Premik od Excela v celovito rešitev za poslovno odločanje

Po pregledu različnih rešitev za poslovno odločanje, ki so na voljo na tržišču, so se v Melaminu odločili za uporabo rešitve Microsoft Power BI. »Najprej smo skupaj z obema ponudnikoma, ki sta sodelovala v projektu, s podjetjema B2 in MIT informatika, postavili cilje, nato pa smo pregledali vire podatkov in določili podatkovni model, ki smo ga prenesli v OLAP-kocko,« je razložil Damjan Murn.

V podjetju B2 so oblikovali dovršen model za pridobivanje aktualnih in kritičnih podatkov z intuitivnimi prikazi, spremljanje različnih povezanih dejavnikov in nastavljanje prikazov s strani uporabnika. Vse potrebne vire podatkov in njihovo ažurnost so zagotovili v sistemu MIT in tako omogočili delovanje poročilnega sistema.

Agilni vir podatkov brez podatkovnega skladišča

Moderni BI sistemi zahtevajo agilne pristope do podatkov. Priprava podatkovnega skladišča precej podaljša trajanje projekta, zmanjša možnosti za hitre prilagoditve novim poslovnim potrebam. Ker je poslovni informacijski sistem MIT zasnovan tako, da podatkovno skladišče ni potrebno, se vsi podatki črpajo iz produkcijske zbirke podatkov. Takšna rešitev jim je ob cenejši in hitrejši izvedbi zagotovila urejenost podatkov ter istočasno dostop do vseh zgodovinskih podatkov.

Dodatno grupiranje artiklov, partnerjev, dokumentov ter drugih podatkov so zagotovili z razširitvijo obstoječih šifrantov neposredno v sistemu MIT in z uvedbo novih šifrantov. Tako so ob ureditvi podatkov izboljšali tudi urejenost poslovnih procesov, pri čemer se za samo pridobivanje, obdelavo in prikaz podatkov uporablja samo en sistem.

Koristi

Z uvedbo rešitve za poslovno poročanje so v Melaminu pridobili takojšen dostop do dnevno svežih, prečiščenih in združenih podatkov za odločanje.

»Oddelek za informatiko se ne ukvarja več z zamudno pripravo poslovnih poročil, ampak samo bdi nad podatki in njihovim pravilnim vnašanjem,« je povedal Damjan Murn.

Redna poročila za vodstvo se generirajo samodejno, uporabniki pa so pri pripravi poročil na zahtevo popolnoma avtonomni. Interaktivna vizualizacija jim omogoča, da z nekaj kliki pridobijo prilagojene informacije za odločanje pri nalogah, ki jih trenutno izvajajo. Poglede je možno enostavno spreminjati po različnih parametrih, na primer po komercialistih, regijah, branžah, državah ter produktnih področjih.

Podatki za odločanje, ki so na voljo v vsakem trenutku, neodvisno od lokacije uporabnika, so Melaminu omogočili poenotenje ter izboljšanje produktivnosti in kakovosti delovanja celotne režije, od prodaje in nabave do financ in kontrolinga.

Poenostavite pridobivanje, razdeljevanje in prikazovanje informacij za učinkovito odločanje

Rešitve BI@MIT, ki temeljijo na uporabi tehnologij Power BI, vam zagotavljajo enostavno odkrivanje vzrokov za odstopanja ter pravočasno in pravilno ukrepanje ob prepoznanih razmerah ali trendih na trgih.

1. Z uporabo Power BI postane poslovanje popolnoma pregledno, ker vsem deležnikom omogoča učinkovito spremljanje rezultatov prodaje ter hiter dostop do ključnih informacij, ki jih potrebujejo za sprejemanje pravočasnih in pravilnih poslovnih odločitev.

2. Zaradi enostavnega deljenja splošno razumljivih, vizualno predstavljenih informacij, postanejo uporabniki prodajnih poročil poleg vodstva, financ in samega oddelka prodaje tudi drugi ključni uporabniki, na primer na področju trženja, razvoja poslovanja in izdelkov, upravljanja s kadri …

3. Različne ravni odločanja imajo v vsakem trenutku na voljo prilagojene informacije o tem, kateri izdelki se prodajajo na posameznih trgih, kako se gibljeta prodaja in dobičkonosnost, ter kje in zakaj prihaja do odklonov.

4. Interaktivna vizualizacija poslovnih poročil je zasnovana glede na raven zanimanja – od splošnega pogleda z več kazalniki do pogleda, ki omogoča podroben pogled v specifično področje zanimanja. Power BI ob vrtanju v globino omogoča tudi možnost filtriranja globine prikaza podatkov po različnih dimenzijah in področjih zanimanja, na primer po trgih, kupcih izdelkih in odgovornosti.

Od uvedbe rešitve je odvisna tudi končna uspešnost prodaje

Podjetje MIT informatika s partnerskim podjetjem B2 zagotavlja celovito storitev uvedbe, ki poleg tehnične namestitve in priprave podatkovnega modela vključuje tudi dobre prakse pri prodajni analitiki in kontrolingu. Tak reinženiring prodajnega poročanja vključuje poleg podatkovnega modela tudi pripravo formul oziroma algoritmov ter podatkovnih matrik. Ob tem poskrbijo, da vizualizacije zagotavljajo enotno ter intuitivno interpretacijo podatkov za sprejemanje optimalnih poslovnih odločitev na vseh ravneh.

MIT informatika in B2 vam na tak način omogočata prilagodljivost poslovnega modela, ki je ključna za dolgoročno dobičkonosno rast. Poleg poenostavitve notranjih procesov priprave in analize podatkov vam Power BI omogoča, da uporabniki samostojno in bolj učinkovito spremljajo rezultate, hitreje odreagirajo in avtomatsko generirajo poročila na vseh nivojih organizacije. Ob tem so poročila enostavna za uporabo, vsi ključni podatki za obvladovanje prodaje so na enem mestu ter uporabnikom na voljo vedno in povsod. Rešitev je možno enostavno razširiti tudi na druga poslovna področja ter s tem povezati prodajne rezultate še z drugimi pokazatelji uspešnosti poslovanja.

Leta 2006 so uvedli MITove proizvodne rešitve, ki so jih integrirali z Merkurjevim sistemom ERP ter tako podprli metalurško proizvodno dejavnost. Ob osamosvojitvi iz skupine Merkur leta 2014 pa so bili primorani v iskanje celovitega informacijskega sistema, saj jim Merkur ni več zagotavljal informacijske podpore.

»Pogledali smo na trgu, kaj je na voljo. Na voljo smo imeli zelo malo časa, zato smo iskali rešitve, ki bi jih lahko najlažje uvedli in hkrati podprli vse tisto, kar rabimo,« je razložila Metka Krajnc.

Ker so delno že poznali MITov proizvodni sistem, MITova ekipa pa je že bila seznanjena z delom njihovega poslovanja, so se odločili, da bodo uvedli tudi ostale MITove poslovne rešitve. Leta 2016 so uvedli rešitve za finance in računovodstvo, nabavo in prodajo ter proizvodnjo in skladiščenje ter rešitve dopolnjevali tekom leta 2017.

Potrebovali so veliko novih dodelav, da so postali vsaj toliko učinkoviti, da so procesi tekli z enako učinkovitostjo naprej. Predvsem je bil izziv velikost in obseg dogodkov. Stremeli so k čim večji avtomatizaciji, s čimer so pridobili želeno hitrost in pridobili vrsto procesnih izboljšav, na primer pri vodenju poslov, logistiki in sledljivosti. V starem sistemu so namreč izvajali veliko ročnega vnašanja podatkov, na primer prilaganje spremne dokumentacije k izhodnim dokumentom. Sedaj se zajem tovrstne dokumentacije izvede že ob vhodu materiala v skladišče in je nato na voljo skozi celoten proces vse do odpreme izdelkov.

Avtomatizacija zagotavlja hiter in pregleden poslovni proces

Na komercialnem, še posebej prodajnem področju, so bile stvari drugačne od standardnih, zato so v MITu sistem ustrezno prilagodili in pohitrili številne postopke. Avtomatizirali so celoten proces od povpraševanja kupca do organizacije optimalnega transporta. Podatki se samodejno prenašajo naprej skozi proces. Ni podvojenih vnosov, posamezni procesi so povezani in se nadaljujejo eden v drugega. Ko se sproži postopek odpreme blaga, teče postopek skozi vse faze do fakture samodejno. Poslovni informacijski sistem MIT Orkester v ta namen spremlja različne statuse in prikaze, ki zaposlenim na posameznem koraku zagotavljajo vnaprej vse informacije, ki jih rabijo za izvedbo svojih nalog, vključno z opozorili, ali kakšen dogodek odstopa od plana.

Celo delovni nalogi za proizvodnjo se generirajo samodejno iz naročila, tako da tehnolog dokumente samo še pregleda in splanira proizvodnjo. Tehnološke zadeve, kot so formule za čase rezanja, poraba materiala in izkoristki so namreč implementirane že v prodajnem delu sistema, tako da tehnologi pred razpisom proizvodnje morebiti izvedejo samo še manjše popravke oziroma optimizirajo izkoristek materiala.

Rešitev za rastočo proizvodnjo

V prejšnjem sistemu je bila metalurška dejavnost podrejena trgovski logiki, z novim sistemom pa so pridobili standardno vodenje proizvodnje z delovnimi nalogi, pred in po kalkulacijami ter vodenjem nedokončane proizvodnje. Sistem podpira tisto, česar prej niso uporabljali ali sploh niso poznali. Veliko lažje spremljajo proizvodnjo in imajo na voljo podatke za odločanje, kar je še posebej pomembno zaradi rasti prihodka iz dodelavnih storitev. Nove rešitve jim zagotavljajo učinkovito organizacijo proizvodnje, s katero so povečali produktivnost, ki jim omogoča povečevanje deleža proizvodnje ter sprejemanje novih, specifičnih poslov.

Učinkovita skrb za kupca

Za obvladovanje poslov so v MITu prilagodili poseben prodajni vmesnik, ki komercialistom omogoča, da z enega mesta dostopajo do vseh informacij v povezavi s posameznim poslom, kot so povpraševanja, ponudbe, finančna stanja ter proženje postopkov, na primer prodajnega naročila, ko kupec potrdi ponudbo. Ko gre proces od prodaje naprej v skladišče ali proizvodnjo, lahko komercialist spremlja tudi statuse dokumentov in delovnih nalogov.

Kot pravijo v Mersteelu, ima komercialist na voljo vse podatke, da se lahko odloča o poslu. Vse aktivnosti se vežejo na njegovo prodajno naročilo, kar je pomembno, da lahko odgovori na čim več vprašanj kupcev.

Odgovorni za partnerje in posle pridobivajo prek vgrajenega sistema obveščanja takojšnje informacije o odstopanjih v procesu, da lahko hitro ukrepajo in da je delo čimbolj tekoče. Če kaj odstopa od dogovora s partnerjem, je tako komercialist pravočasno obveščen. Poleg tega ima na voljo številne druge podatke, prek katerih ima nadzor nad izvajanjem aktivnosti na ravni posamezne pozicije naročila, fakture ali posla, vključno z razliko v ceni.

Podjetje Mersteel SSC je z rešitvami MIT Orkester postavilo temelje za rast poslovanja. Z izboljšavami pri vodenju proizvodnje, logistike in dela s poslovnimi partnerji je pridobilo vzvode za upravljanje poslovne uspešnosti in doseganje odličnih poslovnih rezultatov. Prav okrepitev proizvodne dejavnosti podjetju odpira nove priložnosti za prevzemanje zahtevnejših dodelavnih poslov ter s tem doseganje višje dodane vrednosti in dobičkonosnosti.