Delati prave stvari in na pravi način

Pravzaprav bistvo produktivnosti dela ni količina proizvedenega, ampak kako učinkovito se ustvari neko vrednost. Podjetja lahko do teh informacij pridejo samo s popolnim vpogledom v proizvodnjo: kaj in kako delajo in kakšno vrednost oziroma dobiček s čim ustvarjajo. Morajo vzpostaviti informacijske sisteme, ki jim zagotavljajo hitre in točne podatke o uspešnosti. Še več, pravzaprav morajo uspešnost ali dobiček od nekega posla poznati ali vsaj dobro oceniti, še preden se ga lotijo. V nadaljevanju morajo imeti možnost, da sproti spremljajo uspešnost poslov, ki so v realizaciji in da se na koncu seveda pravilno in v celoti obračuna, kaj vse in koliko so potrošili za to, da so naročila dobavila kupcu.

Samo na tak način lahko podjetje ve, kaj se mu splača delati in na kakšen način – torej katere stroje uporabljati za katere tehnološke postopke, katerim ljudem zaupati izvedbo in kateri material vgraditi v izdelke, ki prinašajo največjo dodano vrednost.

S predkalkulacijami je vse enostavneje in predvsem – dosegljivo!

Proizvodna podjetja bi težko sprejemala prave odločitve brez ustreznega sistema kalkulacij. Sistem kalkulacij je potrebno zgraditi in ga v nadaljevanju tudi nadgrajevati in izboljševati.

Poslovni informacijski sistem za proizvodna podjetja MIT Orkester združuje različne kalkulacije, ki omogočajo učinkovito obvladovanje odkrivanja dobičkonosnih poslov in načinov, kako se do njih pride.

Obvladujte poslovni izplen že pred sprejetjem naročila kupca. V MIT Orkestru dobičkonosne ponudbe pripravljate hitro in enostavno s pomočjo komercialne predkalkulacije na osnovi realnih tehnoloških podatkov iz informacijskega sistema (materiali, operacije, stroji …) ter komercialnih podatkov vaših potrjenih dobaviteljev materiala in storitev. Za vsako predkalkulacijo lahko izvajate tudi simulacije, in sicer z uporabo različnih variant normativov materiala ter cen surovin in dela. Tako preigravate scenarije, kakšna bi bila ponudba v primeru uporabe drugačnih vhodnih podatkov. Na tak način enostavno in predvsem pravočasno prilagajate cenovno politiko in optimizirate ponudbe glede na razmere na trgu končnih izdelkov, surovin, energije, dela in storitev. Simulacije lahko izvajate tudi pri tehnoloških predkalkulacijah, recimo pregledujete vpliv uporabe različnih materialov in strojev, vrstnega reda tehnoloških postopkov in celo kadrov. To vam omogoča odkrivanje najbolj ugodnih rešitev z različnih vidikov, na primer cene, kakovosti in izdelavnega časa.

Vsekakor morate poskrbeti tudi za to, da bodo vhodni podatki za predkalkulacije realni z vidika cen, da boste lahko sploh postavljali in dosegali poslovne plane. Pri tem vam pomagajo finančne predkalkulacije. Podjetja te kalkulacije izvajajo enkrat letno, kar je ob nenehnih spremembah poslovnega okolja premalo. Ker so ti preračuni v MIT Orkestru zelo enostavni v primerjavi z ročnim zbiranjem podatkov in obdelavami v Excelu, lahko finančne predkalkulacije izvajate pogosteje, kar pomeni, da delate z boljšimi podatki in ste posledično bolj uspešni.

V MIT Orkestru lahko predkalkulacije tudi shranjujete in jih ponovno uporabite v primeru podobnih prodajnih povpraševanj. S tem si zagotovite hiter odziv na povpraševanja, hkrati pa si zagotovite ponudbo, ki bo zagotovo prinesla dobiček in ne samo pokritja stroškov.

Dobra izvedba postavlja merila za nove posle

Poskrbite, da kupcem ne boste izdajali faktur s kislim obrazom. V proizvodnih rešitvah MIT Orkester so na voljo tudi pokalkulacije za različna pokritja. Vse postavke pokalkulacije se zbirajo centralno v ERP-sistemu MIT Orkester od dejanske porabe časa in materiala do stroškov energije, režije in drugih stroškov. Ob izdelavi pokalkulacije podjetje hitro ugotovi, kje so bila odstopanja, saj so postavke pred- in pokalkulacije usklajene. Ker se v MIT Orkestru nahajajo tudi vsi podatki o sami izvedbi posameznega posla, se lahko hitro odkrije vzorce, ki so doprinesli k uspešni ali manj uspešni izvedbi. S pomočjo vseh teh podatkov podjetje oblikuje ukrepe na različnih področjih, od komerciale, tehnologije do kadrov, ki na koncu privedejo do tega, da podjetje ponuja izdelke oziroma storitve, ki imajo zanj največjo vrednost in da jih zagotavlja na najbolj možen učinkovit in kakovosten način.

Na uspešnost, ki jo pokaže pokalkulacija, pa ima lahko podjetje vpliv že med samim proizvodnim procesom. Gre za izvajanje sprotnih kalkulacij, ki se izračunavajo na osnovi podatkov v realnem času. Te podatke se zbira s pomočjo proizvodnih terminalov in senzorjev, prek katerih se beleži porabo delovnega in strojnega časa ter materiala, izmet, prekinitve in druge parametre, ki vplivajo na proizvodnjo. Sprotne kalkulacije vodstvu proizvodnje zagotavljajo pravočasno ukrepanje v primeru anomalij, da lahko kljub morebitnim problemom svoj del posla pripeljejo do zelenih številk.

Sprotno zajemanje podatkov iz proizvodnje je zanimivo še za drug pomemben vidik povečevanja produktivnosti – za boljše planiranje. Planerji namreč v realnem času vidijo, kaj se sprošča na linijah ali na posameznem stroju in učinkoviteje razporejajo proizvodne vire. Rezultat je sprostitev proizvodnih kapacitet tudi do 30 odstotkov, kar prodaja lahko izkoristi za sprejemanje novih poslov, kar pomeni doseganje večjega prihodka ob enakih proizvodnih in človeških virih.

Za zniževanje lastne cene se potrebuje prave podatke

Vrednost pokalkulacije se povečuje s kompleksnostjo izdelkov. »Če imaš bolj kompleksen izdelek, kjer v sami pred in pokalkulaciji gledaš vrste surovin, na primer barve, pločevino, strojne ali trgovske dele, hitro vidiš, kateri segment ti ceno pokvari in na katerem delu moraš ukrepati, da lahko to ceno znižaš,« je razložil Zavrl.

Da bi lahko nastavili uporabno pokalkulacijo je potrebno uvesti spremljanje dela in energentov po posameznih strojih ali delovnih centrih ter klasificirati surovine. V sistem je treba zajeti tudi normative in kosovnice. Tako Zavrl: »Ko imaš tako zbrane podatke ugotoviš, kje lahko prihraniš. Vidiš na primer, kako sprememba cene energenta vpliva na ceno ali če določene tehnološke postopke izvajaš na enem stroju namesto na drugem.«

S pomočjo pokalkulacije se recimo lahko ugotavlja tudi rentabilnost vključevanja kooperantov pri proizvodnji polizdelkov ter količino zalog polizdelkov iz lastne proizvodnje. »Če imaš vnaprej postavljene ključe po strateških podatkih lahko ugotavljaš, kdaj se ti splača predati delo kooperantu. Seveda moraš imeti tudi v tem primeru najprej postavljeno predkalkulacijo,« je še povedal Zavrl.

Med posebnimi prednostmi resnih poslovno-proizvodnih informacijskih sistemov je zmožnost arhiviranja kalkulacij, kar omogoča spremljanje trendov. Z uporabo napovedne analitike se nato lahko ocenjuje in napoveduje, kako se bodo spreminjale cene v prihodnosti glede na gibanje cen surovin in energije.

Ko se komercialist z oceno na prst debelo ušteje

Zaradi pomanjkanja časa lahko podjetje odda ponudbo, ki je morda na prvi pregled vzdržna, vendar se kaj kmalu izkaže za nedobičkonosno. Ker tehnologi niso vedno razpoložljivi, se dogaja, da komercialisti prodajo po prenizki ceni, ki niti ne pokrije lastne cene.

»Komercialisti imajo velikokrat pomanjkljivo tehnično znanje, saj ne poznajo materialov in tehnologije izvedbe posameznih proizvodnih storitev. Vse to pa vpliva na strošek izvedbe posla in na prodajno ceno za kupca,« pravi Tibor Zavrl, poslovni svetovalec v podjetju MIT informatika.

Drugi skrajni primer, ki je lahko celo še bolj problematičen, pa je, če komercialisti ponudijo previsoko ceno, ki je kupci ne sprejmejo. Posel odnese konkurenca, stroji stojijo, delavci so brez dela. V obeh primerih se tako ustvarja izguba, ki pa bi jo bilo možno enostavno preprečiti.

Ravno dovolj znanja iz tehnologije, da bo posel cvetel

Tehnologi so enostavno predragocen kader za ukvarjanje s pripravo ponudb, ko pa so komercialistom na voljo primerna orodja, da takšno delo zmorejo sami. Skrbeti morajo namreč za dobičkonosno izvedbo posla in optimalno izpeljavo izvedbe naročila. Zato ni smiselno pričakovati, da bodo tehnologi na voljo za vsako ponudbo ter izvajali predkalkulacije. Če se to pri vas dogaja, čim prej ukrepajte!

»Izziv je, kako razbremeniti tehnologe sodelovanja pri ponudbah, s tem da se komercialistom omogoči hitro in samostojno izdajo cenovno ustreznih tehničnih ponudb, ki pravilno vrednotijo stroške dela in materiala,« je še izpostavil Zavrl.

V podjetju MIT informatika so zato razvili priročen ponudbeni kalkulator, ki ob vgrajenem tehnološkem znanju poenostavlja in avtomatizira pripravo ponudb.

Ključne prednosti hitrega preračuna podatkov za ponudbe

Jasno, v kolikor gre za posebna naročila, je v pripravo ponudbe vsekakor smiselno vključiti tehnologa ter izvesti podrobnejšo predkalkulacijo. Vendar gre v takih primerih običajno za precej višjo dodano vrednost ali celo za novega kupca, ki takšen vložek seveda upravičuje.

1. Točnost podatkov o porabljenem delu in materialu

Poročila o opravljenih storitvah se običajno pripravljajo naknadno, zato podatki pridejo v sistem tudi z nekajdnevnim zamikom. Zaradi časovnega razkoraka prihaja do napak, na primer, da se obračuna premalo ur, napačno porabo materiala ali celo napačen material. Zaradi zakasnitve vnosa podatkov so informacije o zalogah napačne, pri čemer tudi ni razvidno, kakšna je zaloga materiala v skladišču in koliko ga jev vozilih oziroma pri posameznem serviserju. Tako se velikokrat primeri, da serviserji ostanejo brez materiala in storitve sploh ne morejo opraviti. V takšnem primeru lahko zaradi kršenja pogodbeno določenih rokov popravil podjetje doleti kazen ali se stranka odloči za drugega izvajalca.

V rešitvi MIT Orkester Storitveni nalogi je na posameznem nalogu naveden seznam predvidenih opravil in potreben material, iz katerega se ob obračunu samodejno generirata dobavnica in račun. Izvajalec ob zaključku dela enostavno potrdi ali popravi podatke o opravljenem delu in porabljenem materialu. Iz šifranta po potrebi hitro doda opravila ali material, ki ga je dodatno rabil. Dejansko porabljen material se samodejno razknjiži ob izpisu dobavnice, kar zagotavlja točnost zalog. Ker se vsi podatki vnašajo takoj in samo enkrat, ne prihaja več do zamud in napak pri obračunih. Posledično podjetje ne dobiva več zavrnjenih faktur oziroma ne izgublja denarja zaradi ne obračunanega dela in materiala.

2. Enostavnost zajema podatkov

Da prihaja do napak v podatkih o realizaciji storitev je v največji meri kriv način zajema. Podjetja pri izvajanju storitev na terenu zapis opravljenega dela in materiala prepuščajo kar serviserjem, nekateri pa uporabljajo papirne delovne naloge, na katere se vnašajo dejanski podatki. Ker pa je takšen način zamuden, si serviserji zapisovanje poenostavijo ali ga sploh ne izvedejo v celoti. Dodaten problem je, če servis izvajajo zunanje ekipe.

MIT informatika poenostavlja zajem podatkov na več načinov. Serviser lahko zabeleži porabljeno delo in material na elektronski delovni nalog z uporabo katere koli naprave – s prenosnim računalnikom, tablico ali telefonom. To pomeni, da lahko s svojo napravo pride neposredno na mesto izvajanja storitve in z nekaj kliki zaključi nalog. Poleg tega lahko na storitveni nalog zajame še druge podatke, na primer sliko in video ter točno lokacijo.

3. Zanesljivi podatki za odločanje

V primeru papirnih storitvenih nalogov vodstvo nima nadzora nad izvajanjem storitvenih, zato ne more načrtovati dela in optimizirati procesov. Finančno računovodska služba nima na voljo točnih in pravočasnih podatkov. Informacije in dokumenti o opravljenih storitvah niso zbrani na enem mestu, zato je izvajanje obračunov, pokalkulacij in kontrolinga oteženo. Posledično podjetje ne obvladuje finančnega toka in ni zmožno odkrivati izgub.

V MITovi rešitvi je možno za vsak storitveni nalog v realnem času videti, v kakšnem statusu se nahajajo storitveni nalogi, kar poenostavlja razporejanje izvajalcev ter delo s strankami. Ker serviserji podatke sproti vnašajo, je možno natančno slediti, katera opravila so že opravljena. Vsi dokumenti so povezani in enostavno dostopni, pri čemer se dobavnice in fakture generirajo samodejno, na osnovi storitvenega naloga. Na voljo so tudi različne analize porabe časa in materiala, kar omogoča pregled finančnega in časovnega učinka po delavcih, naročnikih in tipih storitvenih nalogov.

Za kakovostne servisne storitve, ki ohranjajo zadovoljstvo strank, so ključni odzivnost, strokovnost in prijaznost servisnega osebja. MITova rešitev za vodenje storitvenih nalogov sama po sebi tega ne zna, vam pa zagotovo poenostavi vse ostalo, da se lahko svojim strankam in njihovim problemom maksimalno posvetite.