Kako pri vas obvladujete likvidnost?

Obvladovanje likvidnosti danes je ključno za zagotavljanje plačilne sposobnosti jutri. Bistven del likvidnosti pa je upravljanje finančnega toka. Vodstvo običajno zahteva najmanj 15 dnevni pregled plana prilivov in odlivov, prek katerega se ugotavlja likvidnost in sprejema nadaljnje odločitve. Podatke pripravijo v računovodstvu na osnovi podatkov iz saldakontov planirane prodaje, nabavnih naročil, predračunov … Gre za posle, ki so se izvedli ali se še izvajajo in imajo dogovorjen rok dobave oziroma plačila ter večje mesečne odlive (plače, anuitete kreditov…).

»Problem je v tem, da v planu finančnega toka običajno niso vključene obveznosti in terjatve vseh partnerjev. Posebni dogovori s kupci o roku plačil in pričakovano zamudo so recimo vključeni le, če je pripravljavec plana s tem seznanjen.« je povedala Milena Lorenčič, poslovna svetovalka v podjetju MIT informatika. V primeru razpršene in nepregledne evidence prodajnih in nabavnih dokumentov je možnost, da kakšen dokument z večjim prilivom ali odlivom v ročno pripravljenem poročilu ni zajet.

»Ročna priprava plana terja ogromno časa, pri čemer je plan velikokrat nepopoln. Največ škode se lahko zgodi, če v določenem trenutku nimamo sredstev za poravnavanje obveznosti in podjetje pade v spiralo zamud pri plačilih,« je še povedala Lorenčičeva. To ne pomeni samo nezadovoljstva pri poslovnih parterjih, ampak tudi poslabšanje bonitetne ocene, ki lahko dolgoročno vpliva na uspešnost podjetja.

Verodostojna slika finančnega toka

MIT informatika pripravlja rešitev Likvidnostni plan. Ta rešitev je namenjena popolnemu pregledu nad finančnim tokom in bo vodstvu zagotovila popolne in točne informacije za sprejemanje odločitev. Pregled nad finančnim tokom bo možen za celotno podjetje, po stroškovnih mestih ali aktivnih projektih. Kot pravi Milena Lorenčič, bo priprava plana zelo enostavna, s samo nekaj kliki, kar bo pripravljavcem podatkov v finančno-računovodski službi oziroma kontrolingu prihranilo tudi veliko časa. V Likvidnostni plan bo možno zajeti dokumente iz celotnega prodajnega procesa (ponudba, predračun, prodajno naročilo, nalog za odpremo, dobavnica, faktura) in nabave (naročilnica, prevzemnica, račun). Vključeni bodo celo posebni dogovori s partnerji v zvezi z zamudami pri plačevanju (terjatve in obveznosti), ki se bodo upoštevali pri izračunu nove valute v planu in morebitni cassasconto. Posebna prednost nove rešitve bo stalen vpogled v aktualno stanje finančnega toka, kar bo računovodstvo razbremenilo priprave rednih likvidnostnih poročil.

Slabo upravljanje denarnega toka vodi v izgubo pogajalske moči na vseh frontah – z dobavitelji, kupci in zaposlenimi. Med najpogostejšimi posledicami so zahteve po plačevanju po predračunu, prekinitve dobave ter zviševanje cen zaradi manjših naročil. Nekateri dobavitelji ustavijo storitve, ki so nujne za normalno poslovanje, na primer dobava električne energije ali telekomunikacijske storitve, vključno z internetom. V razmerju do zaposlenih se pojavljajo zamude pri izplačilih plač, kar ustvarja slabo delovno klimo. Storilnost zamenjata panika in strah – najboljši zaposlenci poiščejo drugega delodajalca. FURS tudi poenostavi in blokira račune, kar postane črna pika v boniteti. Za pridobitev kredita v banki na koncu ostane le še upanje.

Informacije o denarnih tokovih so nujno potrebne za neprekinjeno oskrbovanje podjetja, saj povedo, koliko denarja je podjetje prejelo v določenem času in koliko ga je porabilo za poravnanje svojih obveznosti.

Priprava je enako pomembna kot pot

Preden sedemo za volan in se odpravimo na daljšo pot ali na dopust, preverimo stanje vozila, pnevmatike, luči, višino sedeža, olje …

Pa to storimo tudi v podjetju? Kaj od navedenih dejavnikov preverimo:

• koliko ponudb je bilo poslanih;
• koliko smo prodali in koliko od tega je bilo plačanega;
• so kupci začeli slabše plačevati;
• se je spremenila politika nabav;
• so naši dolgovi začeli naraščati;
• smo plačali zadnji obrok kredita…

Zanimivo, s kom vse poslujemo

Da lahko pametno »vozimo« in spremljamo finančno stanje stanja podjetja, ne smemo pozabiti na lastne omejitve in tiste, ki so nam jih postavili poslovni partnerji. Priča smo vedno večji povezanosti in odvisnosti in ker nismo sami na cesti, je vedno priporočljivo preveriti boniteto vsakega novega pa tudi že poznanega poslovnega partnerja. Bonitetna ocena namreč dobro pokaže stanje njegovega poslovanja, položaj na trgu, likvidnost in poslovno sposobnost.

Biti ali ne biti pri likvidnosti ne more biti vprašanje

Načrtovanje denarnih tokov je tesno povezana z upravljanjem likvidnosti. Čeprav naj bi to bila glavna prednostna naloga, velikokrat ostaja na “to do” seznamu, ker se vedno pojavljajo druge prednostne naloge. V vsakem primeru uspešno obvladovanje likvidnosti zahteva redno načrtovanje denarnih tokov.

Načrtovanje je redko edinstven proces in se pogosto izvaja na različnih ravneh in delih podjetja z različnimi cilji in metodami, ki pogosto niso med seboj povezane (zaloge mi preverijo v skladišču, podatek o zalogi so mi dali iz nabave, prodaja je optimistična, finance pa kronično pesimistične…). Tako lahko spoznamo, da denarnega toka ni samoumevno prepustiti vsakdanjemu dnevnemu toku. Če ne vemo, kje smo in kam gremo, je sprejemanje poslovnih odločitev na takšnih temeljih kot vožnja z zavezanimi očmi.

Na plačilno sposobnost – likvidnost – vpliva tako razpoložljivi denar na transakcijskem računu, kot zapadle obveznosti. Sredstva se nenehno preoblikujejo iz začetne denarne oblike prek drugih spet v denar. Če pri tem preoblikovanju pride do motenj, lahko nepravočasno ukrepanje pripelje do nelikvidnosti. Posledice so znane!

Obvladovanja likvidnosti ni brez pravočasnih informacij

Izdelan mesečni načrt denarnih tokov in njegovo dnevno in tedensko spremljanje daje kakovostne informacije za odločanje. Dejansko ni uporaben samo takrat, ko si želimo pri banki sposoditi nova sredstva za financiranje, ampak predstavlja pomembno upravljavsko orodje. Daje na primer informacije, v katerem obdobju med mesecem imamo zagotovljenih največ prejemkov, kdaj so naše obremenitve največje, kdaj nastajajo neskladja …

Dober poslovni informacijski sistem je rešitev

Dejstvo je, da podjetja pogosto nimajo dovolj podatkov in pravih informacij za načrtovanje in spremljanje denarnih tokov. Kakovosten informacijski sistem, kot je MIT, je zagotovo dobra rešitev, saj zagotavlja podporo za:

• dnevno načrtovanje prilivov in odlivov
• poslovno odločanje – BI
• poslovno načrtovanje

Podjetja se v različnih življenjskih fazah srečujejo z različnimi ozkimi grli, od omejitev trga do finančnih omejitev, ki jih lahko pripeljejo do finančne stiske. Kakšno pot ubrati, da se temu izognemo in katera orodja uporabiti, je zato poseben izziv, ki se ga preprosto ne sme prepustiti naključjem in pavšalnim odločitvam.