1. Digitalna transformacija se vedno začne s cilji

Za začetek je ključno, da si proizvodno podjetje postavi cilje skladno s svojo strategijo in vizijo – kaj želimo doseči z uvedbo novega ERP sistema? Namreč, ko je pot jasno začrtana, je spremljanje uspešnosti projekta pregledno in vsekakor enostavnejše.

Takoj zatem je smiselno popisati vse pomanjkljivosti, izzive in težave, s katerimi se podjetje srečuje pri obstoječi informacijski rešitvi. »Tako se odkrijejo glavne vrzeli, ki jih želimo zapolniti z novim informacijskim sistemom,« pravi Marjeta Povalej. Obenem pa ne pozabimo na študijo konkurence, s čimer dobimo dober vpogled v prakso in koristne usmeritve za izboljšanje trenutnih pomanjkljivosti. Torej, na kakšen način podjetja iz sorodnih panog rešujejo podobne izzive.

2. ERP sistem ni čarobna palica

Nesmiselno je pričakovati, da bo ERP sistem ali katerakoli druga programska oprema čarobno odpravila vse težave. Če se ustavimo zgolj pri posnetku stanja, ne da bi ob uvedbi novega ERP sistema optimizirali vse poslovne procese, se bodo ti še naprej izvajali napačno, le nekoliko hitreje. Kot pravi sogovornica, je priporočljivo izvesti t. i. reinženiring poslovnih procesov, kar pa zahteva sodelovanje z izkušenimi strokovnjaki, ki razumejo poslovno vsebino, dobro poznajo informacijsko rešitev in hkrati obvladujejo dobre poslovne prakse.

3. Digitalizacija podjetja zahteva dolgoročnega partnerja

Gre za izbiro dolgoročnega poslovnega partnerja, ki bo zanesljiva osnova za poslovanje podjetja vsaj naslednjih pet do deset let.

Za dober vpogled v razmere na trgu in pestrost rešitev je vsekakor priporočljivo povprašati pri več različnih ponudnikih. V ožji izbor naj se vključijo tiste rešitve, ki na podlagi funkcionalnih in procesnih specifikacij, izkušenj v panogi ter predstavitve rešitve najbolje združujejo potrebe in cilje podjetja. Pred končno izbiro favorita pa se je dobro posvetovati z dozdajšnjimi uporabniki in iz prve roke pridobiti tako pozitivne in negativne lastnosti. Še tako dodelana rešitev lahko povzroča nezadovoljstvo, če ne nudi dobre uporabniške podpore ali če se ponudnik ne odziva na poslovne potrebe podjetja.

4. Razmišljajte 5 do 10 let vnaprej

»Ob izbiri novega ERP sistema je ključno razmišljati, kam želite priti, in se ne omejevati le na to, kako poslujete danes,« pravi sogovornica. Prava rešitev je namreč poslovno informacijski sistem, kjer se z istim proizvodnim modulom lahko hkrati spremljajo različni tipi proizvodnje.« Podjetja se lahko iz velikoserijske proizvodnje preusmerijo na majhne serije, naročniško proizvodnjo ali obratno. Podobno se dogaja v podjetjih s projektno ali maloserijsko naročniško proizvodnjo, zraven pa serijsko proizvajajo standardne izdelke. Z digitalno transformacijo pa smo v zadnjem času vedno pogosteje priča menjavi poslovnih modelov. Zato je bistveno, da od sistema ERP pričakujete preprostost, sposobnost prilagajanja in hitrost uvajanja sprememb. V nasprotnem primeru boste kmalu prisiljeni v korenito prenovo ali celo v vnovično zamenjavo sistema.

5. Kompleksnost rešitve prilagodite podjetju

Ne glede na velikost podjetja, glavnina poslovnih procesov je skupna tako manjšim kot velikim. Kaj hitro po uvedbi se lahko izkaže, da je preveč kompleksen ERP sistem za manjše ali srednje podjetje lahko ovira, če zahteva (pre)več časa za izvedbo procesov.

Izbira ERP sistema za proizvodno podjetje naj v prvi vrsti podpira proizvodni proces, ne glede na to, kako zelo si podjetje želi sistema za podporo vsem poslovnim funkcijam. Številne rešitve na trgu danes ponujajo dostojne zmožnosti za finance, računovodstvo, kadrovsko evidenco in obračun plač. Razlike in stopnja ustreznosti pa se povečujejo, ko gre za specifične proizvodne procese, posebno pri obvladovanju samih proizvodnih procesov v obratih – zajem podatkov iz strojev, monitoring proizvodnje, vodenje premikov materiala, spremljanje medfaznih zalog in podobni.

6. Specifična rešitev je boljša alternativa kot univerzalna rešitev

Nekateri ponudniki ERP sistemov so specializirani za posamezne proizvodne panoge, drugi pa ponujajo univerzalne rešitve, ki jih je mogoče prilagoditi ali dopolniti glede na posebnosti panoge. Prvi so v prednosti iz več razlogov. Njihovega sistema ni treba dopolnjevati in posebej prilagajati specifikam panoge, kar v praksi pomeni cenejšo alternativo.

Specifične rešitve prinašajo še eno pomembno prednost. Združujejo namreč pobude za izboljšave ožje ciljne skupine uporabnikov, kar pomeni, da bodo posodobitve oziroma nove različice programa vključevale inovativne zmožnosti za proizvodno dejavnost.

7. Sposobnost povezovanja z drugimi sistemi in zunanjimi procesi

Povezovanje je lahko kritično z več različnih vidikov. Uporabnik pričakuje, da je sistem ERP povezljiv z različnimi informacijskimi sistemi naročnikov in ponudnikov, kot na primer za izvajanje zunanjih storitev – skladiščna logistika, kooperacija idr., kot tudi s sistemi strateških partnerjev v nabavni verigi.

Celostni sistem ERP je morda res dovolj v prvi fazi prenove informacijskega sistema, a se v nadaljevanju velikokrat izkaže, da posamezne funkcije niso dovolj močno podprte, še posebej, če gre za rešitve, prilagojene dejavnosti. Iz prakse vemo, da se v srednjih in večjih podjetjih pogosto dogaja, da je za posamezne procese treba uvesti namenske informacijske rešitve, ki so tesno povezane z osnovnim ERP sistemom. Če se o tem pozanimamo pravočasno, bomo v svoj izbor vključili le tiste ponudnike, ki so tako z vidika sistema kot razvojne ekipe sposobni povezovanja z drugimi sistemi.

8. Odzivnost, prožnost in avtomatizacija

Industrija 4.0 narekuje vzpostavitev odzivnih, prožnih in avtomatiziranih poslovnih in proizvodnih procesov, usmerjenih v brezpapirno poslovanje prek digitalnih delovnih postopkov. Izbrani ERP sistem naj bo zato sposoben zajemati podatke iz strojev in naprav (internet stvari) ter iz različnih spletnih storitev – bonitetne ocene, vreme, borzne kotacije idr. Istočasno pa se pričakuje, da bo zmožen ponujati podatke za zunanje uporabnike prek aplikacijskih vmesnikov za deljenje podatkov, denimo v oskrbnih verigah.

9. Naložba v ERP sistem naj bo trajnostna

Med pomembnimi vprašanji z vidika informacijske varnosti in učinkovitosti delovanja je, ali ponudnik zagotavlja sprotne posodobitve ERP sistema glede na nove izdaje sistemske programske opreme (operacijski sistem, zbirka podatkov, virtualizacija …).

Ob tem pa velja še preveriti, kako se bo sistem obnašal pri posodobitvah, ob morebitnih večjih prilagoditvah in dopolnitvah ter kako ponudnik zagotavlja združljivost z novejšimi programskimi moduli. Dogaja se, da marsikatero podjetje na trgu ERP sistema ne posodablja, ker ni mogoče izvesti standardne nadgradnje zaradi prevelike prilagojenosti. Spet drugi pa morajo zaradi želje po novih funkcionalnostih, ki niso združljive s trenutno, vpeljati povsem nove različice.

10. Končna cena ne sme biti izgovor za slabo naložbo

Pri izbiri rešitve je nadvse smiselno oceniti vrednost naložbe in pridobljene koristi za obdobje petih let. Ko naložbo vrednotimo za tako obdobje, je velika verjetnost, da se pokažejo skriti stroški vseh na prvi pogled zelo ugodnih ponudb, s tem pa lažje ocenimo, kako dobičkonosna bo naložba.

 

Dobri odnosi so ključni

V poslu še vedno največ štejejo dobri odnosi med partnerji. Vendar najboljši dobavitelji niso tisti, kjer se vaši nabavniki in njihovi komercialisti dobro razumejo, ampak tisti, ki podpirajo vašo poslovno strategijo in so sposobni slediti vašim zahtevam glede dobavnih rokov, kakovosti ter inovativnosti. S takšnimi dobavitelji namreč uspešno konkurirate na hitro spreminjajočem se in vedno bolj zahtevnem trgu.

Analitični sistem omogoča, da vsakega dobavitelja analiziramo natančno in pregledno v izbranem obdobju – pogodbe, naročila, dobavne roke, točnost dobav (časovno in količinsko), reklamacije, cene, popuste in plačilne pogoje roke, morebitna odstopanja med ponujeno in končno ceno… Zbrane informacije na enem mestu nam omogočajo razvrstitev dobaviteljev na prednostno listo na osnovi dejanske izvedbe dogovorjenih poslov.

Proizvodnja se prilagaja kupcu

Podjetja težijo k čimbolj vitki proizvodnji – oskrba v realnem času, neposredno na proizvodno linijo – ki pa se v stanju nestabilne oskrbe s surovinami in repromaterialom lahko hitro izkaže za coklo. Celo podjetja, kjer vodijo signalne ali minimalne zaloge, se znajdejo v situaciji, da proizvodnji ne morejo zagotoviti neprekinjenega dotoka materiala za tekoče delovne naloge.

Z analiziranjem zalog materiala in končnih izdelkov ter nabavnih potreb se takoj oceni tveganja pri oskrbi proizvodnje in ustrezno ukrepa. Podjetje postane bolj odzivno in pravočasno sproži povpraševanje pri novih dobaviteljih, vzpostavi nove oskrbnih poti ali pa se odloči za dvig zalog za kritične materiale. Na drugi strani lahko anomalije pri nabavi razrešuje s povečanjem zalog končnih izdelkov, pri čemer je tudi vse bolj pogost model sodelovanja z zunanjim ponudnikom logističnih storitev.

Dober sistem ERP je temelj nabavne analitike

V podjetju MIT informatika pri vzpostavitvi nabavne analitike povezujemo nabavne rešitve znotraj poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester z rešitvijo za vizualizacijo podatkov Microsoft Power BI. Na tak način dosežemo popoln vpogled ter hitro razumljive in uporabne informacije za sprejemanje strateških in operativnih nabavnih odločitev.

Informacijski sistem MIT Orkester namreč združuje celovit nabor podatkov iz nabavnega procesa, od planiranja do spremljanja realizacije naročil, poleg tega pa nudi vse podatke iz proizvodnje, materialnega poslovanja, skladiščne logistike in odpreme kupcu. Ob vsem tem omogoča tesno povezovanje z informacijskimi rešitvami zunanjih ponudnikov logističnih storitev in samih dobaviteljev. Tako si podjetje oblikuje popolno sliko vpliva lastnega nabavnega procesa na oskrbo kupca ter nabavni proces ustrezno izboljšuje in prilagaja danim razmeram na trgu. Poleg oskrbe kupcev taka rešitev omogoča obvladovanje ključnih finančnih kazalnikov, kot so gibanje stroškov, likvidnost, obratni kapital in podobno.

Vodenje prodaje od ponudbe do računa

Prodajniki lahko v Intrix CRM pripravljajo ponudbe, ob zaključku ponudbe pa se prenesejo podatki v MIT Orkester, kjer se izdela račun. Zadolženi za izdajo računov preko posebnega pregleda v MIT Orkestru vidijo podatke o zaključenih ponudbah in enostavno izberejo tiste, za katere želijo izstaviti račun. Ta vsebuje vse podatke iz zaključnice, vključno s poljubnim dodatnim besedilom, podatkom o predvidenem načinu plačila in različnimi vrstami dogovorjenih popustov, pri čemer je tudi že knjigovodsko obdelan. Za zagotavljanje celovite informacije o poslu na enem mestu se ob vsakem izdanem računu v dokumentni sistem DMS@MIT prenese tudi pdf-datoteka ponudbe in naročilnice.

Vse informacije na enem mestu

Integracija prodajnemu osebju omogoča, da imajo na enem mestu zbrane vse informacije o poslovanju z določenim partnerjem: kontaktne podatke, interakcije, finančne podatke – na primer odprte terjatve – ponudbe, naročila … Možen je tudi prenos artiklov, zalog in cenikov iz MIT Orkestra v Intrix CRM.

Delo pri strankah

Prek Intrix CRM lahko prodajalec pri stranki dostopa do vseh podatkov, pri čemer lahko tudi vnaša podatke o partnerju, kreira osnovno ponudbo na podlagi podatkov iz pogodb, cenikov in artiklov v MIT Orkester ter jo pošlje partnerju. Iz tega sistema se lahko v MIT Orkester prenesejo tudi podatki o službenih poteh za obračun potnih nalogov.

Mobilni procesi

Mobilizacija poslovanja za nas v prvi vrsti pomeni, da na mobilnih napravah povežemo, izvajamo in spremljamo procese, ki dinamično potekajo na več lokacijah. V sklopu mobilnih rešitev mobile@MIT zato že izvajamo korenito tehnično prenovo, s katero bomo uporabnikom omogočili izvajanje notranje logistike z različnimi mobilnimi napravami, ki uporabljajo operacijski sistem Android (namenske naprave z različnimi čitalci (črtna in QR-koda, RFID, NFC…), pametni telefoni, tablice …). Tako bomo podjetjem omogočili, da neodvisno od naprav ter vedno in povsod zajemajo podatke v skladiščih in spremljajo celoten logistični proces – od prevzema, skladiščenja in izdaje v proizvodnjo do vračanja materiala v skladišče, prejema izdelkov iz proizvodnje, odbiranja in odpreme.

Brezpapirno poslovanje

Z digitalizacijo se povečuje potreba po brezpapirnem poslovanju ter avtomatizaciji rutinskih postopkov. Uporabniki poslovnih rešitev MIT Orkester lahko z letošnjim letom samodejno pošiljajo različne PDF-dokumente neposredno iz informacijskega sistema (dobavnica, faktura – tudi s prilogami, kot so tehtalni in evidenčni list, tehnične specifikacije …).

Osnova sredstva

Osnovna sredstva so eden najpomembnejših virov v proizvodnem podjetju. Poslovna uspešnost je zato v veliki meri odvisna tudi od njihovega upravljanja. Pri upravljanju z osnovnimi sredstvi smo razvili rešitev za digitalno popisovanje osnovnih sredstev z uporabo čitalnikov, ki je z letošnjim letom pripravljena za uvedbo.

Nišne rešitve

V MIT informatika razvijamo tudi posamezne industrijske rešitve, ki so vezane na specifično dejavnost naročnika. Pri rešitvah za predelovalce odpadkov bomo v letošnjem letu nadaljevali z izboljšavami spletnega poročanja o predvidenih in dejanskih količinah odpadkov (odprava ročnega zajema podatkov, samodejno generiranje fakture in obrazca OKD za okoljske dajatve).

Industrija 4.0

Nadaljevali bomo z izvedbami projektov povezav poslovno-proizvodnega informacijskega sistema MIT Orkester z avtomatiziranimi regalnimi skladišči. Pomemben segment razvoja je vizualizacija poslovnih procesov in celovita digitalizacija nabavnega procesa, ki vključuje elektronsko izmenjavo v oskrbni verigi, avtomatizirane notranje postopke ter vhodno-izhodno logistiko.

V sistemu MIT Orkester proizvodna podjetja sledljivo obvladujejo celoten poslovni proces, od prejema prodajnega naročila do odpreme kupcu in logistike, ki poteka po standardih v avtomobilski industriji in pravilih trgovskih podjetij. V sistemu vodijo normative, delovne naloge ter sledljivost materialov in lastnih končnih izdelkov.

Monitoring dodatno izboljša vodenje in sledljivost v proizvodnji

Z rešitvijo MIT informatike za monitoring proizvodnje podjetje poleg prijave delavcev na delovne naloge ter na tehnološke postopke avtomatizira odpis materiala in polizdelkov glede na normative. Hkrati vzpostavi spremljanje dodatnih količin materialov, ki se jih uporablja zaradi specifičnosti proizvodnega procesa oziroma okoljskih dejavnikov. Monitoring tako v povezavi z ERP-sistemom MIT Orkester zagotavlja popolno sledljivost izdelkov po delu, strojih in po materialu.

Spremljanje proizvodnje se izvaja z uporabo proizvodnih terminalov, pri čemer aplikacijo sestavljajo štirje gradniki. Najprej delavec izbere delovne naloge in nanje vpiše količino opravljenega dela. V naslednjem koraku mu program predlaga, katere materiale in v kakšnih količinah je porabil, nato pa še, koliko časa je za kaj porabil in na katerem stroju je izvedel posamezne operacije. V zadnjem koraku je na voljo celotno poročilo o izvedbi, v katerem so vgrajene tudi različne kontrole. Ob potrditvi podatkov s strani delavca se samodejno razknjiži poraba materiala iz skladišča in izvede prevzeme izdelkov na skladišče. S tem podjetje pridobi ažurne podatke o zalogah in opravljenem delu na ravni posamezne izmene.

Urejeno poslovanje

Z organizacijskega vidika uvedba MIT Orkestra podpre prenovo notranje organizacije in z vgrajenimi dobrimi praksami izboljša urejenost procesov. Vgrajene kontrole zaposlene v režiji in proizvodnji vodijo skozi posamezne delovne postopke, kar zagotavlja ponovljivost in s tem standardizacijo.

MIT Orkester prek sprotnega zajema podatkov iz proizvodnje zagotavlja avtomatske in predvsem realne izračune pokalkulacij za različna pokritja ter s tem sprotno ugotavljanje dobičkonosnosti na ravni posameznih naročil oziroma serij. Podjetje pridobi tudi boljši pregled nad poslovanjem, od ažurnega stanja zalog do vpogleda v proizvodnjo in nabave s strani prodaje. Izboljša se spremljanje delovnega časa in delovnih nalog, saj se lahko učinkovito sledi opravljenem delu tudi v primeru, ko več zaposlenih dela na več strojih istočasno. MITova rešitev ponuja vrsto koristi tudi na področju finančnega poslovanja, ki je eno ključnih za zagotavljanje nemotene oskrbe: od planiranja in izvajanja plačil, upravljanja izterjav in obvladovanja finančnih mehanizmov do načrtovanja finančnega toka in spremljanja likvidnosti.

Kaj torej še preostane dokumentnemu sistemu?

Seveda ima DMS svojo vrednost in prednosti v primerjavi s sistemom ERP. Gre predvsem za to, da so lahko prijaznejši kar se tiče samega upravljanja z delovnimi tokovi ali recimo obvladovanja sprememb. Poleg tega imajo namenske funkcije za upravljanje z dokumenti, ki pa se v praksi izkažejo predvsem v dokumentno usmerjenih dejavnosti (javne in finančne ustanove, poslovne storitve…).

Zato je ob sistemu ERP smiselno uporabiti dokumentni sistem predvsem za procese priprave dokumentov, ki vključujejo veliko deležnikov in zahtevno usklajevanja, na primer pripravo pogodb, ter dokumente, ki so podvrženi spremembam, ki jih mora obravnavati širša skupina ljudi ali več služb, na primer razvojna, tehnična in organizacijska dokumentacija. Posebno področje, kjer dokumenti sistem dopolni sistem ERP so delovna področja, ki se tipično ne vodijo prek sistema ERP, recimo za delovne postopke pri dejavnosti trženja, skupinskem odločanju ter pri obvladovanju korektivnih ukrepov in izboljšav.

Sobivanje sistema ERP in DMS

Ne glede na to, kakšen je namen, je uspešnost uvedbe dokumentnega sistema odvisna od sistema ERP. V slednjem se namreč vodijo številni podatki, ki se uporabljajo za delovne postopke znotraj DMS. Poleg tega je precejšnji del uporabniških dejavnosti v sistemu DMS samo začetek ali podaljšek procesa, ki poteka v ERP. Delovanje dokumentnega sistema je tako neposredno odvisno od integracije s sistemom ERP, ki dejansko odloča o tem, ali bo DMS sploh odgovoril na izzive glede hitrosti, kakovosti in urejenosti poslovanja, kot v osnovi obljublja.

Pravzaprav gre za uporabniku prijazno in preprosto vodenje delovnega toka ter pregledovanje in potrjevanje dokumentov, kot so prejeti računi, potni nalogi, nabavne naročilnice, prevzemnice in ostala prejeta ali izdana pošta. Prednost tega modula je, da uporabnikom dokumentov iz sistema ERP ni potrebno natisniti na papir, ampak jih enostavno pošljejo v odobritev izbranim podpisnikom. Podpisniki dokumentov, glede na delovni tok in pooblastila, znotraj aplikacije z enim klikom preprosto podpišejo, zavrnejo dokument oziroma ga vrnejo predhodniku v dopolnitev.

»Nova rešitev odpravlja vrsto tveganj. Ne samo, da gre celoten postopek hitreje, da je nadzorovan in da se dokumenti ne izgubljajo. V delovnem postopku kroži dokument v izvorni elektronski obliki, kar poenostavlja izvedbo zakonsko skladnega elektronskega poslovanja,« je izpostavila Slađana Gogić.

Uporabniki do dokumentov za pregledovanje in podpisovanje dostopajo prek spletne aplikacije, kar pomeni, da lahko svoje naloge izvajajo od kjer koli in kadarkoli, tudi izven pisarne.

Osrednji sistem za naročanje

V Loteriji Slovenije so s centralnim sistemom najprej standardizirali postopek naročanja. Naročanje se izvaja prek standardnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki so jih uskladili z organizacijskimi pravili ter pooblastili. Rešitev v spletni tehnologiji jim je omogočila izvajanje postopka neodvisno od uporabniških naprav. Nabavni sistem vključuje tudi vnos osnovnih podatkov za letne pogodbe z dobavitelji, s čimer so vzpostavili nadzor nad črpanjem pogodbe in samodejno kontrolo zneska naročilnice s stanjem na pogodbi. V nadaljevanju bodo sistem povezali tudi z rešitvijo za materialno poslovanje, s čimer bodo pridobili spremljanje prevzema blaga na zalogo.

Digitalna nabava poenostavlja delo

Z uvedbo MITove rešitve so v Loteriji Slovenije pridobili celovit pregled nad naročilnicami po posameznih fazah, od priprave do potrjevanja do pošiljanja dobaviteljem. Digitalni delovni tok z vgrajenimi verigami podpisnikov zagotavlja hitro in gladko izvedbo nabavnega postopka.

»Sedaj v računovodstvu vemo, koliko stvari je bilo naročenih in lahko načrtujemo finančni tok. Enostavnejše je tudi potrjevanje računov, ki poteka prek MITove rešitve, kjer prejete račune enostavno povežemo z izdanimi naročilnicami,« je povedala Nada Živković. Kompletiranje dokumentacije je bistveno lažje, dokumenti se ne zalagajo, saj ne potujejo več fizično naokrog.

Veliko so pridobili tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalen delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Kot pravi Živkovićeva, ima vsak, ki pripravlja naročilnice, pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma v podpisovanju.

Povečala se je tudi informiranost med oddelki. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Poenostavilo se je tudi delo v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.