Digitalna transformacija – Kako izbrati ERP sistem za proizvodno podjetje?

ERP sistem skrbi, da je digitalizacija podjetja zares učinkovita, saj se skozenj pretakajo informacije iz vseh poslovnih procesov. Marjeta Povalej, direktorica PE Gorenjska v skupini Saop, priporoča 10 korakov, s katerimi bo digitalizacija proizvodnje izpeljana skrbno, premišljeno in dobičkonosno.

1. Digitalna transformacija se vedno začne s cilji

Za začetek je ključno, da si proizvodno podjetje postavi cilje skladno s svojo strategijo in vizijo – kaj želimo doseči z uvedbo novega ERP sistema? Namreč, ko je pot jasno začrtana, je spremljanje uspešnosti projekta pregledno in vsekakor enostavnejše.

Takoj zatem je smiselno popisati vse pomanjkljivosti, izzive in težave, s katerimi se podjetje srečuje pri obstoječi informacijski rešitvi. »Tako se odkrijejo glavne vrzeli, ki jih želimo zapolniti z novim informacijskim sistemom,« pravi Marjeta Povalej. Obenem pa ne pozabimo na študijo konkurence, s čimer dobimo dober vpogled v prakso in koristne usmeritve za izboljšanje trenutnih pomanjkljivosti. Torej, na kakšen način podjetja iz sorodnih panog rešujejo podobne izzive.

2. ERP sistem ni čarobna palica

Nesmiselno je pričakovati, da bo ERP sistem ali katerakoli druga programska oprema čarobno odpravila vse težave. Če se ustavimo zgolj pri posnetku stanja, ne da bi ob uvedbi novega ERP sistema optimizirali vse poslovne procese, se bodo ti še naprej izvajali napačno, le nekoliko hitreje. Kot pravi sogovornica, je priporočljivo izvesti t. i. reinženiring poslovnih procesov, kar pa zahteva sodelovanje z izkušenimi strokovnjaki, ki razumejo poslovno vsebino, dobro poznajo informacijsko rešitev in hkrati obvladujejo dobre poslovne prakse.

3. Digitalizacija podjetja zahteva dolgoročnega partnerja

Gre za izbiro dolgoročnega poslovnega partnerja, ki bo zanesljiva osnova za poslovanje podjetja vsaj naslednjih pet do deset let.

Za dober vpogled v razmere na trgu in pestrost rešitev je vsekakor priporočljivo povprašati pri več različnih ponudnikih. V ožji izbor naj se vključijo tiste rešitve, ki na podlagi funkcionalnih in procesnih specifikacij, izkušenj v panogi ter predstavitve rešitve najbolje združujejo potrebe in cilje podjetja. Pred končno izbiro favorita pa se je dobro posvetovati z dozdajšnjimi uporabniki in iz prve roke pridobiti tako pozitivne in negativne lastnosti. Še tako dodelana rešitev lahko povzroča nezadovoljstvo, če ne nudi dobre uporabniške podpore ali če se ponudnik ne odziva na poslovne potrebe podjetja.

4. Razmišljajte 5 do 10 let vnaprej

»Ob izbiri novega ERP sistema je ključno razmišljati, kam želite priti, in se ne omejevati le na to, kako poslujete danes,« pravi sogovornica. Prava rešitev je namreč poslovno informacijski sistem, kjer se z istim proizvodnim modulom lahko hkrati spremljajo različni tipi proizvodnje.« Podjetja se lahko iz velikoserijske proizvodnje preusmerijo na majhne serije, naročniško proizvodnjo ali obratno. Podobno se dogaja v podjetjih s projektno ali maloserijsko naročniško proizvodnjo, zraven pa serijsko proizvajajo standardne izdelke. Z digitalno transformacijo pa smo v zadnjem času vedno pogosteje priča menjavi poslovnih modelov. Zato je bistveno, da od sistema ERP pričakujete preprostost, sposobnost prilagajanja in hitrost uvajanja sprememb. V nasprotnem primeru boste kmalu prisiljeni v korenito prenovo ali celo v vnovično zamenjavo sistema.

5. Kompleksnost rešitve prilagodite podjetju

Ne glede na velikost podjetja, glavnina poslovnih procesov je skupna tako manjšim kot velikim. Kaj hitro po uvedbi se lahko izkaže, da je preveč kompleksen ERP sistem za manjše ali srednje podjetje lahko ovira, če zahteva (pre)več časa za izvedbo procesov.

Izbira ERP sistema za proizvodno podjetje naj v prvi vrsti podpira proizvodni proces, ne glede na to, kako zelo si podjetje želi sistema za podporo vsem poslovnim funkcijam. Številne rešitve na trgu danes ponujajo dostojne zmožnosti za finance, računovodstvo, kadrovsko evidenco in obračun plač. Razlike in stopnja ustreznosti pa se povečujejo, ko gre za specifične proizvodne procese, posebno pri obvladovanju samih proizvodnih procesov v obratih – zajem podatkov iz strojev, monitoring proizvodnje, vodenje premikov materiala, spremljanje medfaznih zalog in podobni.

6. Specifična rešitev je boljša alternativa kot univerzalna rešitev

Nekateri ponudniki ERP sistemov so specializirani za posamezne proizvodne panoge, drugi pa ponujajo univerzalne rešitve, ki jih je mogoče prilagoditi ali dopolniti glede na posebnosti panoge. Prvi so v prednosti iz več razlogov. Njihovega sistema ni treba dopolnjevati in posebej prilagajati specifikam panoge, kar v praksi pomeni cenejšo alternativo.

Specifične rešitve prinašajo še eno pomembno prednost. Združujejo namreč pobude za izboljšave ožje ciljne skupine uporabnikov, kar pomeni, da bodo posodobitve oziroma nove različice programa vključevale inovativne zmožnosti za proizvodno dejavnost.

7. Sposobnost povezovanja z drugimi sistemi in zunanjimi procesi

Povezovanje je lahko kritično z več različnih vidikov. Uporabnik pričakuje, da je sistem ERP povezljiv z različnimi informacijskimi sistemi naročnikov in ponudnikov, kot na primer za izvajanje zunanjih storitev – skladiščna logistika, kooperacija idr., kot tudi s sistemi strateških partnerjev v nabavni verigi.

Celostni sistem ERP je morda res dovolj v prvi fazi prenove informacijskega sistema, a se v nadaljevanju velikokrat izkaže, da posamezne funkcije niso dovolj močno podprte, še posebej, če gre za rešitve, prilagojene dejavnosti. Iz prakse vemo, da se v srednjih in večjih podjetjih pogosto dogaja, da je za posamezne procese treba uvesti namenske informacijske rešitve, ki so tesno povezane z osnovnim ERP sistemom. Če se o tem pozanimamo pravočasno, bomo v svoj izbor vključili le tiste ponudnike, ki so tako z vidika sistema kot razvojne ekipe sposobni povezovanja z drugimi sistemi.

8. Odzivnost, prožnost in avtomatizacija

Industrija 4.0 narekuje vzpostavitev odzivnih, prožnih in avtomatiziranih poslovnih in proizvodnih procesov, usmerjenih v brezpapirno poslovanje prek digitalnih delovnih postopkov. Izbrani ERP sistem naj bo zato sposoben zajemati podatke iz strojev in naprav (internet stvari) ter iz različnih spletnih storitev – bonitetne ocene, vreme, borzne kotacije idr. Istočasno pa se pričakuje, da bo zmožen ponujati podatke za zunanje uporabnike prek aplikacijskih vmesnikov za deljenje podatkov, denimo v oskrbnih verigah.

9. Naložba v ERP sistem naj bo trajnostna

Med pomembnimi vprašanji z vidika informacijske varnosti in učinkovitosti delovanja je, ali ponudnik zagotavlja sprotne posodobitve ERP sistema glede na nove izdaje sistemske programske opreme (operacijski sistem, zbirka podatkov, virtualizacija …).

Ob tem pa velja še preveriti, kako se bo sistem obnašal pri posodobitvah, ob morebitnih večjih prilagoditvah in dopolnitvah ter kako ponudnik zagotavlja združljivost z novejšimi programskimi moduli. Dogaja se, da marsikatero podjetje na trgu ERP sistema ne posodablja, ker ni mogoče izvesti standardne nadgradnje zaradi prevelike prilagojenosti. Spet drugi pa morajo zaradi želje po novih funkcionalnostih, ki niso združljive s trenutno, vpeljati povsem nove različice.

10. Končna cena ne sme biti izgovor za slabo naložbo

Pri izbiri rešitve je nadvse smiselno oceniti vrednost naložbe in pridobljene koristi za obdobje petih let. Ko naložbo vrednotimo za tako obdobje, je velika verjetnost, da se pokažejo skriti stroški vseh na prvi pogled zelo ugodnih ponudb, s tem pa lažje ocenimo, kako dobičkonosna bo naložba.