O brezpapirnem poslovanju čivkajo že vrabci na strehah, vendar presenetljivo veliko podjetij v internih delovnih postopkih še vedno uporablja papirne dokumente. In to kljub temu, da večina dokumentov, povezanih s poslovanjem, nastane v elektronski obliki znotraj sistema ERP.

Podjetja nimajo aplikacije, ki bi jim omogočala, da dokumente iz sistema ERP enostavno delijo z drugimi ali da jih posredujejo odgovornim v potrjevanje. »Dokumenti po podjetju krožijo prek e-pošte, kar je zelo nepregledno in tvegano v primeru zaupnih informacij. Za pridobitev podpisa običajno dokumente iz sistema ERP natisnejo, nesejo v podpis in nato podpisani dokument digitalizirajo ter shranijo v elektronski obliki ali pa ga pošljejo po e-pošti,« je razložila Slađana Gogić, svetovalka v podjetju MIT informatika.

V podjetju MIT informatika so ponudili nov programski modul Podpisovanje, ki je namenjen potrjevanju dokumentov, ki nastanejo v poslovnih procesih, podprti s poslovnim informacijskim sistemom MIT Orkester. Po drugi strani se lahko z njim podpre dokumente, ki v sistem ERP pridejo kot skenirana papirna pošta, e-pošta ali prek uvoza iz e-banke.

Digitalizacija v nabavni proces prinaša hitrost, kakovost, preglednost in stroškovne prihranke.

Nabavna služba je postavljena pred velike pritiske saj neposredno vpliva na poslovni rezultat. Zagotavljati mora čim ugodnejše cene, ustrezno kakovost in pravočasno dobavo naročnikom v podjetju, poleg tega pa mora tudi sama poslovati čim bolj racionalno z vidika časa in stroškov.

Vodje nabave se srečujejo s številnimi izzivi:

• kako zagotoviti čim hitrejšo izvedbo procesa od pojava nabavne zahteve do naročila dobavitelju;
• kako zagotoviti preglednost procesa za potrebe obvladovanja stroškov ter finančno računovodske obdelave;
• kako prihraniti čas za delo z dobavitelji in iskanje najugodnejših ponudb;
• kako optimizirati in poceniti operativno delo.

Brezpapirno poslovanje ponuja rešitev

V podjetju je še veliko delovnih postopkov, ki potekajo izven sistem ERP in jih zaposleni izvajajo različno: z uporabo e-pošte, telefonov, z izpisovanjem in ponovnim skeniranjem dokumentov… Problem je, da so takšni postopki nepregledni, zamudni ter polni napak, poleg tega pa tudi odgovornosti niso jasno določene.

V primeru nabavnega procesa probleme predstavljajo:

• različna mesta nastanka nabavnih zahtev;
• različna (ad-hoc) pravila in postopki potrjevanja;
• izgubljanje informacij in dokumentov;
• zamudno ročno delo s prepisovanjem podatkov;
• zamudno iskanje dokumentov in informacij;
• pomanjkljive informacije o izvoru stroškov za finančno računovodstvo.

Brezpapirno poslovanje je odlična rešitev tudi za majhna podjetja.

Uporaba papirnih dokumentov pri poslovanju je le na videz najbolj enostavna in najcenejša rešitev. Resda se ponuja kar sama, saj je večina dokumentacije, na primer prejeti računi, še vedno v papirni obliki. Pa vendar ali je res tako?

Pomislite, koliko vsak dan izgubite zaradi papirjev!

Ste pomislili, koliko časa v resnici potrebujete, da najdete nek račun iz preteklega obdobja. Samo da greste od delovne mize do arhiva in začnete z brskanjem po fasciklih, izgubite vsaj 5 minut. Zraven prištejte še, kako taka motnja vpliva na vašo zbranost pri delu in kaj vse vas v tem času še zmoti. Analize so pokazale, da ljudje pri administrativnih opravilih porabijo do 30 odstotkov časa samo za iskanje informacij. Kaj pa, če računa ne najdete? Da ste ga založili oziroma sploh niste prepričani, da ste ga dobili? Velikokrat se v takem primeru pokliče dobavitelja in ga prosi za kopijo računa. Vse skupaj je še bolj nerodno, če zamujate s plačilom. Kaj si o vaši resnosti misli dobavitelj? Kako vam zaupa? Boste še imeli tak rabat in plačilne pogoje, kot ste jih dobili za obljubo plačevanja na rok?

Brezpapirno poslovanje je enostavnejše in hitrejše

Ne glede na to, koliko ljudi je vključenih v proces pregledovanja računov, se ta z brezpapirnim poslovanjem bistveno poenostavi. Tudi če ste »one man band«:

• so vsi računi takoj dostopni in se ne izgubljajo;
• račun najdete v nekaj sekundah, pri čemer ne zapuščate delovnega mesta;
• račun poiščete sami, brez posredovanja, na primer računovodje;
• je povezovanje dokumentacije enostavnejše, saj je vse »na klik«;
• pregledna dokumentacija zmanjša čas priprave mesečnih obračunov in poročil.

Poenostavitve so toliko večje, kolikor je večja vaša organizacija:

• kroženje računov med oddelki in zaposlenimi je hitro in pregledno;
• vsak nekaj naredi, zato je proces tekoč, računi se ne ustavljajo, čas od prihoda računa v hišo do knjižbe se skrajša za najmanj polovico;
• ni več papirnih kopij računov za osebne arhive, informacije in dokumenti so varno shranjeni na enem mestu;
• dokumentacija za davčne in druge revizije je takoj dostopna in revizijsko sledljiva;
• računi se ne izgubljajo ali zalagajo, zato je zamud pri plačilih manj.

Neposredni finančni učinki

Pri brezpapirnem poslovanju ne gre samo za zamenjavo papirnih z elektronskimi dokumenti, ampak se lahko digitalizira celotne delovne postopke. Digitalizacija obdelave prejetih računov se finančno obrestuje in pokaže v bilanci:

• z odpravo papirnih dokumentov se znižajo stroški tiskanja, pisarniškega materiala ter arhivskega prostora in inventarja;
• hitrejše potrjevanje računov omogoča skrajšanje plačilnega roka in s tem dodatne bonitete (popust na hitro plačilo, večji rabat…);
• časovni prihranki pri administraciji omogočajo nabavi, da se bolj posveti dobaviteljem in išče cenovno ugodnejše nabavne rešitve;
• izognete se zamudnim obrestim, stroškom opominov in blokad zaradi zamud pri poravnavanju obveznosti ter plačevanju DDV;
• samostojno vnašanje računov, podatkov in povezanih dokumentov v informacijski sistem poceni storitve računovodskega servisa.

Izkušnje iz prakse kažejo, da se strošek obdelave računa zmanjša za 10 – 14 eur!

Brezpapirno poslovanje v MIT OrkesterM

Ko vhodna pošta pride v podjetje, se jo skenira in shrani v informacijski sistem MIT OrkesterM. Elektronsko prejeti računi (e-SLOG) se prenesejo samodejno – iz sistema elektronske izmenjave ali iz e-pošte. Podpisniki posameznih vrst računov nato po vnaprej določenem zaporedju račune elektronsko potrdijo kar v informacijskem sistemu. Račune je možno povezovati z naročilnicami, prevzemnicami in pogodbami v informacijskem sistemu ter jim pripenjati ostale nabavne dokumente – dobavnice, transportno dokumentacijo…

Z elektronsko likvidacijo prejetih računov pridobite pregled nad tem, pri katerem podpisniku se račun nahaja in kje so ozka grla, da proces še pohitrite. Zagotovljena je sledljivost prejetih računov od zajema do knjiženja v računovodskem program, kar pomeni zmanjšanje tveganj za napake v podatkih ali izgubo pomembnih poslovnih dokumentov.

Profitirajte takoj!

Prihranki časa, denarja in odprava napak pripomorejo k temu, da se investicija v brezpapirno poslovanje povrne prej kot v 12 mesecih! To pomeni, da že v enem letu iz brezpapirnega poslovanja kujete dobiček!

Prepričajte se, kako z rešitvijo MIT Orkester usposobite svoje brezpapirno poslovanje.

Kontaktirajte nas!