Osrednji sistem za naročanje

V Loteriji Slovenije so s centralnim sistemom najprej standardizirali postopek naročanja. Naročanje se izvaja prek standardnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki so jih uskladili z organizacijskimi pravili ter pooblastili. Rešitev v spletni tehnologiji jim je omogočila izvajanje postopka neodvisno od uporabniških naprav. Nabavni sistem vključuje tudi vnos osnovnih podatkov za letne pogodbe z dobavitelji, s čimer so vzpostavili nadzor nad črpanjem pogodbe in samodejno kontrolo zneska naročilnice s stanjem na pogodbi. V nadaljevanju bodo sistem povezali tudi z rešitvijo za materialno poslovanje, s čimer bodo pridobili spremljanje prevzema blaga na zalogo.

Digitalna nabava poenostavlja delo

Z uvedbo MITove rešitve so v Loteriji Slovenije pridobili celovit pregled nad naročilnicami po posameznih fazah, od priprave do potrjevanja do pošiljanja dobaviteljem. Digitalni delovni tok z vgrajenimi verigami podpisnikov zagotavlja hitro in gladko izvedbo nabavnega postopka.

»Sedaj v računovodstvu vemo, koliko stvari je bilo naročenih in lahko načrtujemo finančni tok. Enostavnejše je tudi potrjevanje računov, ki poteka prek MITove rešitve, kjer prejete račune enostavno povežemo z izdanimi naročilnicami,« je povedala Nada Živković. Kompletiranje dokumentacije je bistveno lažje, dokumenti se ne zalagajo, saj ne potujejo več fizično naokrog.

Veliko so pridobili tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalen delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Kot pravi Živkovićeva, ima vsak, ki pripravlja naročilnice, pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma v podpisovanju.

Povečala se je tudi informiranost med oddelki. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Poenostavilo se je tudi delo v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.

Delovno okolje

Če so pisarniške aplikacije v osnovi namenjene izdelavi dokumentov, od dopisov do pogodb, pa poročil, še celo naročil in računov, tudi to vlogo vse bolj prevzema sistem ERP. Ker predstavlja osrednje zbirališče podatkov, s svojo poslovno logiko pa možgane podjetja, sodoben poslovni informacijski sistem omogoča avtomatsko izdelavo dokumentov z minimalnim posredovanjem človeka. Celo pogodbo lahko na osnovi pravil in pred nastavljene vsebine sestavi sam. Po drugi strani zna ERP sistem sprejeti, obdelati in shranjevati elektronske dokumente, s čimer odpravlja ročno vnašanje podatkov, tiskanje oziroma kopiranje dokumentov ter arhiviranje. ERP sistem, kot je MIT Orkester, ki na enem mestu združuje podatke, procese in dokumente, podjetjem omogoča, da oblikujejo enotno, varno, nadzorovano in cenovno učinkovito delovno okolje za večino informacijsko podprtih delovnih mest.

Vodenje in odločanje

Ena od pomembnih, danes celo največja korist celovitih sistemov ERP, so podatki, saj na enem mestu združuje zgodovinske podatke iz praktično vseh področij poslovanja – od prodaje do proizvodnje in nabave. ERP sistem z vgrajenimi zmožnostmi za poročanje in vdelano analitiko odločevalcem na vseh ravneh ponuja takojšnje informacije, ki jih rabijo za operativno odločanje pri trenutnih nalogah ali za sprejemanje odločitev, od katerih je odvisna prihodnost podjetja. Ker informacije za odločanje v sistemu ERP nastajajo na osnovi enotnih podatkov, brez človeškega posredovanja (na primer prepisovanje podatkov in izdelava preračunov ali makrojev v Excelu) in posledično brez napak, vsi v podjetju uporabljajo enake podatke, informacije so na voljo na klik, hkrati pa se poročila lahko distribuirajo samodejno na različne naprave, vključno s pametnimi telefoni. Ne samo, da se na tak način poenostavi in pohitri pripravo rednih poročil, s pomočjo analitičnih zmožnosti odločevalcem pa tudi kreativnim zaposlenim ni potrebno čakati na ad-hoc informacije, ki jih rabijo za specifične naloge z visoko dodano vrednostjo, na primer segmentacija strank ter raziskave dobaviteljev. Takšno osrednje obvladovanje podatkov, kot ga zagotavlja MIT Orkester, v proizvodnih podjetjih poleg poslovne analitike in poročanja zagotavlja tudi hitro izdelavo pred in po kalkulacij. S tem omogoča pripravo dobičkonosnejših ponudb, zagotavljanje realnih rokov izdelave ter učinkovitejšo procesno, tehnološko in stroškovno optimizacijo.

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.