kadrovska evidenca – Saop Proizvodnja https://mit-ing.si Poslovne ERP informacijske rešitve Mon, 27 May 2019 13:22:00 +0000 en-US hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.6.17 https://mit-ing.si/wp-content/uploads/2023/04/Logo-Saop-S-01-180x180.png kadrovska evidenca – Saop Proizvodnja https://mit-ing.si 32 32 Posel smo ljudje, ne administracija https://mit-ing.si/posel-smo-ljudje-ne-administracija/ Tue, 26 Feb 2019 12:06:02 +0000 https://mit-ing.si/?p=5344

Posel smo ljudje, ne administracija – digitalizacija in avtomatizacija poslovanja vstopata v vse organizacije, vendar ne povsod z enako hitrostjo. Vendar kljub temu, da bosta različno vplivali na razvoj regij, sektorjev in organizacije, se v praktično vseh scenarijih izpostavlja pomembnost učenja novih veščin. Učenje je tisto, kar bo zagotavljalo zaposlitev, učenje pa bo treba opraviti hitro in na način, ki bo takoj prinesel želene rezultate.

Če je v preteklosti v organizacijah vladala pozitivna tekmovalnost, sedaj v to tekmo, ki postaja vse bolj neizprosna, vstopajo stroji, roboti in umetna inteligenca. In prav tukaj je še vedno prostor za ljudi, za mehke veščine kot so odnosi, komunikacija, sodelovanje in kreativnost. Kljub digitalizaciji je in bo verjetno še naprej vedno dobrodošla osebna nota in neposredna komunikacija. Je pa res, da nove tehnologije pomagajo pri vsakodnevnem delu in sproščajo čas za največjo dodano vrednost, ki jo nosimo ljudje.

MIT_informatika: Osebni portal (foto: Pixabay)
MIT informatika: Osebni portal (foto: Pixabay)

Zmanjšajte administracijo v kadrovski

Vodenje kadrov je zaradi vedno ostrejšega boja na trgu vse bolj kompleksno. Obremenitve kadrovikov so tudi z uvajanjem 360 stopinjskega pristopa vedno večje, zato potrebujejo učinkovita orodja, s katerimi povečajo učinkovitost, zmanjšajo obseg administrativnih nalog in se bolj posvetijo strateškim nalogam, kot so razvoj vodij, razvoj talentov in upravljanje s kompetencami.

Sedaj, po sprejetih novoletnih zaobljubah, sledijo prve administrativne naloge, letni obračuni, nato odločbe za dopust, vmes morda obdelava podatkov, pridobljenih z letnimi razgovori, planiranje izobraževanj… Za zaposlene v kadrovski službi je dejansko delo vedno bolj zahtevno in predvsem vedno več ga je! Odgovor na povečane obremenitve se seveda skriva v skrajšanju časa za rutinske naloge. Tudi za kadrovsko službo namreč velja, da se 80 odstotkov časa ukvarja z nalogami, ki prinašajo 20 % vrednosti – torej z administracijo.

Sprostite si čas za tisto pravo delo z ljudmi

V podjetju MIT kadrovskim službam pomagamo pri optimizaciji kadrovske administracije od obračunavanja plač in drugih osebnih prejemkov ter poročanja do upravljanja s kompetencami in vodenja izobraževanj.

Poleg poenostavitev in avtomatizacije postopkov znotraj kadrovskih programov smo razvili spletno rešitev Osebni portal, ki deluje kot modul poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Osebni portal kadrovikom omogoča pregledno in hitro pošiljanje dokumentov zaposlenim. Posredovanje dokumentov poteka v elektronski obliki, zato Osebni portal že v osnovi zniža stroške, poleg tega pa prinese tudi do 90-odstotno razbremenitev ljudi v kadrovski službi s pripravo in pošiljanjem različne dokumentacije zaposlenim. Slednji namreč prek spleta v vsakem trenutku dostopajo do svojih podatkov in dokumentov, na primer do plačilnih liste za odobritev kredita pri banki, odločb za dopust, napotila za izobraževanje ali usposabljanje, zdravniški pregled … Te dokumente si lahko natisnejo bodisi doma bodisi na informacijskem terminalu v podjetju.

Temeljne zmožnosti modula Osebni portal

Osebni portal je tesno povezan s kadrovskimi rešitvami v sitemu MIT Orkester, kar zagotavlja enkraten vnos podatkov, zmanjšuje možnost za nastanek ter omogoča takojšnjo razpoložljivost podatkov in dokumentov. Prenos dokumentov iz modula Plače na osebni portal poteka avtomatsko, na primer prenos plačilnih list, povzetek obračuna dohodkov ter seznam odtegljajev za olajšavo. Poleg tega omogoča tudi prenos izračunanih dopustov na osebni portal.

Zmožnosti za zaposlene:

  • pregled osnovnih osebnih podatkov;
  • pregled objavljenih dokumentov;
  • izpis, izvoz oz. shranjevanje objavljenih dokumentov;
  • uporabniško upravljanje z osebnimi podatki in gesli;
  • e-poštno obveščanje uporabnikov o novih dokumentih na portalu.

Administracija Osebnega portala se vrši prek modula Kadrovska evidenca, prek katerega je možno spremljati statuse objavljenih dokumentov, ročno dodajati različne dokumente v PDF ter brisati dokumente, na primer v primeru napačne ali prezgodnje objave. Portal vključuje tudi revizijsko sledljivost, ki omogoča spremljanje prijav in časa dostopanja ter uporabe dokumentov. Na osnovi informacij o uporabi portala lahko kadroviki spremljajo aktivnost uporabnikov ter sprejemajo ukrepe za razširjanje uporabe.

]]> Brezpapirna kadrovska služba https://mit-ing.si/brezpapirna-kadrovska-sluzba/ Wed, 23 May 2018 11:54:19 +0000 http://mit-ing.si/?p=4819

Brezpapirna kadrovska služba!

Številni ročni postopki, ki temeljijo na delu s papirnimi dokumenti, kadrovskim službam jemljejo dragocen čas za kakovostno delo z ljudmi. Namesto da bi se ukvarjale s prioritetami, kot so razvoj talentov in voditeljstva, razvoj kompetenc, dvig motivacije ter izboljšanje korporativne kulture, porabljajo ogromno časa za administrativne naloge brez dodane vrednosti.

Eden takšnih dolgotrajnih postopkov je priprava in pošiljanje plačilnih list. Postopek pošiljanja plačilnih list ni samo zamuden, ampak je tudi drag. Zajema pripravo izpisa in tiskanje dokumentov ter ročno razvrščanje, zlaganje, kuvertiranje in frankiranje ter končno oddajo na poštnem uradu, kar podjetju predstavlja strošek in porabo časa. Podjetje ob tem nima takoj na voljo povratnih informacij o morebitnih napakah pri izračunu s strani prejemnikov, kar podaljša čas reševanja problemov in s tem slabo voljo med zaposlenimi.

MIT informatika - brezpapirna kadrovska služba
MIT informatika - brezpapirna kadrovska služba (foto: www.freepik.com, designed by Naulicreative)

Brezpapirno vročanje kadrovskih dokumentov

V podjetju MIT so uporabnikom modula za obračun plač v poslovnem informacijskem sistemu MIT Orkester omogočili brezpapirno vročanje plačilnih list in drugih kadrovskih dokumentov prek spletnega osebnega portala. Rešitev omogoča sočasno izdelavo pdf datotek vseh plačilnih list in objavo na spletnem osebnem portalu.

Koristi za podjetje:

  • Ni direktnih stroškov pošiljanja
  • Ni porabe časa za pripravo in pošiljanje plačilnih list
  • Plačilne liste so poslane že takoj po obračunu plač, kar skrajša celoten plačni postopek
  • Manjša možnost za napake (npr. ne more se zgoditi, da bi zaposleni dobil napačno plačilno listo)
  • Popoln nadzor nad posredovanjem plačilnih list
  • Hitra povratna informacija v primeru napake
  • Posredovanje različnih kadrovskih dokumentov
  • Prenos odgovornosti za osebne podatke na zaposlenega

Koristi za zaposlene:

  • Pregled in prevzem plačilnih list na različnih osebnih napravah (računalnik, tablica, mobilni telefon), vključno z informacijskim kioskom v podjetju
  • Možnost lastnega urejanja osebnih podatkov
  • Arhiv plačilnih list in drugih kadrovskih dokumentov na enem mestu

Rešitev je vgrajena v modul MIT Plače in MIT Kadrovska evidenca.

Več informacij: Jožica Kržišnik Jereb

]]>