Brezpapirna nabava deluje učinkoviteje in ceneje

Digitalizacija v nabavni proces prinaša hitrost, kakovost, preglednost in stroškovne prihranke.

Nabavna služba je postavljena pred velike pritiske saj neposredno vpliva na poslovni rezultat. Zagotavljati mora čim ugodnejše cene, ustrezno kakovost in pravočasno dobavo naročnikom v podjetju, poleg tega pa mora tudi sama poslovati čim bolj racionalno z vidika časa in stroškov.

Vodje nabave se srečujejo s številnimi izzivi:

• kako zagotoviti čim hitrejšo izvedbo procesa od pojava nabavne zahteve do naročila dobavitelju;
• kako zagotoviti preglednost procesa za potrebe obvladovanja stroškov ter finančno računovodske obdelave;
• kako prihraniti čas za delo z dobavitelji in iskanje najugodnejših ponudb;
• kako optimizirati in poceniti operativno delo.

Brezpapirno poslovanje ponuja rešitev

V podjetju je še veliko delovnih postopkov, ki potekajo izven sistem ERP in jih zaposleni izvajajo različno: z uporabo e-pošte, telefonov, z izpisovanjem in ponovnim skeniranjem dokumentov… Problem je, da so takšni postopki nepregledni, zamudni ter polni napak, poleg tega pa tudi odgovornosti niso jasno določene.

V primeru nabavnega procesa probleme predstavljajo:

• različna mesta nastanka nabavnih zahtev;
• različna (ad-hoc) pravila in postopki potrjevanja;
• izgubljanje informacij in dokumentov;
• zamudno ročno delo s prepisovanjem podatkov;
• zamudno iskanje dokumentov in informacij;
• pomanjkljive informacije o izvoru stroškov za finančno računovodstvo.

V podjetju MIT informatika poleg poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester ponujajo dokumentni sistem DMS@MIT, ki se tesno povezuje s poslovnim informacijskim sistemom. Vnos vseh potreb po nabavi oziroma naročanju materiala pri zunanjih dobaviteljih se izvede v informacijskem sistemu, in se nato prenese v proces potrjevanja v DMS@MIT. Takšno rešitev za digitalizacijo v nabavni službi že izkorišča na primer Steklarna Hrastnik.

MIT-ova rešitev uporabnikom daje jasen pregled in dodatne analize potreb glede nabave storitev, materiala, drobnega inventarja ter stanja osnovnih sredstev v podjetju. Po drugi strani zbrani podatki zaposlenim v nabavi ter kontrolingu omogočajo bolj realno in nadzorovano planiranje v prihodnjih letih oziroma spremljanje in primerjavo realizacije s preteklimi obdobji in planom. DMS@MIT prek vgrajenega modula Podpisovanje – Proces potrjevanja dokumentov skrbi za hitro prenašanje nabavnih zahtevkov v pregled in odobritev, pri čemer uporabnikom, vodjem in nabavnikom zagotavlja sprotne informacije o poteku obravnave posameznega nabavnega zahtevka.