Papirni storitveni nalogi ustvarjajo velike probleme

Trenutno večina podjetij uporablja papirne servisne naloge, kamor delavci zapisujejo porabljen delovni čas in morda porabljen material, kar ustvarja vrsto problemov.

• Delavci lahko podatke o opravljenem času vnašajo za nazaj, zaradi česar nastajajo odstopanja od realno porabljenega časa. Lahko pride do pritožb s strani stranke o preveč zaračunani storitvi ali pa ima podjetje škodo zaradi premalo zaračunane storitve.
• Servisni nalogi niso zaključeni takoj ob izvedbi, zato podjetje ne ve, kaj mora še narediti (ne more organizirati dela ter dodeljevat virov na naloge – ljudi, strojev in naprav, materiala…). Prihaja do zamud pri izvedbi storitev, kar lahko povzroči pogodbene kazni.
• Netočni podatki o izvedbi posameznega postopka onemogočajo postavljanje realnih normativov, na osnovi katerih bi se lahko učinkovito planiralo.
• Podatki za obračun storitve pridejo z nekajdnevno zamudo, kar lahko predstavlja zamik pri plačilu računa in s tem probleme pri finančnem toku.
• Zaradi večkratnega vnašanja oziroma prepisovanja podatkov prihaja do napak.
• Papirni dokumenti se lahko izgubijo, založijo ali poškodujejo.

Takojšen vnos podatkov poenostavlja delo in izboljša vodenje

MITova rešitev delavcem v servisnih delavnicah, vzdrževalcem na terenu ali pa delavcem na proizvodni liniji omogoča neposreden vnos podatkov o opravljenem delu na servisni nalog. Delavec lahko do servisnega naloga dostopa na delovni postaji ali prek prenosnega računalnika, tablice ali pametnega telefona.

Vnos podatkov je poenostavljen z uporabo črtne kode. V primeru papirnega servisnega naloga, delavec enostavno poskenira črtno kodo s številko naloga, nato pa na enak način prijavi še sebe na servisni nalog. V primeru, da podjetje ne uporablja papirnih servisnih nalogov, se delavcu ob prijavi samodejno izpišejo servisni nalogi, ki so mu dodeljeni. Delavec vpiše opravljeno storitev bodisi z vnosom šifre storitve, prek črtne kode ali jo izbere iz kataloga storitev ter vpiše ure dela.

Prednosti takšnega pristopa so velike:

• Podatki o opravljenem delu so na voljo takoj, z minimalnim trudom za delavca, bodisi ob zaključku naloga ali pa po koncu delovnega časa, v kolikor storitev še ni izvedena.
• Za vsako storitev so na voljo točni podatki o trajanju, kar omogoča postavljanje normativov, na osnovi katerih se pripravljajo predračuni in plani.
• Delavci imajo na voljo različne preglede o opravljenih delovnih urah, zato jim ni treba več ročno voditi lastne evidence. Vodje in delavci imajo enako informacijo o opravljenih delovnih urah, kar poenostavlja vodenje in odpravlja anomalije pri obračunu plač.
• Servisni nalog se lahko zaključi takoj po opravljenem delu, kar pomeni hitrejši in točnejši obračun ter posledično prejšnji prejem plačila.
• Vodje ali dispečerji imajo vpogled v stanje izvedbe in lažje razporejajo naloge po posameznih delavcih ali ekipah.
• V kolikor se izvaja storitev na terenu, se takoj vnese realno opravljen čas, kar zmanjša reklamacije.