Kako pri vas obvladujete likvidnost?

Obvladovanje likvidnosti danes je ključno za zagotavljanje plačilne sposobnosti jutri. Bistven del likvidnosti pa je upravljanje finančnega toka. Vodstvo običajno zahteva najmanj 15 dnevni pregled plana prilivov in odlivov, prek katerega se ugotavlja likvidnost in sprejema nadaljnje odločitve. Podatke pripravijo v računovodstvu na osnovi podatkov iz saldakontov planirane prodaje, nabavnih naročil, predračunov … Gre za posle, ki so se izvedli ali se še izvajajo in imajo dogovorjen rok dobave oziroma plačila ter večje mesečne odlive (plače, anuitete kreditov…).

»Problem je v tem, da v planu finančnega toka običajno niso vključene obveznosti in terjatve vseh partnerjev. Posebni dogovori s kupci o roku plačil in pričakovano zamudo so recimo vključeni le, če je pripravljavec plana s tem seznanjen.« je povedala Milena Lorenčič, poslovna svetovalka v podjetju MIT informatika. V primeru razpršene in nepregledne evidence prodajnih in nabavnih dokumentov je možnost, da kakšen dokument z večjim prilivom ali odlivom v ročno pripravljenem poročilu ni zajet.

»Ročna priprava plana terja ogromno časa, pri čemer je plan velikokrat nepopoln. Največ škode se lahko zgodi, če v določenem trenutku nimamo sredstev za poravnavanje obveznosti in podjetje pade v spiralo zamud pri plačilih,« je še povedala Lorenčičeva. To ne pomeni samo nezadovoljstva pri poslovnih parterjih, ampak tudi poslabšanje bonitetne ocene, ki lahko dolgoročno vpliva na uspešnost podjetja.

Verodostojna slika finančnega toka

MIT informatika pripravlja rešitev Likvidnostni plan. Ta rešitev je namenjena popolnemu pregledu nad finančnim tokom in bo vodstvu zagotovila popolne in točne informacije za sprejemanje odločitev. Pregled nad finančnim tokom bo možen za celotno podjetje, po stroškovnih mestih ali aktivnih projektih. Kot pravi Milena Lorenčič, bo priprava plana zelo enostavna, s samo nekaj kliki, kar bo pripravljavcem podatkov v finančno-računovodski službi oziroma kontrolingu prihranilo tudi veliko časa. V Likvidnostni plan bo možno zajeti dokumente iz celotnega prodajnega procesa (ponudba, predračun, prodajno naročilo, nalog za odpremo, dobavnica, faktura) in nabave (naročilnica, prevzemnica, račun). Vključeni bodo celo posebni dogovori s partnerji v zvezi z zamudami pri plačevanju (terjatve in obveznosti), ki se bodo upoštevali pri izračunu nove valute v planu in morebitni cassasconto. Posebna prednost nove rešitve bo stalen vpogled v aktualno stanje finančnega toka, kar bo računovodstvo razbremenilo priprave rednih likvidnostnih poročil.

Osrednji sistem za naročanje

V Loteriji Slovenije so s centralnim sistemom najprej standardizirali postopek naročanja. Naročanje se izvaja prek standardnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki so jih uskladili z organizacijskimi pravili ter pooblastili. Rešitev v spletni tehnologiji jim je omogočila izvajanje postopka neodvisno od uporabniških naprav. Nabavni sistem vključuje tudi vnos osnovnih podatkov za letne pogodbe z dobavitelji, s čimer so vzpostavili nadzor nad črpanjem pogodbe in samodejno kontrolo zneska naročilnice s stanjem na pogodbi. V nadaljevanju bodo sistem povezali tudi z rešitvijo za materialno poslovanje, s čimer bodo pridobili spremljanje prevzema blaga na zalogo.

Digitalna nabava poenostavlja delo

Z uvedbo MITove rešitve so v Loteriji Slovenije pridobili celovit pregled nad naročilnicami po posameznih fazah, od priprave do potrjevanja do pošiljanja dobaviteljem. Digitalni delovni tok z vgrajenimi verigami podpisnikov zagotavlja hitro in gladko izvedbo nabavnega postopka.

»Sedaj v računovodstvu vemo, koliko stvari je bilo naročenih in lahko načrtujemo finančni tok. Enostavnejše je tudi potrjevanje računov, ki poteka prek MITove rešitve, kjer prejete račune enostavno povežemo z izdanimi naročilnicami,« je povedala Nada Živković. Kompletiranje dokumentacije je bistveno lažje, dokumenti se ne zalagajo, saj ne potujejo več fizično naokrog.

Veliko so pridobili tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalen delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Kot pravi Živkovićeva, ima vsak, ki pripravlja naročilnice, pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma v podpisovanju.

Povečala se je tudi informiranost med oddelki. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Poenostavilo se je tudi delo v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.