalec ob zaključku dela enostavno potrdi ali popravi podatke o opravljenem delu in porabljenem materialu. Iz šifranta po potrebi hitro doda opravila ali material, ki ga je dodatno rabil. Dejansko porabljen material se samodejno razknjiži ob izpisu dobavnice, kar zagotavlja točnost zalog. Ker se vsi podatki vnašajo takoj in samo enkrat, ne prihaja več do zamud in napak pri obračunih. Posledično podjetje ne dobiva več zavrnjenih faktur oziroma ne izgublja denarja zaradi ne obračunanega dela in materiala.

2. Enostavnost zajema podatkov

Da prihaja do napak v podatkih o realizaciji storitev je v največji meri kriv način zajema. Podjetja pri izvajanju storitev na terenu zapis opravljenega dela in materiala prepuščajo kar serviserjem, nekateri pa uporabljajo papirne delovne naloge, na katere se vnašajo dejanski podatki. Ker pa je takšen način zamuden, si serviserji zapisovanje poenostavijo ali ga sploh ne izvedejo v celoti. Dodaten problem je, če servis izvajajo zunanje ekipe.

MIT informatika poenostavlja zajem podatkov na več načinov. Serviser lahko zabeleži porabljeno delo in material na elektronski delovni nalog z uporabo katere koli naprave – s prenosnim računalnikom, tablico ali telefonom. To pomeni, da lahko s svojo napravo pride neposredno na mesto izvajanja storitve in z nekaj kliki zaključi nalog. Poleg tega lahko na storitveni nalog zajame še druge podatke, na primer sliko in video ter točno lokacijo.

3. Zanesljivi podatki za odločanje

V primeru papirnih storitvenih nalogov vodstvo nima nadzora nad izvajanjem storitvenih, zato ne more načrtovati dela in optimizirati procesov. Finančno računovodska služba nima na voljo točnih in pravočasnih podatkov. Informacije in dokumenti o opravljenih storitvah niso zbrani na enem mestu, zato je izvajanje obračunov, pokalkulacij in kontrolinga oteženo. Posledično podjetje ne obvladuje finančnega toka in ni zmožno odkrivati izgub.

V MITovi rešitvi je možno za vsak storitveni nalog v realnem času videti, v kakšnem statusu se nahajajo storitveni nalogi, kar poenostavlja razporejanje izvajalcev ter delo s strankami. Ker serviserji podatke sproti vnašajo, je možno natančno slediti, katera opravila so že opravljena. Vsi dokumenti so povezani in enostavno dostopni, pri čemer se dobavnice in fakture generirajo samodejno, na osnovi storitvenega naloga. Na voljo so tudi različne analize porabe časa in materiala, kar omogoča pregled finančnega in časovnega učinka po delavcih, naročnikih in tipih storitvenih nalogov.

Za kakovostne servisne storitve, ki ohranjajo zadovoljstvo strank, so ključni odzivnost, strokovnost in prijaznost servisnega osebja. MITova rešitev za vodenje storitvenih nalogov sama po sebi tega ne zna, vam pa zagotovo poenostavi vse ostalo, da se lahko svojim strankam in njihovim problemom maksimalno posvetite.