Rezultat je nepregledno poslovanje ter pogosto izgubljanje informacij in napake, na kar se odzivajo z večanjem proizvedenih količin, večjimi zalogami materiala, dodatnimi popusti… Posledično ne dosegajo želene razlike v ceni, povečujejo stroške in obremenitev kapitala ter izgubljajo ugled pri strankah in sapo v primerjavi s konkurenco.

Poslovni informacijski sistem MIT OrkesterM majhnim podjetjem zagotavlja, da do 60 odstotkov zmanjšajo obseg ročnega vnašanja podatkov, pri čemer avtomatizirani postopki zmanjšujejo možnosti za napake.

Minimalno administracije za izvedbo naročila

MIT OrkesterM na prodajni strani omogoča, da se podatke samo enkrat vnese v prodajno naročilo, podatki in druge informacije pa se nato prenašajo skozi sistem vse do proizvodnje, odpreme in fakturiranja. Celoten proces je pregleden in sledljiv, kar zagotavlja informacije za vse ravni, od prodaje, tehnologije, proizvodnje in logistike do vodstva in financ.

Poenostavljena nabava

Tudi na nabavni strani so prihranki časa z MIT OrkestromM ogromni. Potrebe po nabavah materiala se zbirajo iz več virov: delovnih nalogov, prodajnih naročil, iz sistema spremljanja zalog po indikatorjih (signalna, minimalna, maksimalna zaloga…) ter iz proizvodnega načrta. Vse potrebe se kot interna naročila zbirajo na enem mestu v nabavi, kjer se lahko združijo v enotno naročilo za izbranega dobavitelja. Nabavna naročila so povezana tudi z nabavno kalkulacijo, s prevzemnim postopkom in na koncu z likvidacijo prejetih faktur.

Rezultati se pokažejo v rasti dobička in prihodkov

Z uporabo poslovnega sistema MIT OrkesterM majhna proizvodna podjetja znižajo neposredne stroške, prihranijo pri delovnem času za administracijo oziroma se bolj posvetijo osnovni dejavnosti. Ker dosledno izpolnjujejo naročila, jim ni treba več dajati dodatnih popustov, pri čemer se izboljša zadovoljstvo in zvestoba kupcev. Znižanje proizvedenih količin samo na naročene sprošča proizvodne zmogljivosti za nove posle in znižuje obratne stroške. Optimizacija zalog in nabave zmanjša stroške skladiščenja in nabave ter istočasno sprosti prepotreben kapital za financiranje novih poslov in investicije.

V Iskri ESV so se znašli pred izzivom nadgradnje okornega in zastarelega poslovnega informacijskega sistema. Poleg tega je bilo zakonsko in funkcionalno nadgrajevanje obstoječe rešitve drago, poročanje, ki je temeljilo na uporabi Excelovih preglednic, pa uporabnikom neprijazno. Ker bi bil prehod na sodobnejšo različico sistema prezahteven zaradi kompleksnosti in cene, so iskali druge rešitve. »MITova predstavitev je bila od vseh najboljša, prepričal pa nas je tudi referenčni ogled v Belimedu. Odločili smo se za Orkester, ker ima že boljšo osnovo in je prilagojen manjšim podjetjem,« je povedala Jožica Sodja, vodja financ in računovodstva v Iskra ESV d. d.

Celovita rešitev

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester so uvedli v samo 3 mesecih, pri čemer v Iskri ESV uporabljajo vse module sistema, vključno s projektnim vodenjem in dokumentnim sistemom. »Največja pridobitev je avtomatizacija, ki nam je prinesla prihranke pri ljudeh, času, hitreje izvajamo analize, poročila so uporabnikom prijaznejša,« je razložila Jožica Sodja. V sklopu projektnega sistema obvladujejo vzdrževanja, servise in selitve, prodajo energije ter naročniško proizvodnjo. Vsi podatki se vnašajo samo enkrat, sistem pa samodejno pripravi tako poročila za Ajpes in DURS kot tudi informacije za vodstvo. Spremljajo tudi dobičkonosnost projektov, za kar so jim v MIT-u pripravili poseben portal s prilagojenimi poročili glede na načrtovanje, ponudbe in RVC.

Obvladovanje dobičkonosnosti

Podjetje MIT jim je pripravilo dva večja sklopa poročil, ki se na osnovi podatkov v MIT Orkestru generirajo samodejno. Gre za poročila o dokončanosti proizvodnje ter za obračun projektov. Slednje temelji na tehničnem poročilu, ki se navezuje še na finančni del poročil. Na ravni uprave uporabljajo direktorska finančna poročila, ki so jim na voljo v obliki nadzorne plošče. »V MIT Okrestru obvladujemo vse vidike projektov, tako prek finančnega spremljanja, vse do prejetih računov, kot tudi spremljanja porabe materiala, delovnega časa in kooperacije,« je še povedala Jožica Sodja.

Avtomatizacija delovnih postopkov

Podprt je celoten poslovni proces, od vodenja prodajnih poslov do realizacije posameznega projekta. Sistem avtomatsko zbira in primerja podatke o realizaciji s planskimi podatki, ki temeljijo na ponudbi ter tako v realnem času prikazuje dobičkonosnost posameznega projekta. Povezanost in avtomatizacija celotnega poslovnega procesa je družbi Iskra ESV zagotovila tudi avtomatizacijo knjiženja ter nadzora nad stroški in porabo materiala.

Uporabljene rešitve MIT Orkester:

• Finančno – računovodski podsistem z zmožnostmi za kompenzacije in e-račune
• Plače in kadrovska evidenca
• Podsistem Logistika z zmožnostmi za vodenje nabave in prodaje ter materialno blagovno knjigovodstvo
• Storitveni nalogi s poenostavljenimi vnosi podatkov prek proizvodnih terminalov
• Projektni portal
• Upravljanje in podpisovanje prejetih računov ter izdanih naročil