Morda ste že naredili korak naprej in začeli s pošiljanjem digitalnih dokumentov iz sistema ERP za potrjevanje po e-pošti. Ta rešitev vam problem poceni, ne pa odpravi. Sami delovni postopki so še vedno nepregledni, prihaja do zamud in napak. Naloge in odgovornosti niso jasne, zato se dogaja, da se določeni dokumenti sploh ne obdelajo in ostanejo »v predalu«. Še več, če so delovni postopki take narave, da se mora v ERP sistem prenesti informacija o odobritvi ter še kakšen podatek, potem je v tem primeru podatke potrebno prepisovati ročno. In smo spet nekje pri začetku.

Zakaj si ne bi poenostavili življenja ter digitalne dokumente tudi obravnavali digitalno? Na vaši strani so zakonodaja, tehnologija in prihranki. Ne čakajte na maj!

Uporabniki poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester si lahko obvladovanje dokumentov bistveno poenostavijo. Na voljo jim je dokumentni sistem DMS@MIT, ki je tesno povezan s poslovnim informacijskim sistemom. Ta povezava prinaša številne prednosti in koristi:

1. Sistem za celovito upravljanje z dokumenti: Uporabniki dokumente iz sistema ERP enostavno posredujejo v dokumentni sistem, kjer se izvedejo ustrezni brezpapirni delovni tokovi, na primer potrjevanje prodajnih ponudb, nabavnih zahtevkov, reklamacijskih zapisnikov…
2. Cenejša rešitev: integracija ni potrebna, saj je DMS@MIT že pripravljen na sodelovanje s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. To pomeni, da ni stroškov storitve in vzdrževanja integracije, prihrani pa se tudi čas za integracijo, kar pomeni, da je uvedba dokumentnega sistema bistveno hitrejša.
3. Povezane informacije in dokumenti: dokumenti, ki se obdelujejo po podjetju, so tesno povezani s poslovnim transakcijami, kar poenostavlja delo različnih služb, od nabave in prodaje do finančnega računovodstva in kontrolinga.
4. Manj tiskanja interne dokumentacije: potrjevanje dokumentov, ki nastanejo v sistemu ERP, poteka hitreje in pregledno. Dokumentov ni več treba tiskati in iskati podpisnike, ampak se potrditve pridobi v elektronski obliki skozi delovni tok.
5. Poenostavitev postopkov: podatki se med sistemi prenašajo samodejno, brez ročnih vnosov, kar omogoča avtomatizacijo celotnih poslovnih procesov.
6. Manj napak: v delovne postopke so vgrajene kontrole, ki onemogočajo nastanek procesnih napak.
7. Učinkovitejša komunikacija: dokumenti in z njimi povezane naloge, se do izvajalcev prenašajo samodejno, glede na delovni tok. Ni več treba pošiljati e-pošte ali pa dodatno preverjati izvajanje zadolžitev. Vse informacije so v dokumentnem sistemu, na enem mestu, urejene in pregledne.
8. Sledljivost in odgovornost: s prenosom dokumentov iz sistema ERP v dokumentni sistem se vzpostavi vodeno delo z dokumenti, kar zmanjša napake ter poenostavi njihovo odkrivanje in odpravljanje. Za vsak dokument so odgovornosti vnaprej opredeljene, zato delo poteka gladko, brez nepotrebnih zastojev zaradi iskanja ustrezno kompetentnih oseb.
9. Enostavno razdeljevanje dokumentov: sodelavce, za katere želite, da prejmejo dokument, enostavno vključite v delovni tok, pri čemer so verige podpisnikov lahko vnaprej opredeljene.
10. Stalna razpoložljivost dokumentov: zaposleni za potrjevanje dokumentov niso več vezani na fizično lokacijo, ampak svoje naloge izvedejo z uporabo računalnika ali celo mobilnega telefona kjerkoli in kadarkoli.

Vas zanima, kako lahko z dokumentnim sistemom DMS@MIT odpravite probleme na področju obvladovanja dokumentacije? Ali kako implementirati sodobno digitalno poslovanje na ravni celotnega podjetja?

Stopite v stik z nami in se dogovorite za predstavitev!

Več informacij o DMS@MIT je na voljo na spletni strani DMS.

Pošteno – pridobitve za vse, izdajatelje in prejemnike

Brezpapirno medpodjetniško poslovanje, ki poteka na digitalen in avtomatiziran način, resda ni zastonj. Je pa za vsaj polovico cenejše kot pošiljanje papirnih dokumentov po pošti, ter neprimerljivo hitrejše in bolj zanesljivo kot pošiljanje elektronskih dokumentov po e-pošti.

Od njega imajo enakovredne koristi vsi udeleženci v oskrbni verigi. Dobaviteljem zagotavlja avtomatsko izdajo e-dokumentov in vzpostavitev enotnega poslovanja s partnerji. Hkrati povečajo zanesljivost dostave ter znižajo stroške izdaje dokumentov. In kar je še posebej pomembno – zaradi boljše sledljivosti se izboljša plačevanje – plačilo dobijo v roku. Kupci na drugi strani pridobijo berljive dokumente, ki jih lahko preprosto uvozijo v svoje sisteme, avtomatsko prevzamejo posamezne postavke iz dokumenta in avtomatizirajo interne procese (obdelava prodajnih ponudb, likvidacija računov, kontrola poslov, priprava plačilnih nalogov…). Tako prejetih dokumentov ni več treba tiskati za arhiv, ampak že ponudniki storitev elektronske izmenjave ponujajo rešitve za njihovo varno hrambo.

Brezpapirno s partnerji

ERP-sistemi MIT Orkester podpirajo različne scenarije brezpapirnega poslovanja s poslovnimi partnerji. MIT Orkester je za to povezan z vsemi vodilnimi omrežji oziroma storitvami elektronske izmenjave (EDI), ki v Sloveniji omogočajo elektronsko izmenjavo z lokalnimi podjetji ter podjetji na tujih trgih:

• ZZI (ZZInet, bizBox)
• Panteon Group (Panteon.net®, eb-MANAGER®)
• EBA
• 3Net

Ne samo, da se prek teh storitev lahko izdaja ali prejema elektronske račune. MIT Orkester na tak način nadgrajuje zmožnosti za podporo pri nabavi JIT v smeri boljšega obvladovanja zunanjega dela procesa nabave. Poslovanje z dobavitelji postane bolj pregledno, hitrejše in cenejše – predvsem zaradi odprave napak in boljšega nadzora nad procesom, ki omogoča pravočasno ukrepanje.

Elektronska izmenjava se kaže kot ena od osnov digitalizacije poslovanja, saj brez nje ni možno zagotoviti avtomatizacije procesov, ki se odvijajo med podjetji. Podjetje sicer lahko samostojno vzpostavlja posamične EDI-povezave s partnerji, vendar mu uporaba teh pristopov ponuja večjo prilagodljivost na zahteve partnerjev ter navsezadnje hitrejšo in cenejšo vzpostavitev digitalnega poslovanja z njimi.

 

Za več informacij nam pišite na prodaja@mit-ing.si ali nas pokličite na +386 4 281 31 00.

V podjetju MIT informatika poleg poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester ponujajo dokumentni sistem DMS@MIT, ki se tesno povezuje s poslovnim informacijskim sistemom. Vnos vseh potreb po nabavi oziroma naročanju materiala pri zunanjih dobaviteljih se izvede v informacijskem sistemu, in se nato prenese v proces potrjevanja v DMS@MIT. Takšno rešitev za digitalizacijo v nabavni službi že izkorišča na primer Steklarna Hrastnik.

MIT-ova rešitev uporabnikom daje jasen pregled in dodatne analize potreb glede nabave storitev, materiala, drobnega inventarja ter stanja osnovnih sredstev v podjetju. Po drugi strani zbrani podatki zaposlenim v nabavi ter kontrolingu omogočajo bolj realno in nadzorovano planiranje v prihodnjih letih oziroma spremljanje in primerjavo realizacije s preteklimi obdobji in planom. DMS@MIT prek vgrajenega modula Podpisovanje – Proces potrjevanja dokumentov skrbi za hitro prenašanje nabavnih zahtevkov v pregled in odobritev, pri čemer uporabnikom, vodjem in nabavnikom zagotavlja sprotne informacije o poteku obravnave posameznega nabavnega zahtevka.