Hitre in nenehne spremembe v zadnjih letih so med vodilna podjetja izstrelila tista, kjer so se in se še znajo hitro prilagoditi spremembam, tako s produktnega kot tudi z organizacijskega in procesnega vidika. Sodobni koncepti sodelovanja, ki jih ponujajo storitve v oblaku, pri tem igrajo pomembno vlogo, saj izboljšujejo komunikacijo med zaposlenimi, zmanjšujejo možnosti za napake in zamude ter poenostavljajo pridobivanje in uporabo informacij. Zaradi tega so lahko timi v podjetjih učinkovitejši in bolj produktivni.

Učinkovito sodelovanje in timsko delo pri projektih

Večina proizvodnih podjetij kljub uvedeni projektni metodologiji z informacijskega vidika svoje projekte obvladuje na razmeroma nizki ravni. Dokumentacija se vodi po mapah na omrežnih diskih v skupni rabi, komunikacija poteka prek e-pošte, fizičnih sestankov in telefonov. Zbirka storitev v oblaku Microsoft Office 365 kot eno najbolj razširjenih digitalnih orodij za osebno produktivnost in sodelovanje sicer združuje vse ključne zmožnosti za timsko delo na projektih. Vendar lahko prav zaradi ogromne količine informacij, zbranih na enem mestu, sčasoma prispeva k le še večjemu kaosu na projektih, kar botruje napakam ter časovnim in neposrednim finančnim izgubam.

V podjetju MIT informatika smo se izziva izboljšanja sodelovanja v projektnih timih lotili z integracijo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester in zbirke Microsoft Office 365, oziroma z orodjem Microsoft Teams, ki ponuja najsodobnejše zmožnosti za skupinsko delo. Bistvena prednost takšne povezave je ohranjanje enostavnosti in nadzora nad izvajanjem projektov, vodenih s poslovnim informacijskim sistemom, ter posodobitev zastarelih, ročnih in na pol papirnih delovnih postopkov s popolnoma preglednimi digitalnimi pristopi.

Kakšne so pravzaprav koristi takšne rešitve

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester za proizvodna podjetja uporabnikom omogoča istočasno spremljanje različnih tipov proizvodnje, od veliko- in maloserijske do posamične naročniške oziroma projektne. Ob tem lahko vsako naročilo spremljajo kot projekt. Vgrajene zmožnosti za projektno vodenje so usmerjene na finančno in časovno obvladovanje projektov, predvsem z namenom obvladovanja dobičkonosnosti. Na projekte se navezujejo tudi vsi delovni nalogi ter tehnološki postopki z normativi in sestavnicami, kalkulacije in celo plan proizvodnje. Uporabnikom je na voljo tudi vizualizacija projektnega plana, vse do ravni posameznih tehnoloških operacij.

Z uporabo Teamsov dosežete, da so člani vaših projektnih timov o vsem pravočasno obveščeni, da ne zamujajo rokov, da imajo vsi sodelujoči na voljo vse informacije, ki jih potrebujejo pri delu ter da se lahko sodelavci samostojno povezujejo v nove (ad-hoc) delovne skupine.

Souporaba MIT Orkestra ter storitve Microsoft Teams zagotovo doprinese učinkovitost, prožnost, prilagodljivost in ciljno usmerjenost, kar je potrebno za izvajanje agilnega projektnega dela. Tako boste nenazadnje lahko svoje projektno delo hitro uskladili z metodologijo, ki vam najbolj ustreza oziroma našli izvirne načine, kako naročila kupcev realizirati z maksimalno razliko v ceni.

Pregledno planiranje sredstev

Podjetja v gradbeništvu uporabljajo različne rešitve za planiranje, od preglednic v Excelu do poslovnih informacijskih sistemov in programov za vodenje projektov. Problemi, ki se pojavljajo pri uporabi vseh teh orodij, so lahko zelo kompleksni in imajo velik vpliv na poslovni izid.

1. Podjetje nima vseh planov na enem mestu, zato v vodstvu in v oddelkih nimajo celotne slike nad dogajanjem v sedanjosti in prihodnosti.
2. Podatki in dokumenti iz različnih aplikacij niso povezani, kar poveča neproduktivno porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja planskih podatkov – možne so napake in nedosledno vnašanje podatkov, zato plani ne kažejo realne slike.
3. Tabelarični pregledi niso človeku prijazni, otežujejo odkrivanje anomalij in onemogočajo hitro ukrepanje – posledično so plani daleč od optimalnih, stroji pa stojijo.
4. Vsak oddelek planira po svoje in ima drugačne poglede na uspešnost, oddelki niso usklajeni, izgublja se odgovornost.
5. Zaradi stalnih telefonskih klicev se izgublja čas, saj drugače odgovorni nimajo možnosti dobiti ustreznih informacij.
6. Uporaba različnih in predvsem nepovezanih rešitev povečuje porabo delovnega časa zaradi večkratnega vnašanja podatkov, pojavljajo se napake, ki se kažejo v problemih na terenu.

Prilagojeno vizualno planiranje

V podjetju MIT informatika so izdelali posebno informacijsko rešitev Visual@MIT, ki je namenjena prikazovanju različnih podatkov in dokumentov v časovni vrsti. Rešitev se povezuje z različnimi viri podatkov ter omogoča hkratno prikazovanje različnih informacij glede na posebnosti osnovne dejavnosti:

– vizualizacija posameznih planov (projektni, terminski, nabavni, voznega in strojnega parka, delovnih nalogov ….);

– istočasno prikazovanje različnih planov na eni sliki, na primer terminskega plana za posamezen projekt skupaj s planom nabave in delovnih nalogov ali pa sočasen pregled plana delovnih nalogov in voznega/strojnega parka;

– različni grafični prikazi (Gantt, koledarsko …) ter prikazi po tematskih sklopih in dokumentih;

– avtomatizacija zajema podatkov o dejanski porabi strojnih in delovnih ur;

– takojšen vpogled v podatke za vsako plansko postavko;

– prikazovanje podatkov v različnih časovnih okvirih (urno, dnevno, tedensko, mesečno…);

Uvedba rešitve za vizualno planiranje Visual@MIT ima praktično takojšen učinek na poslovno uspešnost. Ob tem še dodatno razveseljuje hitra uvedba ter neodvisnost od poslovnega informacijskega sistema. To pomeni, da vam za preskok v učinkovitosti ni treba izvesti finančno in časovno zahtevnih sprememb v osnovni informacijski podpori.

Rezultat je nepregledno poslovanje ter pogosto izgubljanje informacij in napake, na kar se odzivajo z večanjem proizvedenih količin, večjimi zalogami materiala, dodatnimi popusti… Posledično ne dosegajo želene razlike v ceni, povečujejo stroške in obremenitev kapitala ter izgubljajo ugled pri strankah in sapo v primerjavi s konkurenco.

Poslovni informacijski sistem MIT OrkesterM majhnim podjetjem zagotavlja, da do 60 odstotkov zmanjšajo obseg ročnega vnašanja podatkov, pri čemer avtomatizirani postopki zmanjšujejo možnosti za napake.

Minimalno administracije za izvedbo naročila

MIT OrkesterM na prodajni strani omogoča, da se podatke samo enkrat vnese v prodajno naročilo, podatki in druge informacije pa se nato prenašajo skozi sistem vse do proizvodnje, odpreme in fakturiranja. Celoten proces je pregleden in sledljiv, kar zagotavlja informacije za vse ravni, od prodaje, tehnologije, proizvodnje in logistike do vodstva in financ.

Poenostavljena nabava

Tudi na nabavni strani so prihranki časa z MIT OrkestromM ogromni. Potrebe po nabavah materiala se zbirajo iz več virov: delovnih nalogov, prodajnih naročil, iz sistema spremljanja zalog po indikatorjih (signalna, minimalna, maksimalna zaloga…) ter iz proizvodnega načrta. Vse potrebe se kot interna naročila zbirajo na enem mestu v nabavi, kjer se lahko združijo v enotno naročilo za izbranega dobavitelja. Nabavna naročila so povezana tudi z nabavno kalkulacijo, s prevzemnim postopkom in na koncu z likvidacijo prejetih faktur.

Rezultati se pokažejo v rasti dobička in prihodkov

Z uporabo poslovnega sistema MIT OrkesterM majhna proizvodna podjetja znižajo neposredne stroške, prihranijo pri delovnem času za administracijo oziroma se bolj posvetijo osnovni dejavnosti. Ker dosledno izpolnjujejo naročila, jim ni treba več dajati dodatnih popustov, pri čemer se izboljša zadovoljstvo in zvestoba kupcev. Znižanje proizvedenih količin samo na naročene sprošča proizvodne zmogljivosti za nove posle in znižuje obratne stroške. Optimizacija zalog in nabave zmanjša stroške skladiščenja in nabave ter istočasno sprosti prepotreben kapital za financiranje novih poslov in investicije.

V Iskri ESV so se znašli pred izzivom nadgradnje okornega in zastarelega poslovnega informacijskega sistema. Poleg tega je bilo zakonsko in funkcionalno nadgrajevanje obstoječe rešitve drago, poročanje, ki je temeljilo na uporabi Excelovih preglednic, pa uporabnikom neprijazno. Ker bi bil prehod na sodobnejšo različico sistema prezahteven zaradi kompleksnosti in cene, so iskali druge rešitve. »MITova predstavitev je bila od vseh najboljša, prepričal pa nas je tudi referenčni ogled v Belimedu. Odločili smo se za Orkester, ker ima že boljšo osnovo in je prilagojen manjšim podjetjem,« je povedala Jožica Sodja, vodja financ in računovodstva v Iskra ESV d. d.

Celovita rešitev

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester so uvedli v samo 3 mesecih, pri čemer v Iskri ESV uporabljajo vse module sistema, vključno s projektnim vodenjem in dokumentnim sistemom. »Največja pridobitev je avtomatizacija, ki nam je prinesla prihranke pri ljudeh, času, hitreje izvajamo analize, poročila so uporabnikom prijaznejša,« je razložila Jožica Sodja. V sklopu projektnega sistema obvladujejo vzdrževanja, servise in selitve, prodajo energije ter naročniško proizvodnjo. Vsi podatki se vnašajo samo enkrat, sistem pa samodejno pripravi tako poročila za Ajpes in DURS kot tudi informacije za vodstvo. Spremljajo tudi dobičkonosnost projektov, za kar so jim v MIT-u pripravili poseben portal s prilagojenimi poročili glede na načrtovanje, ponudbe in RVC.

Obvladovanje dobičkonosnosti

Podjetje MIT jim je pripravilo dva večja sklopa poročil, ki se na osnovi podatkov v MIT Orkestru generirajo samodejno. Gre za poročila o dokončanosti proizvodnje ter za obračun projektov. Slednje temelji na tehničnem poročilu, ki se navezuje še na finančni del poročil. Na ravni uprave uporabljajo direktorska finančna poročila, ki so jim na voljo v obliki nadzorne plošče. »V MIT Okrestru obvladujemo vse vidike projektov, tako prek finančnega spremljanja, vse do prejetih računov, kot tudi spremljanja porabe materiala, delovnega časa in kooperacije,« je še povedala Jožica Sodja.

Avtomatizacija delovnih postopkov

Podprt je celoten poslovni proces, od vodenja prodajnih poslov do realizacije posameznega projekta. Sistem avtomatsko zbira in primerja podatke o realizaciji s planskimi podatki, ki temeljijo na ponudbi ter tako v realnem času prikazuje dobičkonosnost posameznega projekta. Povezanost in avtomatizacija celotnega poslovnega procesa je družbi Iskra ESV zagotovila tudi avtomatizacijo knjiženja ter nadzora nad stroški in porabo materiala.

Uporabljene rešitve MIT Orkester:

• Finančno – računovodski podsistem z zmožnostmi za kompenzacije in e-račune
• Plače in kadrovska evidenca
• Podsistem Logistika z zmožnostmi za vodenje nabave in prodaje ter materialno blagovno knjigovodstvo
• Storitveni nalogi s poenostavljenimi vnosi podatkov prek proizvodnih terminalov
• Projektni portal
• Upravljanje in podpisovanje prejetih računov ter izdanih naročil