Ali res potrebujete dokumentni sistem? V številnih podjetjih kljub dolgoletni uporabi poslovnega informacijskega sistema pri poslovanju še vedno uporabljajo papirne dokumente, ali pa se srečujejo s problemi pri upravljanju dokumentacije v povezavi z izvajanjem poslovnih procesov.

Poleg drage in tvegane uporabe papirnih dokumentov podjetja najbolj pesti pomanjkljiva preglednost in urejenost dokumentacije, zamudno iskanje in nedostopnost dokumentov, izgubljanje dokumentov ter napake, ki nastajajo zaradi ročnega vnašanja in prepisovanja podatkov. V dobi vse tesnejšega povezovanja, ki ga narekujejo digitalizacija, nove tržne razmere in spremembe v nakupnih navadah pa je problem tudi nezmožnost zagotavljanja novih, hitro odzivnih storitev, utemeljenih na učinkovitem sodelovanju, tako znotraj posameznih timov kot navzven, s poslovnimi partnerji.

Kakovosten sistem ERP zmanjšuje potrebo po dokumentnem sistemu

Kot ugotavljajo ponudniki dokumentnih sistemov (DMS), podjetja njihove rešitve uporabljajo predvsem za potrjevanje prejetih računov. Naslednja pogosta aplikacija je potrjevanje nabavnih zahtevkov, kateremu običajno takoj sledi spremljanje pogodb. Gre torej za dokumente, ki so tesno povezani z osnovno dejavnostjo podjetja, ki je praviloma podprta s poslovnim informacijskim sistemom.

Večina ključnih dokumentov, ki se uporabljajo pri poslovanju, dejansko nastane v sistemu ERP. Nenazadnje se tudi praktično vsi viri, ki jih uporablja podjetje, vodijo s tem sistemom. Iz tega sledi, da je dokumente, ki izhajajo iz poslovnih procesov, najbolj smiselno obvladovati z istim sistemom, kjer se izvajajo transakcije, torej s sistemom ERP, če ta le to omogoča.

Ker se sistemi ERP tudi tehnološko pospešeno razvijajo, se tudi z vidika uporabnosti približujejo dokumentnim sistemom. Gre na primer za to, da omogočajo dostop do dokumentov s katere koli naprave, od kjer koli in kadar koli, in da ponujajo zmožnosti za deljenje dokumentov, sodelovanje med uporabniki ter za povezovanje dokumentov glede na kontekst.

Za katera področja torej lahko uporabite poslovni informacijski sistem (primer MIT Orkester)?

1. Nabava: priprava in potrjevanje nabavnih zahtevkov; izdelava in pošiljanje nabavnih naročil; deljenje naročilnic z dobavitelji; vodenje nabavnih pogodb; zajem, shranjevanje in potrjevanje prejetih računov.
2. Prodaja: prodajna naročila; priprava prodajnih ponudb; priprava, shranjevanje izdanih računov; vodenje prodajnih pogodb.
3. Projekti: projektna dokumentacija, povezave na prejete in izdane račune, naročilnice, pogodbe …
4. Proizvodnja: delovni nalogi, tehnični in tehnološki dokumenti, produktna dokumentacija, certifikati, atesti, reklamacije …
5. Storitve: storitveni nalogi, navodila in predpisi (npr. za varstvo pri delu), reklamacije …
6. Kadri: plačne liste, zaposlitveni dokumenti, potrdila o izobraževanjih, zdravniška potrdila, potni nalogi …

O brezpapirnem poslovanju čivkajo že vrabci na strehah, vendar presenetljivo veliko podjetij v internih delovnih postopkih še vedno uporablja papirne dokumente. In to kljub temu, da večina dokumentov, povezanih s poslovanjem, nastane v elektronski obliki znotraj sistema ERP.

Podjetja nimajo aplikacije, ki bi jim omogočala, da dokumente iz sistema ERP enostavno delijo z drugimi ali da jih posredujejo odgovornim v potrjevanje. »Dokumenti po podjetju krožijo prek e-pošte, kar je zelo nepregledno in tvegano v primeru zaupnih informacij. Za pridobitev podpisa običajno dokumente iz sistema ERP natisnejo, nesejo v podpis in nato podpisani dokument digitalizirajo ter shranijo v elektronski obliki ali pa ga pošljejo po e-pošti,« je razložila Slađana Gogić, svetovalka v podjetju MIT informatika.

V podjetju MIT informatika so ponudili nov programski modul Podpisovanje, ki je namenjen potrjevanju dokumentov, ki nastanejo v poslovnih procesih, podprti s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. Po drugi strani se lahko z njim podpre dokumente, ki v sistem ERP pridejo kot skenirana papirna pošta, e-pošta ali prek uvoza iz e-banke.

Brexit v nekaj korakih – Izhod Velike Britanije iz Evropske unije, kadarkoli se bo pač glede na aktualne dogodke že zgodil, bo sicer imel vpliv na poslovanje s tamkajšnjimi podjetji, z informacijskega vidika pa bo zadeva precej preprosta. Vsaj za uporabnike poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester.

Brexit naredite v MIT Orkestru zelo preprosto. Vse dokumente o poslovanju s partnerji iz Velike Britanije, izdelane vključno do datuma pred izstopom, morate knjižiti po starem.

Britanski poslanci so 13. marca 2019 zavrnili brexit brez dogovora in bodo v četrtek glasovali o prošnji EU-ja za preložitev brexita. Ne glede na odločitev je MIT Orkester prilagodljiv – za nadaljnje delo je potrebno urediti točno tri (3!) polja v šifrantih.

V šifrantu držav pod parametrom »Član EU« odstranite »D«, v šifrantu partnerjev pa pod parametrom »Davčna zavezanost« nadomestite oznako »E« (član EU) s »T« (tujec). Ostane vam le še šifrant bank, kjer pri angleških bankah pod parametrom SEPA spremenite oznako »D – da« za območje SEPA v »N – ne«, saj Velike Britanije od potrjenega izstopa ne bo med državami v območju SEPA.

Po zamenjavi davčne zavezanosti se bodo na novo vnesenih ali neknjiženih dokumentih samodejno izbrale nove davčne oznake, ki so osnova za davčna poročila.

Steklarna Hrastnik je z računalniško nadgradnjo skladiščnega poslovanja za gotove izdelke, tako na matični lokaciji, kot tudi v najetem skladišču, še izboljšala obvladovanje odprem in pridobila še hitrejše podatke o zalogah na vpogled.

V Steklarni Hrastnik, kjer se dnevno odpremi okrog 600 palet, so podatke za skladiščenje in odpremo zunanjemu pogodbenemu izvajalcu posredovali z večkratnimi delnimi izpisi. Zaradi možnosti napak, ki bi se zato lahko dogajale pri odpremi, je obstajala možnost reklamacij kupcev.

»V Steklarni Hrastnik se zavedamo, da je za zadovoljstvo kupcev poleg sodobno oblikovanih in prilagojenih izdelkov treba zagotavljati sodoben logistično informacijski sistem, s takojšnjimi, ažuriranimi podatki na vpogled,« je povedal Franc Humek, vodja nabave in logistike v Steklarni Hrastnik.

Da bi odpravili možnost za napake in hkrati povečali učinkovitost, so povezali svoj poslovni informacijski sistem MIT Orkester s skladiščnim sistemom v najetem skladišču. Vzpostavili so tudi avtomatizirano posredovanje podatkov za napovedovanje palet za odpremo in dodelavo, hkrati pa so v MIT Orkestru pridobili osrednji vpogled v zaloge po paletnih mestih ter na posameznem nalogu za odpremo.

»V sodelovanju z MIT-om smo izboljšali obvladovanje zalog in odpreme, ki se izvaja pri pogodbenem partnerju. Večja učinkovitost in kakovost procesa dodatno prispeva k povečanju dodane vrednosti in donosnosti podjetja ter seveda samemu imidžu podjetja,« je še dejal Humek.

Z integracijo so vzpostavili neprekinjen proces vse do odpreme blaga iz skladišča. Tako so zunanjemu izvajalcu zagotovili takojšnje, sprotne podatke za odpremo, sami pa so zmanjšali obseg tako imenovanega »ročnega« dela ter pridobili enostaven in hitrejši »on line« pregled nad zalogami v zunanjem skladišču ter nad odpremo.

Agilnost temelji na hitrosti, razpoložljivosti in prilagodljivosti

Neposreden zajem podatkov na mestu in v času izvedbe poslovnega dogodka, avtomatizirani postopki in vedno razpoložljive informacije narekujejo uporabo sodobnih mobilnih poslovnih pristopov, tehnologij in aplikativnih rešitev.

Doseganje agilnosti ter povečanje učinkovitosti je v veliki meri odvisno od poenostavitve podpornih procesov in administrativnih postopkov, ki morajo biti izvedljivi čim prej ter vedno in povsod. MIT informatika nudi podjetjem, ki stremijo k optimizaciji poslovanja, prilagodljivo mobilno rešitev mobile@MIT, s katero postopoma uvedejo mobilno poslovanje na različnih točkah poslovnega procesa.

Spletne aplikacije za podporo prodaji, nabavi in upravljanju odnosov s strankami poenostavljajo in razširjajo uporabo poslovnega informacijskega sistema.