Premik od Excela v celovito rešitev za poslovno odločanje

Po pregledu različnih rešitev za poslovno odločanje, ki so na voljo na tržišču, so se v Melaminu odločili za uporabo rešitve Microsoft Power BI. »Najprej smo skupaj z obema ponudnikoma, ki sta sodelovala v projektu, s podjetjema B2 in MIT informatika, postavili cilje, nato pa smo pregledali vire podatkov in določili podatkovni model, ki smo ga prenesli v OLAP-kocko,« je razložil Damjan Murn.

V podjetju B2 so oblikovali dovršen model za pridobivanje aktualnih in kritičnih podatkov z intuitivnimi prikazi, spremljanje različnih povezanih dejavnikov in nastavljanje prikazov s strani uporabnika. Vse potrebne vire podatkov in njihovo ažurnost so zagotovili v sistemu MIT in tako omogočili delovanje poročilnega sistema.

Agilni vir podatkov brez podatkovnega skladišča

Moderni BI sistemi zahtevajo agilne pristope do podatkov. Priprava podatkovnega skladišča precej podaljša trajanje projekta, zmanjša možnosti za hitre prilagoditve novim poslovnim potrebam. Ker je poslovni informacijski sistem MIT zasnovan tako, da podatkovno skladišče ni potrebno, se vsi podatki črpajo iz produkcijske zbirke podatkov. Takšna rešitev jim je ob cenejši in hitrejši izvedbi zagotovila urejenost podatkov ter istočasno dostop do vseh zgodovinskih podatkov.

Dodatno grupiranje artiklov, partnerjev, dokumentov ter drugih podatkov so zagotovili z razširitvijo obstoječih šifrantov neposredno v sistemu MIT in z uvedbo novih šifrantov. Tako so ob ureditvi podatkov izboljšali tudi urejenost poslovnih procesov, pri čemer se za samo pridobivanje, obdelavo in prikaz podatkov uporablja samo en sistem.

Koristi

Z uvedbo rešitve za poslovno poročanje so v Melaminu pridobili takojšen dostop do dnevno svežih, prečiščenih in združenih podatkov za odločanje.

»Oddelek za informatiko se ne ukvarja več z zamudno pripravo poslovnih poročil, ampak samo bdi nad podatki in njihovim pravilnim vnašanjem,« je povedal Damjan Murn.

Redna poročila za vodstvo se generirajo samodejno, uporabniki pa so pri pripravi poročil na zahtevo popolnoma avtonomni. Interaktivna vizualizacija jim omogoča, da z nekaj kliki pridobijo prilagojene informacije za odločanje pri nalogah, ki jih trenutno izvajajo. Poglede je možno enostavno spreminjati po različnih parametrih, na primer po komercialistih, regijah, branžah, državah ter produktnih področjih.

Podatki za odločanje, ki so na voljo v vsakem trenutku, neodvisno od lokacije uporabnika, so Melaminu omogočili poenotenje ter izboljšanje produktivnosti in kakovosti delovanja celotne režije, od prodaje in nabave do financ in kontrolinga.

Poenostavite in pocenite reševanje reklamacij

Reklamacija pomeni strošek že samo z vidika obdelave zahtevka, kaj šele z odpravljanjem problema. Zato mora biti reklamacijski proces karseda hiter, odziven in sam po sebi kakovosten.

Obvladovanje reklamacij v MIT Orkester zagotavlja povezano upravljanje celotnega procesa reklamacije:

zajem reklamacije -> raziskava vzroka -> iskanje rešitve -> korektivni ukrepi

Rešitev tako prinaša sledljivo reševanje reklamacij, od zajema problema in stroškov, do načrtovanja, izvedbe in poročanja o izvedenih ukrepih. Povezanost vseh postopkov se pokaže v avtomatizirani izdelavi reklamacijskih zapisnikov in 8D poročil.

Glavne koristi upravljanja z reklamacijami v MIT Orkester 

Za reševanje reklamacij je daleč najbolj učinkovita rešitev, če se izvaja znotraj poslovnega informacijskega sistema, kjer se nahajajo praktično vsi podatki o proizvedenih, prodanih in nabavljenih izdelkih, materialih in storitvah.

1. Zmanjšanje administracije: sistem uporabnikom poenostavlja administrativna dela, kot je priprava reklamacijskega zapisnika, tako da se lahko kar najbolje osredotočijo na iskanje vzrokov, rešitev in odpravljanje problemov.
2. Ureditev in standardizacija procesa: rešitev ponuja hitro povezovanje s prodajno (prodajna naročila, dobavnice) in nabavno dokumentacijo (nabavna naročila, prevzemnice), kar omogoča ažurno reševanje reklamacij v odnosu do kupca, lastne organizacije in naprej proti dobaviteljem.
3. Hitre analize za stalne izboljšave: Vgrajeni šifranti vzrokov in rešitev reklamacij ter povezava s skupnimi šifranti zagotavljajo enotne informacije ter učinkovito analiziranje reklamacij za optimizacijo poslovnih procesov, organizacije, tehnologije in nabave.

Obvladovanje reklamacij v poslovno informacijskem sistemu MIT Orkester torej podjetju prinaša celovito digitalno obvladovanje reklamacijskih postopkov, ki je pregledno, hitro in cenejše. Vodstvo ob tem pridobi takojšnje in natančne informacije o obsegu, vrsti, vzrokih, povzročiteljih, rešitvah in stroških reklamacij, kar mu omogoča sprejemanje učinkovitih operativnih in strateških ukrepov za trajnostno obvladovanje kakovosti ter izvajanje izboljšav v procesih, izdelkih in storitvah.

Poenostavite pridobivanje, razdeljevanje in prikazovanje informacij za učinkovito odločanje

Rešitve BI@MIT, ki temeljijo na uporabi tehnologij Power BI, vam zagotavljajo enostavno odkrivanje vzrokov za odstopanja ter pravočasno in pravilno ukrepanje ob prepoznanih razmerah ali trendih na trgih.

1. Z uporabo Power BI postane poslovanje popolnoma pregledno, ker vsem deležnikom omogoča učinkovito spremljanje rezultatov prodaje ter hiter dostop do ključnih informacij, ki jih potrebujejo za sprejemanje pravočasnih in pravilnih poslovnih odločitev.

2. Zaradi enostavnega deljenja splošno razumljivih, vizualno predstavljenih informacij, postanejo uporabniki prodajnih poročil poleg vodstva, financ in samega oddelka prodaje tudi drugi ključni uporabniki, na primer na področju trženja, razvoja poslovanja in izdelkov, upravljanja s kadri …

3. Različne ravni odločanja imajo v vsakem trenutku na voljo prilagojene informacije o tem, kateri izdelki se prodajajo na posameznih trgih, kako se gibljeta prodaja in dobičkonosnost, ter kje in zakaj prihaja do odklonov.

4. Interaktivna vizualizacija poslovnih poročil je zasnovana glede na raven zanimanja – od splošnega pogleda z več kazalniki do pogleda, ki omogoča podroben pogled v specifično področje zanimanja. Power BI ob vrtanju v globino omogoča tudi možnost filtriranja globine prikaza podatkov po različnih dimenzijah in področjih zanimanja, na primer po trgih, kupcih izdelkih in odgovornosti.

Od uvedbe rešitve je odvisna tudi končna uspešnost prodaje

Podjetje MIT informatika s partnerskim podjetjem B2 zagotavlja celovito storitev uvedbe, ki poleg tehnične namestitve in priprave podatkovnega modela vključuje tudi dobre prakse pri prodajni analitiki in kontrolingu. Tak reinženiring prodajnega poročanja vključuje poleg podatkovnega modela tudi pripravo formul oziroma algoritmov ter podatkovnih matrik. Ob tem poskrbijo, da vizualizacije zagotavljajo enotno ter intuitivno interpretacijo podatkov za sprejemanje optimalnih poslovnih odločitev na vseh ravneh.

MIT informatika in B2 vam na tak način omogočata prilagodljivost poslovnega modela, ki je ključna za dolgoročno dobičkonosno rast. Poleg poenostavitve notranjih procesov priprave in analize podatkov vam Power BI omogoča, da uporabniki samostojno in bolj učinkovito spremljajo rezultate, hitreje odreagirajo in avtomatsko generirajo poročila na vseh nivojih organizacije. Ob tem so poročila enostavna za uporabo, vsi ključni podatki za obvladovanje prodaje so na enem mestu ter uporabnikom na voljo vedno in povsod. Rešitev je možno enostavno razširiti tudi na druga poslovna področja ter s tem povezati prodajne rezultate še z drugimi pokazatelji uspešnosti poslovanja.

»Podjetja problematiko priprave prilagojenih informacij za odločanje rešujejo z izvažanjem podatkov iz sistema ERP v Excel, kjer nato vsako poročilo na novo oblikujejo. Takšen način je zamuden, pri čemer lahko prihaja do napak, še posebej, če je potrebno združevati podatke iz različnih preglednic,« je razložila Zdenka Selšek Manjulov, svetovalka v podjetju MIT informatika.

Poleg tega, da v takih primerih uporabniki izdelujejo vizualno in pomensko različna poročila, je problematično tudi njihovo shranjevanje in razdeljevanje. Shranjuje se jih običajno kar na lokalne računalnike in pošilja po e-pošti, kar pomembne poslovne informacije izpostavlja tveganjem, kot so nepooblaščena uporaba, odlivanje informacij, okvare datotek ter izguba zaradi kripto virusov.

Vgrajena dinamična poročila poenostavljajo pripravo informacij za odločanje

Podjetje MIT informatika je v sklopu poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester^M ponudilo odločevalsko orodje BILite@MIT. Za orodje uporabnik ne potrebuje nikakršnih dodatnih licenc, saj je vgrajeno v poslovni informacijski sistem. Orodje združuje sistem pred nastavljenih vrtilnih tabel, ki se polnijo neposredno iz podatkov ERP sistema MIT Orkester^M. Uporabnik sam izbira podatke, ki jih bo obdeloval oziroma predstavljal, pri čemer se za vsako novo obdobje podatki samodejno osvežijo.

»Prednost tega orodja je zagotovo uporaba Excela, ki ga uporabniki dobro poznajo, po drugi strani pa se hitro učijo na primerih. Veliko poročil je že pred pripravljenih, tako da uporabnik samo oblikuje variacije. To jim ob samodejnem osveževanju zagotavlja minimalno količino dela za pripravo določenega poročila, v praksi nekaj minut namesto nekaj ur,« je poudarila Zdenka Selšek Manjulov.

Uporabnik z uporabo orodja BILite@MIT postane sam ustvarjalec dinamičnih poročil, zato lahko hitro pridobi natančno tiste informacije, ki jih potrebuje za kakovostno izvedbo posamezne naloge. Kot ugotavlja Selškova, se prednost samostojne izdelave poročil izkaže tudi ob uvajanju kompleksnejših sistemov za poslovno obveščanje in analitiko, kot sta OLAP in Power BI. Uporabniki namreč znajo natančno opredeliti svoje potrebe, kar pomeni hitrejše osvajanje teh naprednih orodij in posledično krajši čas povrnitve naložbe.