Ali res potrebujete dokumentni sistem? V številnih podjetjih kljub dolgoletni uporabi poslovnega informacijskega sistema pri poslovanju še vedno uporabljajo papirne dokumente, ali pa se srečujejo s problemi pri upravljanju dokumentacije v povezavi z izvajanjem poslovnih procesov.

Poleg drage in tvegane uporabe papirnih dokumentov podjetja najbolj pesti pomanjkljiva preglednost in urejenost dokumentacije, zamudno iskanje in nedostopnost dokumentov, izgubljanje dokumentov ter napake, ki nastajajo zaradi ročnega vnašanja in prepisovanja podatkov. V dobi vse tesnejšega povezovanja, ki ga narekujejo digitalizacija, nove tržne razmere in spremembe v nakupnih navadah pa je problem tudi nezmožnost zagotavljanja novih, hitro odzivnih storitev, utemeljenih na učinkovitem sodelovanju, tako znotraj posameznih timov kot navzven, s poslovnimi partnerji.

Kakovosten sistem ERP zmanjšuje potrebo po dokumentnem sistemu

Kot ugotavljajo ponudniki dokumentnih sistemov (DMS), podjetja njihove rešitve uporabljajo predvsem za potrjevanje prejetih računov. Naslednja pogosta aplikacija je potrjevanje nabavnih zahtevkov, kateremu običajno takoj sledi spremljanje pogodb. Gre torej za dokumente, ki so tesno povezani z osnovno dejavnostjo podjetja, ki je praviloma podprta s poslovnim informacijskim sistemom.

Večina ključnih dokumentov, ki se uporabljajo pri poslovanju, dejansko nastane v sistemu ERP. Nenazadnje se tudi praktično vsi viri, ki jih uporablja podjetje, vodijo s tem sistemom. Iz tega sledi, da je dokumente, ki izhajajo iz poslovnih procesov, najbolj smiselno obvladovati z istim sistemom, kjer se izvajajo transakcije, torej s sistemom ERP, če ta le to omogoča.

Ker se sistemi ERP tudi tehnološko pospešeno razvijajo, se tudi z vidika uporabnosti približujejo dokumentnim sistemom. Gre na primer za to, da omogočajo dostop do dokumentov s katere koli naprave, od kjer koli in kadar koli, in da ponujajo zmožnosti za deljenje dokumentov, sodelovanje med uporabniki ter za povezovanje dokumentov glede na kontekst.

Za katera področja torej lahko uporabite poslovni informacijski sistem (primer MIT Orkester)?

1. Nabava: priprava in potrjevanje nabavnih zahtevkov; izdelava in pošiljanje nabavnih naročil; deljenje naročilnic z dobavitelji; vodenje nabavnih pogodb; zajem, shranjevanje in potrjevanje prejetih računov.
2. Prodaja: prodajna naročila; priprava prodajnih ponudb; priprava, shranjevanje izdanih računov; vodenje prodajnih pogodb.
3. Projekti: projektna dokumentacija, povezave na prejete in izdane račune, naročilnice, pogodbe …
4. Proizvodnja: delovni nalogi, tehnični in tehnološki dokumenti, produktna dokumentacija, certifikati, atesti, reklamacije …
5. Storitve: storitveni nalogi, navodila in predpisi (npr. za varstvo pri delu), reklamacije …
6. Kadri: plačne liste, zaposlitveni dokumenti, potrdila o izobraževanjih, zdravniška potrdila, potni nalogi …

O brezpapirnem poslovanju čivkajo že vrabci na strehah, vendar presenetljivo veliko podjetij v internih delovnih postopkih še vedno uporablja papirne dokumente. In to kljub temu, da večina dokumentov, povezanih s poslovanjem, nastane v elektronski obliki znotraj sistema ERP.

Podjetja nimajo aplikacije, ki bi jim omogočala, da dokumente iz sistema ERP enostavno delijo z drugimi ali da jih posredujejo odgovornim v potrjevanje. »Dokumenti po podjetju krožijo prek e-pošte, kar je zelo nepregledno in tvegano v primeru zaupnih informacij. Za pridobitev podpisa običajno dokumente iz sistema ERP natisnejo, nesejo v podpis in nato podpisani dokument digitalizirajo ter shranijo v elektronski obliki ali pa ga pošljejo po e-pošti,« je razložila Slađana Gogić, svetovalka v podjetju MIT informatika.

V podjetju MIT informatika so ponudili nov programski modul Podpisovanje, ki je namenjen potrjevanju dokumentov, ki nastanejo v poslovnih procesih, podprti s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. Po drugi strani se lahko z njim podpre dokumente, ki v sistem ERP pridejo kot skenirana papirna pošta, e-pošta ali prek uvoza iz e-banke.