Hitre in nenehne spremembe v zadnjih letih so med vodilna podjetja izstrelila tista, kjer so se in se še znajo hitro prilagoditi spremembam, tako s produktnega kot tudi z organizacijskega in procesnega vidika. Sodobni koncepti sodelovanja, ki jih ponujajo storitve v oblaku, pri tem igrajo pomembno vlogo, saj izboljšujejo komunikacijo med zaposlenimi, zmanjšujejo možnosti za napake in zamude ter poenostavljajo pridobivanje in uporabo informacij. Zaradi tega so lahko timi v podjetjih učinkovitejši in bolj produktivni.

Učinkovito sodelovanje in timsko delo pri projektih

Večina proizvodnih podjetij kljub uvedeni projektni metodologiji z informacijskega vidika svoje projekte obvladuje na razmeroma nizki ravni. Dokumentacija se vodi po mapah na omrežnih diskih v skupni rabi, komunikacija poteka prek e-pošte, fizičnih sestankov in telefonov. Zbirka storitev v oblaku Microsoft Office 365 kot eno najbolj razširjenih digitalnih orodij za osebno produktivnost in sodelovanje sicer združuje vse ključne zmožnosti za timsko delo na projektih. Vendar lahko prav zaradi ogromne količine informacij, zbranih na enem mestu, sčasoma prispeva k le še večjemu kaosu na projektih, kar botruje napakam ter časovnim in neposrednim finančnim izgubam.

V podjetju MIT informatika smo se izziva izboljšanja sodelovanja v projektnih timih lotili z integracijo poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester in zbirke Microsoft Office 365, oziroma z orodjem Microsoft Teams, ki ponuja najsodobnejše zmožnosti za skupinsko delo. Bistvena prednost takšne povezave je ohranjanje enostavnosti in nadzora nad izvajanjem projektov, vodenih s poslovnim informacijskim sistemom, ter posodobitev zastarelih, ročnih in na pol papirnih delovnih postopkov s popolnoma preglednimi digitalnimi pristopi.

Kakšne so pravzaprav koristi takšne rešitve

Poslovni informacijski sistem MIT Orkester za proizvodna podjetja uporabnikom omogoča istočasno spremljanje različnih tipov proizvodnje, od veliko- in maloserijske do posamične naročniške oziroma projektne. Ob tem lahko vsako naročilo spremljajo kot projekt. Vgrajene zmožnosti za projektno vodenje so usmerjene na finančno in časovno obvladovanje projektov, predvsem z namenom obvladovanja dobičkonosnosti. Na projekte se navezujejo tudi vsi delovni nalogi ter tehnološki postopki z normativi in sestavnicami, kalkulacije in celo plan proizvodnje. Uporabnikom je na voljo tudi vizualizacija projektnega plana, vse do ravni posameznih tehnoloških operacij.

Z uporabo Teamsov dosežete, da so člani vaših projektnih timov o vsem pravočasno obveščeni, da ne zamujajo rokov, da imajo vsi sodelujoči na voljo vse informacije, ki jih potrebujejo pri delu ter da se lahko sodelavci samostojno povezujejo v nove (ad-hoc) delovne skupine.

Souporaba MIT Orkestra ter storitve Microsoft Teams zagotovo doprinese učinkovitost, prožnost, prilagodljivost in ciljno usmerjenost, kar je potrebno za izvajanje agilnega projektnega dela. Tako boste nenazadnje lahko svoje projektno delo hitro uskladili z metodologijo, ki vam najbolj ustreza oziroma našli izvirne načine, kako naročila kupcev realizirati z maksimalno razliko v ceni.

V MIT Orkestru se na osnovi delovnih nalogov, tehnoloških postopkov in normativov samodejno pripravita tabelarični in grafični projektni plan. Grafični projektni plan v obliki gantograma omogoča kakovostne vizualizirane vpoglede v izvedbeno stanje projekta po posameznih aktivnostih – delovnih nalogih oziroma tehnoloških postopkih vse do ravni delovnega centra oziroma posamezne operacije na stroju. Pri tem ne omogoča samo vpogleda v proizvodne dejavnosti po delovnih nalogih, ampak ponuja tudi vpoglede v ostale povezane aktivnosti, kot so nabava, vzdrževanje strojev in naprav, montaža… Z uporabo zajema podatkov prek senzorjev IoT, proizvodnih terminalov ter mobilnih naprav za spremljanje storitev na terenu se na interaktivnih gantogramih samodejno osvežujejo informacije o izvedbi.

Upravljanje stroškov

Vsekakor je za vsak resen proizvodni projekt smiselno najprej narediti predkalkulacijo. Enostavno že zato, da si ne ustvarimo izgube še preden potrdimo naročilo ali podpišemo pogodbo. Prekalkulacija, v kateri naj se obravnava različna pokritja, v izvedbeni fazi projekta služi za primerjavo stroškovne uspešnosti oziroma razlike v ceni na podlagi izdanih naročilnic oziroma prejetih računov dobaviteljev, porabljenega delovnega časa, strojnih ur in podobno.

V poslovnem informacijskem sistemu za proizvodna podjetja MIT Orkester se na primer na posameznem projektu predkalkulacijski zneski samodejno preverjajo z realiziranimi stroški (analiza po stroškovnih mestih), pri čemer v realnem času nastaja tudi brutobilanca. Ob tem je vodjem in skrbnikom projekta na voljo grafično spremljanje profitabilnosti projektov z možnostjo pregledovanja strukture prihodkov in stroškov. Najvišje vodstvo pa ima prek nadzornih plošč vpogled v izkaz uspešnosti projektnega portfelja in posameznih projektov, profitnih centrov in stroškovnih mest.

Pri proizvodnih projektih MIT Orkester omogoča tudi izkoriščanje informacij iz vmesnih kalkulacij, ki se generirajo na osnovi samodejnega zajema podatkov iz proizvodnje. To pomeni, da se na projektu praktično interaktivno spremlja potek izvajanja projekta ne samo časovno ampak tudi vrednostno.

Za popoln pregled nad izvajanjem projekta je na voljo tudi vsa dokumentacija, ki se zbira na projektu, od same projektne dokumentacije do pogodb, naročilnic in računov.

Za svoje proizvodne projekte si podjetja želijo čim bolj enostavnega pa vendar natančnega spremljanja stroškov, porabe časa in vseh drugih virov, skozi vse projektne faze – pravzaprav že od ponudbe naprej. Pri tem največkrat uporabljajo različne informacijske rešitve, kar na koncu botruje pomanjkljivi preglednosti projektnega portfelja ter s tem nedoseganju projektnih ciljev, od manjšega RVC-ja do zamud pri dobavi.

Kaj spremljati pri projektih?

Samo projektno vodenje je v največji meri odvisno od uporabljene metodologije, vendar si podjetje lahko samo določi in standardizira proces priprave, izvajanja in spremljanja uspešnosti projekta. Čeprav je vsak projekt glede načina izvedbe pravzaprav enkraten in neponovljiv, imajo vsi enake glavne lastnosti:

• točno določen začetek in konec;
• končni cilj je opredeljen s končnim produktom, rokom izdelave in stroški;
• sestavljajo ga aktivnosti, ki omogočajo napredovanje projekta;
• vključuje več deležnikov in različnih poslovnih virov.

Manjša in srednja proizvodna podjetja, ki želijo agilno odgovarjati na zahteve kupcev, morajo najti pravo razmerje med kompleksnostjo priprave proizvodnega projekta in izvajanjem. Čeprav velja, da se z vložkom časa v pripravo projekta pridobi pri izvajanju, največkrat ni niti časa niti človeških virov za izdelavo podrobnih projektnih načrtov.

Podjetja potrebujejo enostavne, vendar učinkovite rešitve

Za ilustracijo učinkovitega vodenja proizvodnih projektov si oglejmo nekatere glavne zmožnosti poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Ta omogoča popoln pregled nad projekti na enem mestu z uporabo enotnega informacijskega orodja. Tako pri vodenju projektov ni več treba uporabljati posebnih programov za vodenje projektov, sestavljati in izpolnjevati preglednic v Excelu, voditi dokumentov v zunanjem dokumentnem sistemu, zbirati in prepisovati podatkov z delovnih listov ter naročati poročil iz finančno-računovodske in nabavne službe.

Kako torej MIT Orkester prispeva k ureditvi vašega portfelja projektov v proizvodnji:

• enostaven vnos projekta z osnovnimi meta podatki;
• vodenje celotne projektne dokumentacije na enem mestu, od ponudbe do prevzemnega zapisnika;
• hitra priprava predkalkulacij, vmesnih kalkulacij in pokalkulacij;
• avtomatično spremljanje RVC projekta, glede na porabljen material, delovni čas ter prejete in izdane račune;
• vizualizacija projekta in vseh povezanih aktivnosti, vse do posameznih operacij na strojih in montaže;
• samodejen zajem podatkov iz proizvodnje o izvajanju aktivnosti na projektu;
• vizualizacija plana in realizacije nabave ter obvladovanje nabave JIT;
• spremljanje izvajanja montažnih storitev na terenu.

S takšnimi informacijami na enem mestu se izboljša komunikacija in uskladijo vsi deležniki, zato so posamezne naloge in projektne faze zaključene pravočasno in seveda v predvidenih finančnih okvirih. Poleg tega se anomalije hitro odkrijejo, kar zagotavlja pravočasen in pravilen odziv pri vseh povezanih projektnih dejavnostih. Zaradi enostavnosti rešitve jo zaposleni hitro prevzamejo, kar prispeva k standardizaciji spremljanja in večji urejenosti proizvodnih projektov.